推动地质档案信息化建设的思考 基层单位地质档案资料数字化的思考
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
地质档案信息化建设的思考~
郑冰莹
(广东省有色矿山地质灾害防治中心)
摘要 随着现代科学技术在地质档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为地质档案部门最为常用的工作工具和管理手段。地质档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其他信息，从而在信息领域有其特殊的地位。
关键词 地质 信息化建设 地质档案管理
在信息化飞跃发展的今天，信息化建设对地质档案管理产生了深远的影响。地质档案管理信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。
1 地质档案信息化管理的重要性
地质档案是地质部门重要的原生信息，是一种具有特殊价值的信息资源，是地质工作发展的宝贵信息资源。地质档案管理工作是地质事业发展的重要组成部分。作为信息资源的重要组成部分，地质档案信息资源对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用。地质档案信息化管理工作作为地质工作的管理性、服务性、基础性工作，在地质工作中发挥着重要作用。
2 地质档案信息化建设的内容
档案信息化建设内容十分丰富。主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设和人才队伍建设等四个方面的内容。
1)基础设施建设。软、硬件基础设施是地质档案信息化建设必不可少的基本条件，是地质档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。
2)档案信息资源建设。地质档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。地质档案信息资源的开发，是实施信息化战略的核心，是地质档案信息化建设取得实效的关键。
3)标准规范建设。地质档案信息资源共享，基础数据库为社会利用，标准规范是地质档案信息化建设的关键环节，是实现地质档案信息资源有效利用，避免重复建设，提高效率的重要条件。
4)人才队伍建设。要加大培训力度，有计划地进行各种形式的业务培训、知识更新，不断提高信息技能。要把地质档案信息化建设的过程作为锻炼队伍，培养人才的过程，边学习边实践，不断总结、不断提高。
3 地质档案信息化建设的过程
地质档案信息化建设，要以地质档案信息资源为核心，以网络化管理为基础，依托各地政务信息网，加快网络建设，加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度，加速完成各级综合地质档案馆文件级目录数据库的建设任务，为地质档案信息化产业创造良好的基础和条件。地质档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行地质档案信息化建设。
首先是收集地质档案的过程。要扩大地质档案收集对象，既要向法定的地质档案形成部门收集，还要向非法定的信息收藏部门与研究部门收集，同时还要向个人收集；要扩大地质档案收集范围，不仅收集文书地质档案，还要收集其他门类的地质档案。地质档案的收集应注重收集具地方特色的地质档案信息资源，特别是现行信息资源的收集，以弥补馆藏地质档案信息资源的不足，确保馆藏结构上的不断优化和调整，以及馆藏信息资源的进一步丰富和补充。这是一项长期而艰巨的工作，它为地质档案高质量的信息服务提供坚实的数据基础。这样才能实现地质档案馆服务社会的多样性、及时性和灵活性的功能，才可以拓宽地质档案工作服务渠道。
其次是管理地质档案的过程。决定地质档案信息系统是否有效，是否有实用价值，能否生存下去的关键，在于我们是否能够积累起足够多的数字化地质档案信息。如果没有形成一定规模的数字化地质档案数据库，没有大量的、不断增加的信息数据——数字化地质档案，就无法发挥地质档案信息系统的作用。所以说建立全文存储的地质档案数据库系统是重点中的重点。
通过信息技术管理地质档案，实现计算机联网，在网上实现地质档案目录检索，在一定的权限内进行地质档案全文浏览，以满足社会各阶层的需求。地质档案馆通过信息技术，介绍馆藏、编写各类地质档案信息，达到地质档案资源共享。
第三是利用地质档案的过程。地质档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源，因此，对地质档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些地质档案信息资源，对地质档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，对地质档案开展科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用地质档案信息资源为社会服务，从而达到地质档案信息资源的有效利用。
第四是地质档案管理软件的开发。针对现代办公条件下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、地质档案一体化管理模型，建立新型地质档案安全保障系统。
4 地质档案信息化建设中应注意的几个问题
1)地质档案信息化建设的发展，由地方经济、科技和社会发展水平所决定，各级地质档案部门在地质档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上，要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前，盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。
