企业档案工作存在的问题及对策 试论企业档案数字化管理存在的问题及对策
一、档案管理在现代企业发展中发挥着越来越重要的作用
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。档案管理工作做好了，一方面可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据;另一方面有利于社会各方面了解和准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行合作奠定坚实的基础。企业要在竞争中立于不败之地，除做好人才的培养引进、注重发挥人的主观能动性外，还要不断提高管理水平、整合资源、发挥优势，提升企业的软实力。而做好档案管理工作，是提升企业管理水平，服务企业发展的有效手段。只有不断更新档案管理观念，积极探索和尝试新的档案管理手段，全面、真实地反映企业整体发展现状和经营成果，才能更好地为企业发展服务。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了企业资源配置的取向和模式，决定着企业的发展和未来，对于实现企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业的市场竞争力具有重要意义。
二、目前企业档案管理中存在的问题
一是重视程度不够。
一些企业的管理者对档案管理工作没有给予高度重视，认为档案管理工作可有可无，部分档案管理人缺乏高度的责任感，良好的职业道德，办事细心的态度，乐于奉献的精神和系统扎实的档案管理理论知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义，还没有形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，企业的档案意识进一步弱化。
二是管理手段落后。
目前，一般档案管理都采用一台微机、一套软件的管理办法，档案管理手段落后，档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案管理技术落后的主要原因有以下几点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的认识，投入不足;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有发挥应有的作用;三是管理不规范，有的虽有微机和档案管理软件，但档案并没有录入电脑，还主要按手工方式管理利用，档案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不规范
企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，各部门档案想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。有的企业发展较快，档案管理人员调整频繁，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，间隔时间太长，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。一般企业单位，档案室作为一独立科室，在行政上无法对其他科室、部门进行管理，涉及档案管理、移交时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，各项工作开展起来也较为困难，现在有些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还，有遗失现象。
四是缺乏长期性、连续性的发展规则。
企业档案工作在各级领导和有关部门的督促下开展的达标升级工作，在短时间促进了档案管理水平的提升，取得明显效果。但达标过后，就出现后劲不足，没有建立长效机制。再由于部分干部对档案管理的重视程度不够，对档案在企业中的重要作用认识不足，甚至有的认为档案室就是资料存放的地方，在某些人眼中甚至成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
三、以规范化为抓手提升企业档案管理水平
档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节。要不断创新理念，完善制度，在抓好硬件建设的同时，做实做好基础性工作，不断提高档案管理规范化水平。
(一)公文制发是推进档案工作规范化的基础性前提。公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的'怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化，因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化管理打下牢固的基础。首先公文用纸质量要好，纸张尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式尽量统一，便于立卷装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。三是字迹要清晰。不论是草拟公文，工程图纸、合同，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
(二)实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化的关键环节。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化的最大问题。档案工作规范化的根本目的就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主，这不仅是我们在工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱，二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度，提高档案利用的效率。三是在坚持“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化管理奠定坚实基础。
(三)提高案卷质量是推进档案工作规范化的可靠保证。实践证明，案卷材料收集的是否完整决定和影响着档案的价值，而立卷的方法与案卷装订质量则可能决定和影响着档案工作的规范化、标准化。因此，在推进档案工作规范化的工作进程中，我们必须一方面注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
