如何精细化管理档案

　　导语：精细化管理是一种理念、一种文化，它有助于提高企业的竞争力，推动企业向纵深发展。基于对目前企业档案管理工作存在的问题，加强新时期档案管理工作，不妨从“五精四细”入手，切实解决发展瓶颈，推动档案管理水平稳步提升。

　　如何精细化管理档案一：

　　一、巩固并完善档案资源体系。

　　进一步增强民生意识，根据区域内的实际情况和广大人民群众的需要，及时合理地调整各类档案进馆范围、现行文件报送范围和档案资料征集范围，不断拓宽民生档案来源渠道，丰富民生档案馆藏内容，并对民生档案优先实行数字化。加大各类档案资源整合力度，尽可能地将与人民群众的生产、生活、工作密切相关的各类档案纳入馆藏体系，为档案工作服务民生提供充足的资源保障。今年起，区档案局将面向全社会提供电话查档咨询服务，春节前后已接待电话咨询27次，查阅档案132卷。其中，为马尚镇林家村旧村改造中换购房屋纠纷案提供档案复印证明7份，有力保障了村民的合法权益。

　　二、巩固并完善档案利用体系。

　　进一步树立民生优先的意识，优先解决影响和制约民生档案健康发展的实际问题，充分发挥各类民生档案的资源优势，为化解社会矛盾、解决人民群众急难愁问题提供详实的档案资料;把关注民生、保障民生和改善民生作为档案利用的出发点和落脚点，进一步拓展服务领域，提高服务水平;加强对民生档案资源的挖掘、加工和开发利用，积极采取措施，编制一批涉及民生的重点档案、已公开的`现行文件目录和查阅指南，方便人民群众在接待窗口的查阅利用。今年起，要对馆内存放满30年的档案进行鉴定开放工作，通过鉴定，非涉密档案要面向全社会开放，截至目前，已开放1980年前档案5210卷。

　　三、巩固并完善档案安全体系。

　　日前，区档案局对馆藏档案进行了一次安全清查，重点核实查对了2000年前文书档案，共清查档案43538卷，精细化要求每一卷档案档号与案卷号务必一一对应、准确无误，保障日常档案查询利用工作准确、高效，并确保各类民生档案实体的安全。今后，要进一步将档案工作拓展到以改善民生为重点的社会建设各领域，着重加强与人民群众利益密切相关领域档案的监管指导，通过狠抓有关规范性文件的贯彻落实，做到各类新形式的与民生有关的档案资料不缺不漏、齐全完整，不断推进民生领域档案工作的规范化、法治化和信息化建设，加强民生档案的现代化管理，有效实现民生档案的共建共享，更好地为和谐社会建设服务，努力谱写全区档案事业发展的新篇章。

　　如何精细化管理档案二：

　　(一)进一步提高机构编制档案管理标准。

　　机构编制档案材料要做到“内容全面、资料真实、分类合理、数据准确、保管规范”。在档案整理中应做好以下几点：一是合理分类。为便于查阅，对涉及行政审批制度改革、政府机构改革、事业单位分类改革、机构编制评估等业务工作及行政审批制度改革等各项重点工作要详细分类，分别整理归档;二是全面搜集档案材料。在做好纸质材料归档的同时，对实物档案，声像档案和新介质档案制定具体的管理办法和归档流程，及时把散存的有价值、有特色的机构编制档案材料整理归档。三是做好档案资料的保密工作。进一步完善档案借阅制度，严格制定机构编制数据查阅流程;建立专用档案室，配齐专用电脑、专用U盘，安装保密防护软件并定期更新升级，配备涉密移动存储介质设备管理系统并确保正常运行，提升保密防护水平。

　　(二)提高档案管理人员的管理能力。

　　档案管理人员能力的高低是制约机构编制档案管理水平的重要因素。加强档案管理知识的学习培训，定期组织机构编制档案管理人员参加各种档案业务培训，或邀请档案管理专业技术人员作业务指导;不断加强档案管理人员的业务知识学习，系统学习各项机构编制业务，把档案管理知识与机构编制工作紧密结合，不断提高机构编制档案管理水平。

　　(三)推进档案电子化建设。

　　一是建立完善机构编制电子档案可以节省查阅时间，提高查阅效率，便于档案的永久性保存。将以往所有档案资料，扫描编制形成电子档案，建立电子版目录索引，建立高效便捷的存储、查询功能，保证档案资料的质量，减少查阅对档案的损坏。二是加强档案室智能化建设，档案室建设要符合安全保密、布局合理、科学适用的原则。档案室应纳入办公用房使用计划，按标准购置铁质文件柜、密码柜等基本设施，实现对温度、湿度、消毒灭菌、防虫、防火、放紫外线等项目的智能控制，用智能化手段提高档案管理质量。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

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