企业如何有效做好档案管理

　　导语：作为档案管理工作也要用档案学的理论，提出新的观点、探索新的问题、开拓新的领域，在档案管理工作中实践，不断做好服务机制的创新，激发工作活力，敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，把档案管理工作提高到一个新的水平

　　企业如何有效做好档案管理

　 　一、目前企业档案管理上存在的一些问题

　　近些年来，从总的方面来看，企业档案管理工作已基本纳入到企业管理的范畴内，并发挥出了较为明显的作用。然而，由于现代化企业制度的逐步建立和企业自身的不断发展壮大，企业档案管理工作却没有相应跟上。

　　究其原因，方方面面。总体讲，包括：一部分企业对档案管理工作认识不到位，没有给予足够的重视，致使档案管理人员队伍较为薄弱，尤其缺乏专业的档案管理人员，无法适应新形势下企业发展的需求;加之有关各项规章制度不健全，职责划分不明确，档案保护措施不当，时有丢失损坏的现象发生，文档收集不全，整理工作滞后等等问题都不同程度地存在。以上问题如不及时有效地解决，对企业的健康和长远发展都是十分不利的。

　　二、如何有效加强和完善企业档案管理工作

　　(一)建立健全企业档案管理机构制定完善有关的规章制度

　　1.及时设置企业档案机构在设置企业档案管理机构

　　，要充分考虑企业的性质、规模的大小、档案业务数量，并根据相关规定做出正确的选择。企业档案的设置与调整应本着以下原则：企业可根据自身的实际情况和需要自行决定，要考虑到与企业今后的发展相适应，确保企业档案的完整、安全及有效利用，还要兼顾到档案管理成本等问题。

　　2.档案管理工作人员的配备随着科技的进步和企业的发展，在企业档案管理方面，也提出了更高的要求

　　像业务能力的提升，理论水平的加强，设备与设施的配备，各项管理措施的完善等等。具体讲，主要是以下几个方面：首先应选好企业档案管理部门的负责人，这一点十分重要。

　　因为作为档案部门的负责人，如果不具备较高的专业理论水平，可靠的政治素养，较强的管理及业务能力，是很难胜任此项工作的。其次是对具体的档案工作人员的要求也不能降低，热爱档案工作是先决条件，一定的文化和业务知识及工作经验是基本的保证。为了能尽快使企业档案工作人员不断提升业务能力，适应企业发展的需要，对档案工作人员要进行定期的专业知识和操作技能的培训，以不断提高业务技能和档案管理水平，使其成为一名合格的企业档案管理工作者。

　　3.加强和完善各种设备设施档案管理设施的完备，是档案管理的基础性工作，应当加以重视，不能凑合

　　这方面的设备设施包括：建立专门的档案专用库房，配置足够使用的档案排架与卷柜，配齐必要的设备及工具用品，建立健全与完善防火、防盗设施及措施，并要求指定专人负责管理与维护。由于近些年随着计算机网络技术的迅速发展与广泛应用，使企业在档案整理、存储、保管及使用上提供了极大的便利，从而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。

　　但同时也对网络信息安全和企业档案管理工作者提出了更高的要求，务必使我们充分认识到问题的重要性。为了保证档案信息的完整与安全，就必须制定科学严密的电子文档安全管理体系，行之有效的操作权限管理体系，充分完善电子文件流转跟踪登录管理技术。应该讲，各项硬件设施的完善是做好企业档案管理工作的基本物质保证。

　　4.依法治档及完善各项规章制度认真学习《档案法》

　　坚持依法治档，建立健全档案工作中的各项规章制度并加以认真贯彻落实，是档案管理工作中的重中之重。应当说，依法治档是做好企业档案管理的重要内容，也是一项基础性工作。

　　只有真正实现企业档案管理的法制化、制度化和常态化，档案管理才能发出应有的作用，从而有效地维护好和利用好档案，使之更好地为企业的发展做出服务。这里需要强调的是，所制定的各项规章制度都必须符合国家的有关法律法规，并结合本企业的实际情况，不但要具体、规范，还要有较强的可操作性。要明确档案管理主要负责人和专职档案管理工作人员的具体职责，做到有章可循，按章办事，以利于监督、检查和落实。

　　(二)加强企业档案的规范化管理

　　科学与规范化的档案管理，是企业档案部门做好档案管理的一项重要内容和措施。我们必须认识到，企业档案不单单是某一企业的.信息资源，同时也是国家档案信息资源的重要组成部分。

　　企业档案管理工作的基本内容，就是针对企业的各种形式的档案信息材料的形成、积累、整理以及归档的管理、监督和指导以及档案的收集、保管、统计、鉴定等，以达到企业档案信息资源开发利用的目的。