(四)创新档案管理模式是档案工作规范化的发展趋势。随着数字化、网络化的发展，档案本身也不断发生变化，依赖电脑识别的电子档案越来越多。传统的管理模式已难以适应社会发展的需求，存在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强，硬件设备和技术落后、基础工作差等问题，各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，造成了档案材料更新速度慢、整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象。为此新时期档案管理工作的创新日显紧迫，信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出了新的挑战，要在管理手段，管理方式上区别于传统档案管理，突破人工整理档案的局限，逐步实现档案管理现代化。
企业档案工作存在的问题及对策
一要关注新的档案形成者，将其纳入监督、指导、服务范围。随着经济社会发展的不断深入和深化，新的档案形成者即新的形成档案的单位和个人层出不穷，如新的机关、企业、社团、家庭、个人不断产生。对这些新的档案形成者，需要建立档案的，要及时指导其建立档案;需要提供各方面支持或服务的，要及时提供支持或服务;需要纳入法律监督范围的，还要纳入并开展监督。
二要关注新的专业档案，将其纳入管理范围。近两年召开的党的十八届三中和四中全会，都提出要建立各种新的“记录”，这些“记录”，实即档案。今后，各种前所未有的新的“记录”，即各种新的专业档案还会不断产生，我们必须经常关注，及时把它们纳入归档、接收和管理范围，并同有关部门共同制定管理办法，对这些新的专业档案的归档、接收、管理等加以规范。
三要关注新的档案载体，将其纳入管理范围。随着信息技术的日新月异，各种新的档案载体不断出现，如电子档案、音频档案、视频档案、三维图纸等目前已经出现的新的档案载体，还有各种今后还将会不断出现的更新的档案载体，我们都应该随时关注它们，一旦出现，只要内容应该归档，就及时管理它们、规范它们。过去已有的档案载体，我们已有制度和办法加以有效管理了，不会缺失;但对新的档案载体，我们往往还没有意识到其存在，更没有相关的制度、办法去管理，因而容易忽视、容易成为管理盲区，所以更要加以注意，否则就会导致新载体档案散失。
四要关注新的档案利用人群，开辟新的档案利用领域。这些年，新的档案利用人群不断形成，但是我们关注得还不够。
五要关注新的档案工作合作者，吸收更多人参与、支持档案工作。新的档案工作合作者，既可以是教育部门、宣传部门、党委、工会、群团、党史、方志等各个专业主管部门，也可以是企业、科研单位、宣传媒体，还可以是民间收藏家、档案工作志愿者等。他们都有条件或可能从各个方面与档案部门合作。我们必须打开视野，随时关注他们、利用他们，积极并善于同他们合作，借用他们的力量或平台，搞好档案工作。古人说，“君子善假于物”，也就是说，智者善于借用外力。任何部门、任何单位、任何个人，仅凭单打独斗，难成大的气候。档案部门作为弱势部门，必须善于借船出海，借梯上楼，乘风而上，这样才能事半功倍，以一当十，大踏步前进。
六要积极应用新的档案传播方式。对当今不断出现的各种新的档案传播方式，如计算机网络、手机、客户端等大众传播媒体，档案部门要积极运用。为此，要积极把传统载体档案数字化，以便与这些新媒体对接。
七要积极应用新的档案存储载体。信息技术不断催生出各种新的存储密度越来越大、安全系数越来越高的档案存储载体，档案部门必须积极应用这些新的、性能更好的档案存储载体，来对传统载体档案进行备份。
八要积极应用新的档案保护技术和管理方法。无论是本单位还是外单位发明、应用的，无论是档案系统还是其他系统发明、应用的，无论是国内还是国外发明、应用的档案保护技术和管理方法，只要适用和有利于本单位的档案工作，各级档案部门都应该积极应用，只有这样，才能不断推进档案工作有新的变化、新的水平，出新的面貌。
档案工作的问题与不足~
档案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基层单位由于管理分散、人员不稳定、保管条件欠缺等因素的存在，严重影响并阻碍了档案管理工作的发展。结合基层档案工作中存在的问题，进行有效的分析，制定合理的对策，有利于促进基层档案管理工作的顺利开展。
基层档案工作中的问题，由于档案工作内外因素的影响，工作中可能会出现以下问题。
档案管理人员的综合素质不高
档案学是一门综合性学科，这就要求档案管理人员必须具备一定的专业知识和业务素质。而现阶段的基层档案管理人员在文化程度、专业素质、思想观念等方面参差不齐，无论是业务熟练程度，还是工作方法和态度都有待提高。很多基层单位没有专职档案管理人员，大多是兼职，因此对档案管理往往心有余而力不足，基本上没有足够的时间去管理或整理大量的档案资料，更加缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这就极大地制约了档案管理工作的创新与发展。
档案意识相当薄弱。基层单位领导主要精力都放在抓经济上，对与档案相关的法律法规和业务知识学习甚少，一些领导将档案工作简单地曲解为把文件材料收集一下、装订一下，许多基层干部档案意识相当薄弱。有的领导干部甚至认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。有些部门对档案工作重视不够，没有把档案工作列入年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员更是没有保障，档案工作自然就做不好。
档案工作缺乏制度化的管理程序。在实际工作中，一些单位制度不完善，或者虽然建立制度但没有认真落实，管理松懈，档案工作没有形成制度化。
主要有以下四点问题：一是档案收集不规范，在收集过程中，制度不健全；二是档案整理不规范，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内资料漏失现象比较普遍，不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够；四是档案利用不规范，档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还，等等因素。
企业档案数字化管理存在的问题
档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。
标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。
冀东油田电子文件归档工作中的问题与建议(节选)
答：目前，电子文件在归档工作中还存在以下问题：1)推行电子文件归档的标准化、规范化尚有难度。2)缺乏电子文件相关软、硬件设施的有力支持。3)合作单位与油田档案馆归档要求不一致。针对存在的问题提出如下对策与建议：1)为避免电子文件无法复原的危险，档案部门在采取电子文件时，应该将电子文件和纸质载体结合...
