办公室文秘人员如何做好档案管理工作

办公室文秘人员如何做好档案管理工作

　　档案是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢？一起看看吧！

　　 一 规范公文处理，把好公文形成关

　　公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我区就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我们单位在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

　　1.文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。

　　2.附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

　　3.公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。

　　4.公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

　　5.数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，一名专门负责公文拟制的你人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

　　 二 档案整理工作，从公文的评估分类做起

　　公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的'挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

　　 1.对档案工作要有高度的认识

　　要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

　　 2.要有高度的职业责任感。

　　档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

　　 3.要不断提高自己的专业素质和综合素质。

　　文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。由于我区成立较早，在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度——组织机构——内容，但在工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合本单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高本单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。

　　 三 完善公文材料，做好档案收集工作

　　文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

　　 1.档案整理工作必须从平时做起。

　　对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

　　 2.档案整理工作应注重细节。

　　对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

　　 四 善于交流，接受新信息，达到资源共享

　　随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

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档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

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如何做好好办公室档案管理工作
答：1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。 2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。 3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。 4、根据要求采购日常办公用品，并及时登帐。管理...

怎么样做好档案管理工作
答：对于传统纸质档案、实体档案而言，做好档案保管工作需要公司设立专门地点或专用文件库保存档案，同时需要做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防尘、防鼠害、防强光等工作。如果上线了档案管理系统后，可以实体档案室中布设各种温湿度传感器，将实时的数据情况回传到平台当中，进而实现对档案环境的及时、有效调控。

办公室文秘人员如何做好档案管理工作
答：在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行...

档案管理的有效措施
答：(二)加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶...

如何做好文秘人员档案管理工作?
答：一、规范公文处理，把好公文形成关 公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟...

行政文员如何去管理档案,我要写啊
答：1、增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案...

如何做好单位的档案管理员工作?
答：按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案...

怎样才能做好档案管理
答：怎样才能做好档案管理 1.认清形势，统一思想 1.1做好档案工作，是服务大局的需要。近时期政府把“推进城市化、加快工业化、全面发展各项事业”作为工作重点来抓。档案工作是服从和服务于整体，并且在服务的同时要更快、更好的发展。鉴于此，档案工作人员必须要发挥自身优势，开发、利用好档...

怎么才能做好档案管理
答：1、增强责任感，提高管理意识 档案管理工作专业性要求比较高，管理人员要求有责任感和职业道德，乐于奉献，自身的当那管理技能扎实。所以，档案管理工作者的自身知识要广，视野要宽，知识结构优化，综合素养高，这样才能够担任现代档案管理工作。2、努力学习，强化技 能水平 学习新技术，强化技能水平。现在...

如何做好档案管理工作?
答：提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化，谁形成谁归档原则，大大减轻档案管理人员负担。高效化档案管理 支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接，自动生成封面背脊、备考表、目录等档案表格。安全化档案管理 借还登记、操作日志全面记录用户的使用行为，加注阅读屏幕水印，完美避免恶意扩散、...