浅谈如何做好文件的整理归档工作

在防火工作中，文件的整理归档工作是至关重要的一个环节。文件的整理归档工作一般按年度进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。 一、严格登记 收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对市政府及总队来文、内部文件等均逐件登记建账，以做到“家底清楚”，有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要是通过正常渠道传送的文件进行逐件登记。 二、及时收集 及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行有目的的督办、促办和促交。 三、认真检查 对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、附件等是否齐全完整。 四、随办随归 这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：总队文件，支队文件、地方单位文件、会议资料、信息简报等，分门别类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。 五、妥善保管 管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件夹（盒）。文件夹（盒）可以根据机构、职能或问题、事由等因素进行分类标识，以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。 六、立卷归档 分类是关键。组卷时，要注意同一大类的文件材料可以合并组卷，并放置在一起，不同大类的文件不能合并组卷，并分开存放。在实际工作中，经常会遇到这样的问题，就是有些文件找不到相对应的“位子”，无法对其进行组卷，这就需要对其进行认真分析，把相对较散的文件组成一卷，归为散卷。立卷完毕后，进行装订、装盒、入柜保管。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

文书档案整理操作方法———以件归档

浅谈如何做好电子文件归档与电子档案的管理工作~

会博通综合档案管理系统：提供档案全生命周期管理
会博通提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。

会博通档案信息化管理解决方案

规范化档案管理
符合国家标准，可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置，全面实现各类型档案集中管理的理想。

全面化档案管理
集成实体与数字化档案统一管理，涵盖十大类档案以及干部人事档案管理。

协同化档案管理
提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化，谁形成谁归档原则，大大减轻档案管理人员负担。

高效化档案管理
支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接，自动生成封面背脊、备考表、目录等档案表格。

