昆明市电子文件管理与归档办法
企业和其他组织的电子文件管理与归档工作参照本办法执行。第三条 本办法所称电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。第四条 电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。第五条 市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，建立健全机构，明确人员编制，将所需经费纳入同级财政预算，并建立责任追究、目标管理制度。第二章 机构与职责第六条 市、县（市）区人民政府办公厅（室）负责组织、协调行政机关电子文件管理与归档工作。第七条 市、县（市）区信息化行政主管部门应当为电子文件管理与归档工作提供信息化保障，统一电子文件数据标准，指导制定档案信息化建设规划，做好档案信息化项目立项管理、组织协调、技术论证和项目建设评估工作。第八条 市、县（市）区档案行政主管部门应当会同相关部门，按照国家、省有关规定和业务规范，统一电子档案的有关数据标准，建立档案信息资源共享平台，对电子文件归档进行监督管理。同时，加强对企事业单位和其他组织电子文件管理与归档的监督指导。第九条 保密行政主管部门对全市电子文件管理与归档工作中的涉密电子文件管理进行指导、协调、监督和检查。第十条 市、县（市）区国家综合档案馆负责接收和保管其接收范围内各单位形成的电子档案，并依法提供利用。
各专业档案馆和部门档案馆按行业标准负责本专业、部门电子档案的接收、管理、利用。第十一条 电子文件形成单位负责属于本单位归档范围的电子文件的收集和归档、整理、管理、移交工作。第三章 收集与归档第十二条 电子文件形成单位应当实时收集电子文件，并即时备份，存储于能够脱机保存的载体上，确保电子文件安全、完整、真实、有效。第十三条 电子文件形成单位的档案管理机构对符合下列归档范围的电子文件，应当进行收集：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；
（三）本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；
（四）本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；
（五）其他对本机关工作具有查考价值的。
电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。第十四条 收集的电子文件类型包括：
（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；
（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件；
（三）图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；
（四）影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件；
（五）音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件；
（六）多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字（表格）、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式；
（七）数据文件（数据库文件）：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等；
（八）其他应当收集归档的电子文件。第十五条 电子文件形成单位应当实时将符合归档条件的电子文件进行归档整理，整理以“件”为单位进行。第十六条 电子文件归档应当符合以下要求：
（一）归档的电子文件应当齐全、完整，能够有效表现所载内容并可供调取查用；
（二）符合本市电子文件和电子档案数据格式标准，能够长期有效读取；
（三）具有永久保存价值或者其他重要价值的文本文件、图像文件、图形文件，应当制成纸质档案或者缩微胶卷同时归档，并建立互联；
（四）加密传送、存储的电子文件应在解密后进行归档，压缩电子文件应在解压缩后进行归档；
（五）归档电子文件应当设置成禁止改写状态；
（六）规定电子文件、电子档案的开放级别。
前款第（二）项所称电子文件和电子档案数据格式标准，由市档案行政主管部门会同质监、信息化、保密等行政主管部门，依据国家、省的相关标准制定，报市人民政府批准后，向社会公布执行；专业档案馆、部门档案馆的主管部门可以按照行业标准和规范，制定专业电子档案的数据标准，报市档案行政主管部门备案。
电子文件归档与管理规范的归档方法~
7.1 归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。7.2鉴定7.2.1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。7.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。7.2.3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。7.2.4电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。7.3归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。7.4检测在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。7.5 归档7.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。7.5.2物理归档7.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。7.5.2.2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。7.5.2.3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。7.5.2.4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。7.5.2.5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。7.5.2.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件径记表》(见附录A的表A．4和表A．5)。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录A的表A．4)，以件为单位填写续页(见附录A的表A．5)。7.5.2.7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。7.5.2.8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
电子文件如何归档
答：1、物理归档是指文件管理部门把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。2、逻辑归档是指在计算机...
电子文件归档与管理规范的归档方法
答：电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。将电子文件的管理权从网络上转移...
昆明市电子文件管理与归档办法
答：第四条 电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。第五条 市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，...
电子文件归档和电子档案管理规定
答：3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。 日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。 4、建立客户档案信息。 通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。法律依据：《合同保管归档规定...
电子档案的归档方式有哪些
答：一、选择电子文件信息的汇集点 由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的.系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位...
如何加强电子文件归档管理
答：电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理...
电子文件的归档管理有哪些具体要求
答：（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后在...
电子文件归档与电子档案管理办法的总 则
答：1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。1．5 为保证...
电子文件管理办法 2023
答：通知于2023年7月30日发布，为了推进和规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《国务院关于在线政务服务的若干规定》等法律法规，制定本办法。电子文件管理办法的意义 1、提高工作效率：电子...