企业档案管理的有效措施
答：2.企业档案中存在各种有关企业发展的科技档案，都可以做为推动企业发展的知识动力;3.企业档案可以完美的表达企业经济效益和社会效益;4.企业档案能够将企业文化完美的表达出来。二、企业档案管理工作中存在的问题 (一)企业对企业档案管管理工作不够重视 大部分的企业档案管理工作并不是为了企业自身的管理提高...
新时期基层税收征收管理档案工作存在的问题及对策调研报告
答：档案的收集、整理、归档、保管、利用尚不符合档案管理的要求,从某种程度上,阻碍了税务档案作用的发挥,也给税收执法带来潜在风险为更好地发挥税务档案的作用,本文针对新时期基层税务部门档案管理中存在的问题进行了剖析,进而提出新时期基层税务档案科学化管理的对策,以适应基层税务工作日常管理工作对税务档案的需求。 一、...
基建工程项目档案管理工作的建议?
答：随着项目工程建设的不断发展,基建档案在项目中的价值越来越重要,众所周知,档案是记录工程建设所产生的资料,通过对项目施工中的数据进行收集、整理以及分析,为项目管理部门提供精确的数据,如果项目中存在问题,档案管理部门可以及时发展这一问题,并且为施工部门提供问题出现的原因,及时的制定措施,解决问题,从而保证工程建设...
公路工程内业资料管理问题与对策?
答：公路工程内业资料管理问题与对策具体内容是什么，下面中达咨询为大家解答。公路工程内业资料涉及面较广，是一项系统性的工作，整理起来较为繁琐，其主要涉及项目的一些文件资料、照片、视频等，这些资料记录了整个项目的施工进展情况，在一定程度上也反映了项目质量的优劣，同时为最终的工程验收提供一定的原始...
做好档案管理的有效措施
答：四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。 3.1 档案管理规范性出现问题的原因 在实际的档案管理工作中,受到编制体制、人员素质等方面因素的影响,档案管理规范性还不够高,特别是在一些企事业单位,人员流动性强、从业人员能力低的问题都对档案管理的规范性带来不小的影响。 3.2...
新医改背景下医院档案管理的不足和完善论文
答：医院的档案管理工作一定要结合实际情况适时调整,加大管理力度,利用现代化的信息手段来提升整个医院的档案管理水平,促进医院的发展。本文针对现阶段新医改背景下医院档案管理工作中存的问题进行了深入地探讨和分析,并提出了相应的解决办法以供参考。 关键词: 新医改;医院档案管理;问题;对策; 档案管理工作的重点是资源和...
档案管理的有效措施
答：二、现代化管理是做好档案工作的`途径 随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。(一)掌握现代化管理技能，提高综合素质 电子计算机技术在...
档案管理的方法措施
答：一、积累档案，做好收集 公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案...
档案工作总结
答：档案整理工作已快尾声,现从几方面对自己工作进行总结: 一、近两个月来做了哪些工作。 二、在整理过程中存在哪些问题,是如何解决的。 三、分析问题产生的原因,探索人事档案工作将来如何开展。 四、本次档案整理工作的意义。 从20xx年3月1日来总部报到,至今已历时50天时间,期间在张志英同志的倾力协助、支持、关心...