安全化档案管理
借还登记、操作日志全面记录用户的使用行为，加注阅读屏幕水印，完美避免恶意扩散、盗用，减少丢失风险。

移动化档案管理
不限时间、地域查看、借阅、利用档案资料，方便快捷。

洪洞县农业综合开发办公室
农业综合开发档案管理是项目管理的一项重要内容，是项目建设的依据和必要条件，也是国家、省、市对项目竣工验收检查的主要内容之一，它对农业开发事业的承前启后持续发展有着重要的推动作用，更具有总结过去、指导现在、规划未来的参考价值。因此，做好农业开发项目档案管理工作具有十分重要的意义。
一、档案管理工作应遵循的原则
一是真实可靠性原则。农业综合开发项目档案包括了过去和现在项目管理工作中所形成并接受的各种项目资料，是当前和今后项目管理的重要资料。因此，归档的材料必须真实可靠，不能弄虚作假，擅自改变原始材料的内容，更不能以假乱真，伪造资料。
二是齐全完整性原则。农业综合开发工作既包括项目建设的工程量、工程质量等外业方面，又包括工程投资、工程概预算、资金拨付、工程移交及工程管护责任落实等内业情况。如果没有齐全完整的档案资料，农业综合开发的检查、考评等工作就难以进行。为此，项目档案资料要按照项目进度及时收集、归档，确保档案资料的齐全、完整。
三是规范统一性原则。随着农业综合开发实践时间增长，档案数量将越来越多，作为查考的资料和原始凭证，不仅要做到承上启下，避免重复，更要做到利用方便，查找快捷。为此，档案要按照统一规格归档，统一标准分类，做到统一保管，分类存放。
二、加强组织领导，高度重视档案管理工作
农业开发档案是农业开发项目实施管理的真实载体和历史记录，科学、规范、齐全的档案资料对于指导项目实施、保证项目顺利验收、为领导提供决策依据具有十分重要的现实意义。因此要加强对农业开发档案的管理工作。一是加强领导力度，成立档案管理小组，确定一名副主任直接负责档案的管理工作，确定一名项目管理人员专门负责收集日常项目档案资料，确定一名专门档案管理人员对所收集的所有档案进行分类、归档、管理等日常工作。二是加强基础建设，配备档案管理所需要的专用柜、电脑、复印机等档案归档设施。三是建立健全档案管理的各项规章制度，保证档案管理工作规范化、制度化和科学化。
三、采取有利措施，做好档案资料的日常收集
档案齐全是档案管理的最基本工作，在日常工作中，要明确责任，责任到人，狠抓各类档案资料的收集整理工作。对于文书档案，要建立严格的收发文登记制度、由专人负责传阅工作，做到收文不丢不压，发文不缺不少。对于项目档案，按照项目的前期工作、规划设计、项目实施、项目竣工验收、项目工程的移交管护等各个环节，由负责收集档案资料的项目人员进行归类收集，做到应收尽收，资料齐全完备。对于会计档案，由会计人员在收集整理后定期入档。
四、确定农业开发归档资料的内容，制定合理的分类标准
农业综合开发开发档案应分Ⅰ文书档案、Ⅱ项目档案、Ⅲ会计档案等三个一级类目，在一级类目下还应设若干二级类目及三级类目。
文书档案分为指导类和综合类。指导类应包括领导讲话，上级来文，有关管理规定、办法，会议材料，上机机关批准的项目规划，实施计划等。综合类应包括本单位发文、工作总结，典型材料，统计资料及简报、杂志、规章制度等。
项目档案应分土地治理项目类和产业化经营项目类两类，并按照形成时间、项目建设二条线整理
土地治理项目类档案的内容应包括：１、项目前期形成的文件，“一事一议”资料、项目建议书，扩初设计及其审定意见，可行性研究报告、计划汇编、项目批复文件、资金指标、实施方案，项目区的规划设计等。２、项目建设过程中形成的文件，包括项目和资金公示、工程招投标文件、工程建设承包合同、单项工程设计、工程监理、工程施工记录、进度报表等。３、项目完成后形成的文件，包括项目完工验收单，工程竣工预决算表，项目区建设工作总结，项目竣工验收请示，项目竣工报告，项目资金审计报告，有关工程建设的图片资料、录象、照片，工程建后的管护制度，工程移交资料、“三图”等。４、科技项目培训的培训计划，培训会议通知，培训资料，培训人员签到表，培训记录（讲课内容，授课人员，授课人员的资质证明，培训对象），培训总结报告，有关图像照片等。
产业化经营项目档案内容包括：项目申报材料（项目可行性研究报告和申报书），有偿资金财政承诺，产业化经营项目建议书，项目前期立项的审计报告，项目批复，项目实施计划，项目建设工作总结，项目竣工验收请示，项目竣工报告，项目资金审计报告，有偿资金回收情况、风险预警报表等。
五、提高档案人员的业务素质，狠抓归档资料的管理
农发工作的特殊性要求档案管理人员既要熟悉农业开发工作的具体业务，又要掌握档案管理的专业知识，因此，档案管理人员要加强学习，掌握农业综合开发项目建设的各个流程，自项目立项论证准备初期就对项目档案工作进行全盘考虑和统筹安排，做到心中有数。在学习掌握项目知识外，还要加强档案管理专业知识、计算机操作技能的学习，以提高他们的专业素质和档案管理知识。
各类文件资料整理归档是档案管理的核心工作，必须严格规范，明确具体。为此在实际归档中，首先对收集到的档案资料进行筛选分类，把不归档的资料剔除；其次，对需要归档的资料按形成时间、项目建设二条线进行整理；三是按档案资料的具体内容进行归类立卷，确定每类内容的保存期限，整理出每卷的目录和全部档案资料的总目录；最后把档案资料按科技、文书、财务三类档案资料归类立卷编号归档，按照档案管理要求将档案资料装盒保存，并将所有档案目录录入微机，实现档案资料的微机化管理。

浅谈如何做好档案的整理工作
答：2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。二、拓宽视野，加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理 1、增强责任感，提高管理意识。2、不断加强学习，掌握管理技能。3、利用现有资源，整理档案。三、加强档案管理教育培训，提高...

办公室文秘人员如何做好档案管理工作
答：评估工作对文书人员是个严峻的'挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面...

怎么才能做好档案管理
答：1、做好档案宣传工作，增加领导对档案管理的认识 部分领导对档案管理工作的重视度角度，这其中的主要原因就是因为不具有档案管理意识，对档案管理的重要性不了解，所以增加档案管理工作的宣传，将相关文件以及材料让领导看，领导...

如何做好档案管理工作?
答：如何做好档案管理工作 一、提高综合工作素质 要想将综合档案的管理工作更好的实施下去，那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视，这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同，才可以使档案工作人员...

学校如何做好档案管理
答：以前档案材料的形成，从文件的.起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是用手工抄写为主。而现今电子计算机技术在档案管理中的运用，可以全部完成文件的起草、修改、删减、打印、登记、汇集、统计等工作，使文件的形成...

工程资料归档整理规范
答：符合GB/T50328《建设工程文件归档整理规范》要求。实事求是工程资料必须实事求是,真实性可靠。正确编号工程资料必须是有效的,编号、内容部位、时间、经办人、审批人,正确。简单明了力求简单眀瞭完整,需要的不漏不缺,不需要的...

如何进行档案整理
答：以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。 全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理,企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理,整理的...

如何做好企业的文书档案管理工作
答：文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，...

如何进行档案管理?
答：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全...

怎么做好企业档案管理
答：档案室建设主要表现在两个方面：一是加大对本企业现有档案的收集力度，扩大收集范围，拓宽收集渠道，充分做好档案的收集整理归档工作。此项工作是档案工作的重要组成部分，是为企业服务的前提和基础。在工作中，要学会抓重点，...