2)保障重点，分级建设。地质档案信息化建设首先集中力量对重要的地质档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的地质档案先行对外提供利用。只有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现地质档案信息化的实际应用；在突出重点的同时，对各类地质档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下，应该优先建立对文书地质档案的管理系统，以满足机关对地质档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其他门类的地质档案管理系统。这样能够保证地质档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现地质档案信息化的进程。
3)切实重视人才培养。地质档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对地质档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的地质档案和计算机专业知识的人员从事地质档案信息化工作，这就要求各级地质档案行政管理部门要采取非常手段，一方面要花大力气培养人才，如定期培训，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等；另一方面，要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来，形成团体优势，解决本地区地质档案信息化建设中存在的共性、难点问题。
4)在网络环境中，地质档案信息的安全问题。防治计算机病毒是地质档案在网络上的保密性、完整性和可用性的根本保证。为确保地质档案在网络中的安全，必须安装知名杀毒软件，并及时升级，经常进行数据备份，不要盲目相信一种杀毒软件，应备有多种杀毒软件，同时采用防火墙技术。
5)关于电子文件的保存、归档、管理问题。电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。对于特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件；对归档后的电子文件要建立定期检查制度，一旦发现文件损坏，立即对该载体内存储的所有文件进行修复。
5 加强地质档案信息化管理的措施
地质档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定地质档案信息化管理的有关标准，推广地质档案管理应用软件，加强电子文件和电子地质档案的管理，做好电子文件、电子地质档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子地质档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业地质档案信息网络，实现企业馆藏地质档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
地质档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现地质档案管理历史性的跨越，从而保证地质档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的地质档案信息服务。
谢丽华1程永平2
（1. 广东省有色金属地质局；2. 河南省地矿局第二地质勘查院）
摘 要 随着计算机信息技术的快速发展，档案数字化技术也应运而生并推广运用，它的出现对信息化档案管理工作带来新的深远影响。在这种情形下，本文主要对基层单位地质档案资料数字化工作的有关问题进行分析与讨论。
关键词 地质档案资料 数字化 管理 基层单位
地质档案资料是地质工作成果的集中体现，包括成果资料、水文资料、样品分析资料、钻探资料、测量资料、设计和科研资料等一系列地质工作必备的科学依据性地质档案资料。它是地质工作活动中的真实记录，记载了地质工作者从事地质勘查工作的智慧结晶，体现了地质工作者的劳动价值。
地质档案资料数字化建设是地质工作现代化管理的必然趋势。随着计算机技术、网络技术、数据库技术及多媒体技术的广泛应用，以地质档案资料为主要收藏载体的传统纸质地质档案资料已难以适应当今信息时代的要求，地质档案数字化建设已成为基层单位档案室信息化建设的重要内容和发展方向。作为基层单位的档案室，如何有计划地开展地质档案资料数字化建设，实现地质档案信息资源共享，无疑具有重要的现实意义。
1 地质档案资料数字化的概念及特点
1.1 地质档案资料数字化的概念
地质档案资料数字化是以数字化信息为基础，以计算机技术和网络系统为依托。实现地质档案信息的收集、处理、整合、存储、传输、应用，使得地质档案资料真正得到充分利用和资源共享。
1.2 地质档案资料数字化的特点
一是利用计算机技术将各种地质档案信息进行数字化存储，改变过去单一文字档案的形式；
二是数字化档案的生成、转化与使用，都离不开专用设备（如扫描仪、专用服务器等）；
三是存储突破了空间上的限制，克服了纸质档案保存难的弱点；
四是档案信息资源共享性。通过数字化处理和网络传输，让广大的用户可以共享地质档案资料。
2 地质档案资料数字化的现状
广东省有色局自 1956 年至今，通过广大地质科技工作者的辛勤劳动，积累了丰富的地质档案资料。目前，局属基层单位档案室保存的地质档案信息形式主要以纸质载体形式存在。这些地质档案资料大多数是 20 世纪 60 ～ 70 年代，甚至有的还是 50 年代形成的，大多数地质档案资料为纸质蓝图和铅字打印文稿，随着时间的流逝，蓝图正在逐渐褪色，字迹正在消失，铅字打印文稿的纸张更是在逐步老化，甚至有些资料已无法利用。地质档案信息资源的经济价值和社会价值已难以得到充分的体现，更难以适应现代信息社会化的形势要求。