　　(三)做好企业档案的安全与保密工作

　　企业档案工作和其他类型的档案工作一样，都承担着严守国家机密和企业秘密的重要职责，具有十分的保密性。认真做好企业档案的保密工作，不但维护了国家的安全和利益，同时也最大限度地保障了企业自身的经济利益与合法权益。为此，作为一名合格的企业档案管理工作者，必须严格遵守相关的法律法规和保密纪律。具体讲，应做到以下几点：

　　一是要认真加强档案库房的管理

　　因为良好、正规的库房设施建设，能有效地预防和减少外部不利因素对档案造成的损害。档案库房的设置从保密方面考虑，应严格按照国家有关规定单独兴建，而且不应设在办公楼的最底层;库房要与办公室、阅览室分开;库房的门窗应设置专门的加固防护措施;库房应执行严格的管理制度，有专人负责，无关人员一律严禁入内。

　　二是加强绝密档案的管理

　　应该说，绝密档案的管理是整个档案保密工作中的重中之重，因此应将绝密档案同其他一般档案分开保管，并设有保险柜、保险锁、防盗器等，以确保绝密档案的安全。绝密档案管理人员应有高度的责任心、事业心，政治上可靠，作风上严谨，严格遵守规章纪律。

　　三是加强规范化管理

　　作为企业档案管理人员应认真履行职责，恪尽职守，工作中确保档案资料不损坏、不丢失、不散乱，充分做到档案的完整与安全，利于查询，及时有效地为企业提供服务。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

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怎么做好档案管理工作 做好档案管理工作的方法
答：4、保密档案的管理和利用，密级的变更和解密， 必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。5、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法 禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。6、各种档案按组卷要求，由各部门立卷人整理，按有关规定装订并...

应届毕业生档案管理规定
答：在这段期间,你可以选择将档案留在学校或托管在人才交流服务中心。本文将为你介绍应届毕业生档案管理的规定,帮助你更好地处理个人档案。档案管理规定应届毕业生的档案管理和转递都有明确的规定。你应该告知学校你对个人档案的处理意见,我们会尊重你的选择。档案转递如果你已经找到了工作,你可以直接将档案转到你...

如何做好档案管理工作?
答：3、部门资料提报 有的时候我们每隔一段时间都要向上级领导提报资料，这类资料每个月都要，甚至是每个星期，有时候我们可能会忙的忘记时间，为了防止工作没做好，我们还可以按照处理资料的时间进行排序，这样就会记得什么资料紧急处理，什么资料可以暂且搁置 4、电脑资料的存档 现在不似以前，办公基本人手一...

如何做好事业单位人事档案管理
答：人事档案是人才信息的重要载体，它能充分反映出个人经历、德才能绩工作表现，奖惩情况、行为轨迹，历史背景及其经历，是知人善任，选贤举能的重要工具。做好人事档案管理工作对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，企事业单位人事档案管理显得更为重要。

企业如何有效做好档案管理
答：把档案管理工作提高到一个新的水平 企业如何有效做好档案管理 　 　一、目前企业档案管理上存在的一些问题 近些年来，从总的方面来看，企业档案管理工作已基本纳入到企业管理的范畴内，并发挥出了较为明显的作用。然而，由于现代化企业制度的逐步建立和企业自身的不断发展壮大，企业档案管理工作却没有相...

企业做好档案管理的方法
答：档案工作是一项服务性、辅助性的工作,它必须通过为其他工作的服务,才能体现自身价值,从而体现档案管理人员的价值。因此,档案管理人员更应该很好地为管理档案工作、为社会或个人服务。要做好服务工作,必须要树立起良好的服务意识,当所提供的服务为利用者带来了帮助之时,档案人员的价值也得到了体现。要做好服务工作,档案...

怎么才能做好档案管理
答：怎么才能做好档案管理 一、提升服务水平和意识，取得领导重视 单位工作的开展必须要获得领导的重视，这样才能够保证工作的顺利进行，档案工作亦是如此。领导重视档案工作，对档案工作的价值有正确的认识，是档案工作发展的前提。档案工作纳入单位的日常议事内容，对档案规范管理有非常大的帮助。档案管理者要...

高校如何做好档案管理
答：资料格式支持dwg、doc、xls、ppt、wps、gif、tif、tx、 hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等，全面满足学校知识存储要求，有效解决知识资源分散，无法集中管理的难题。2.学校档案管理软件：档案合规灵活分类 学校档案资料如此之多，要做好分类管理并不容易，需要非常精细、严谨的划分。在使用档案管理软件之间...

如何精细化管理档案
答：有效实现民生档案的共建共享，更好地为和谐社会建设服务，努力谱写全区档案事业发展的新篇章。如何精细化管理档案二： (一)进一步提高机构编制档案管理标准。机构编制档案材料要做到“内容全面、资料真实、分类合理、数据准确、保管规范”。在档案整理中应做好以下几点：一是合理分类。为便于查阅...

公司档案管理办法
答：3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。档案统计制度 1、做好档案组织机构和人员构成情况的...