（1）基层单位档案部门硬件配备总体滞后，达不到档案数字化要求。数字化工作是需要借助大量的硬件设备才能完成的。目前，我局基层单位虽然为档案管理部门配备了计算机设备，但大多为其他部门淘汰的配置低、陈旧的设备，同时也缺乏数字化所必备的高分辨率扫描仪、专用的服务器等。
（2）地质档案管理软件版本、功能不统一，使用混乱，直接导致档案录入、查询的不方便，同时也极容易产生误差，给档案管理人员和查阅档案的用户带来诸多不便。
（3）数字化程度不高。虽然我局大部分单位的地质档案资料都利用计算机管理，但都只是目录级的录入管理，其文字报告、图表等并没有进行数字化处理，仍以纸质形式进行管理与利用，没有真正实现地质档案的数字化管理。
（4）档案人员素质总体不高，不能完全达到档案数字化工作技能要求。目前，我局基层单位档案人员的知识结构比较单一，工作热情不够，工作效率也不高。因此，地质档案资料数字化建设中，综合性人才的缺乏是制约着数字化成效的关键问题。
3 实现地质档案资料数字化的优势
针对基层单位地质档案资料数字化的现状，实现地质档案资料数字化可有效解决地质档案资料管理面临的一些问题。
3.1 地质档案资料利用
地质档案资料数字化建设的目的就是要方便快捷地为广大用户利用信息，提高信息利用率。进行数字化后地质档案资料信息的利用工作可以改变烦琐的手工操作查阅，有效地保护地质档案资料的原件不受到磨损和破坏。同时专业技术人员可以随时随地通过网络浏览、获取所需的地质档案资料目录，然后直接到档案室调阅。档案室还可直接为查阅者提供电子文档复制服务。这样既可节约时间，又能缩短成果编制时间，起到了事半功倍的效果。这是电子文档易转移、低成本的具体运用，提高了办事效率。
3.2 地质档案资料存储空间
由于纸质地质档案资料数量的快速增长，大部分的档案室基于历史的原因，库房面积小，远不能满足日益增长的地质档案资料的存放要求，致使档案室库房压力增大，将地质档案资料信息数字化后，将地质档案资料存储在硬盘、光盘等介质上，可大大减轻库房的压力，降低管理成本。
4 地质档案资料数字化建设中的几点思考
4.1 确保地质档案资料信息的保密
地质档案资料管理工作是地质工作中的一项重要组成部分，它同时具有地质专业性和资料秘密性两种特性。在进行数字化处理工作时，要注意防止地质档案资料的泄密。对外聘人员应该签订严谨的保密协议，同时应有专人负责监督数字化处理整个过程的工作机构，切实防止外聘人员在对纸质档案数字化处理过程中，造成涉密地质档案资料的泄密事件发生。
4.2 纸质地质档案资料原件的安全保护
地质档案资料的唯一性、原始性是真实记录历史的重要体现，同时地质档案资料还具有不可再生和不可替代性。因此保护地质档案资料原件安全和可用性是地质档案工作的重要内容之一。在进行数字化加工过程中，常会发现有的档案材料由于形成的年代不同，原件在纸色、墨迹、印章等方面所存在的瑕疵，为有效地保护它的原始性和真实性，不能对档案材料的实体内容进行擅自修改，要确保被数字化的每份地质档案资料的内容完整和保持原貌。
纸质档案数字化后，主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享，因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题，必须设定安全的使用权限，以保证电子数据不被错误修改、删除，同时派专人作好数据的备份工作，以保证档案室提供给用户的数据具有安全性、可靠性。
4.3 加大地质档案资料数字化软硬件的投入
地质档案资料数字化首先是档案硬件的现代化。档案数字化离不开高技术来支撑。各基层单位要根据实际需要，为各自档案室配备计算机、扫描仪等基本设备，并随着需求发展不断进行升级完善。同时还应建立专门的档案管理服务器。组织开发或者购置数字化档案管理系统，构建档案数字化综合应用平台，以满足档案利用者和档案管理者需求为目标，实现从输入、存储、管理到利用的数字化。
4.4 档案管理人才的培养
地质档案资料数字化管理是一项专业性、技术性较强的工作，人才的培养是保证地质档案资料数字化建设取得成效并持续发展的关键。要把加快档案管理人员培养教育工作，作为一项长期的、重要的任务来抓。因此，各基层单位必须重视地质档案人员的培养，不仅需要培养档案专业知识的人才，也需要懂管理有创造力的管理人才，而且更需要培养有较先进信息处理技术的人才，以利于更好地开展地质档案资料数字化建设和利用工作。
4.5 基层单位档案数字化建设应量力而行
基层单位档案数字化建设是社会信息化工程的有机组成部分，基层单位的地质档案资料数字化必须因“需”制宜、科学规划、逐步推进。从地质档案资料专业性、特殊性及用户需求个性等因素出发，地质档案资料数字化建设在网络信息资源中发挥最大化的效能，实现真正意义上的地质档案信息资源共享，提升地质档案资料的社会价值。
5 结语
地质档案资料数字化是一项系统工程，基层单位档案室只有实现地质档案资料数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案部门从封闭中走向开放，更好地发挥地质档案信息的增值作用，使地质档案资料的使用价值能够更好地服务于社会。
略谈地质资料数据中心建设
答：摘要 地质资料是国土资源的信息载体,是我们认识和研究地球、保护和合理利用地球资源的重要基础。地质资料数据中心建设要坚持以国务院和国土资源部关于地质资料信息化建设的总体方针为指导,深入贯彻落实科学发展观,坚持统一部署,分步实施,突出重点,集中维护,利用丰富的馆藏资源和现代信息技术,建立和完善地质资料社会服务平台,...
关于国家地质资料数据中心的几点思考
答：2 国家地质资料数据中心的建设 国家地质资料数据中心建设是以满足地学研究与国民经济可持续发展对地质资料、数据和信息的共享服务需求为目的，立足于地矿行业，以地质资料与数据源单位为主体，以数据中心为依托，通过集成、整合、引进、交换等方式汇集国内外地学数据资源，并进行规范化加工处理，分类存储，最终...
浅谈新时期地质资料信息资源建设及其开发利用工作
答：摘要 本文阐述了依法做好江苏地质档案资料信息资源建设(汇交)工作中的几个问题,重点论述了省地质档案资料信息管理部门,如何开展馆藏地质资料信息资源在为找矿突破战略行动中的开发利用。在论述了几种开发利用方式的基础上,提出当前急需做好的几项工作。以达在江苏找矿突破战略行动中,进一步搞好地质档案资料信息资源建设...
对基层单位地质资料工作的认识与思考
答：作为各项建设事业和经济发展的先行和基础,地质工作功不可没,并越来越受到党和国家的高度重视。地质档案资料及其信息化工作也因此备受关注:《地质资料管理条例》要求“国家建立地质资料信息系统”,《国务院关于加强地质工作的决定》将地质资料信息工作列为重要任务之一。地质资料的信息化服务与地质调查工作已经并列,成为地质...
推进地质资料信息服务集群化建设挖掘地质资料潜在价值
答：1.3 推进地质资料信息服务集群化建设是地质资料服务方式改变的推动力 随着信息化技术的发展，地质资料的生产过程和以往有了很大的变化。目前一手地质资料均是电子文档，老旧资料也在进行数字化工作，今后地质资料提供服务的载体必将是电子文档。地质资料集群化建设将有效地提高信息的利用率，加大信息交流有效...
关于全国放射性矿产地质资料信息服务集群化产业化建设的思考
答：摘要 本文论述了核工业地质队伍属地化后地质档案资料实现跨行政隶属关系的管理思路,同时论述了放射性矿产地质资料开发利用的重要意义,结合核工业地质工作实际探讨了放射性矿产地质资料开发利用的方法,提出了全国放射性矿产地质资料信息服务集群化产业化建设的构想。 关键词 项目连接 价值理念 集群化产业化思考 由于放射性矿...
关于推进地质资料公共服务的思考
答：目前,我国地质资料服务具有一定的资料馆藏基础,数字化资料服务作用日益明显,但也存在资料共享与服务体系不健全等一系列的问题。统筹规划,健全地质资料信息共享与服务体系,树立“大服务”理念,充分发挥国家地质调查机构的龙头和核心作用,推进实施“地质资料开发利用工程”,加快建设国家地质资料数据中心,是当务之急。 关键...
对我国实物地质资料管理工作的思考与建议
答：摘要 实物地质资料是地质工作成果的重要体现,服务的社会化是地质工作成果价值的体现。本文介绍了目前实物地质资料管理和社会化服务的现状,提出了管理和服务中存在的问题,对我国实物地质资料管理和服务体系建设提出了建议。 关键词 实物地质资料;管理;思考;建议 实物地质资料是记录地质特征和地球演化历程的最真实、最直接的...
浅谈广东省地质资料信息服务集群化建设
答：(广东省国土资源档案馆) 摘要 本文简要介绍了广东省地质资料管理与服务的现状,并针对目前地质资料信息集群化建设中存在的问题,结合广东省地质资料管理和应用的实际情况,围绕着地质信息的集成和服务提出了广东省建设地质资料信息服务集群化的基本理念和技术方法,为地质资料信息服务集群化提供一个研究例子。 关键词 地质资料...
紧把时代脉搏,提高地质档案信息化管理水平
答：摘要 时代的发展对地质档案信息化管理要求愈来愈高,迫切要求建立地质档案信息化系统。本文根据河北省环境地质勘查院地质档案信息系统建设以及建库前如何对地质档案管理模式进行剖析和分类等方面展开了探讨,提出了今后档案信息化发展的方向。 关键词 地质档案 信息化系统 地质科技档案管理是地质工作的重要组成部分,是一项专业...
