地质资料归档中常见问题与对策——以中原油田为例 地质档案资料归档的前端控制

崔红伟

(中国石油化工股份有限公司中原油田档案管理处)

摘要 地质资料是不可再生的企业宝贵信息资源，越来越多的企业对其进行了更多的保护。但是，在日常的地质资料归档工作中，仍存在着一些习惯性管理漏洞。本文通过对地质资料归档工作常见问题的认真分析，提出了“三个建立”的应对策略，必将有效地促进地质资料的规范化管理。

关键词 石油地质 资料管理 关键环节 应对策略

地质资料，是指在地质工作中形成的文字、图表、声像、电磁介质等形式的原始地质资料、成果地质资料和岩矿心、各类标本、光薄片、样品等实物地质资料。近年来，地质资料作为石油、天然气、煤层气、放射性矿产、海洋地质等勘探与开采的重要依据，一直受到能源企业的广泛重视。由于地质资料是不可再生的企业宝贵信息资源，越来越多的企业对其进行了更多的保护。但是，在日常地质资料归档工作中，仍存在着一些习惯性管理漏洞，应当引起地质资料管理者的足够重视。

1 地质资料的流转形式

长期以来，能源企业均按照国土资源部及石油石化等上级部门对地质资料的管理要求，及时完成了地质资料的接收、整理、编目、保管、利用及地质资料上交、汇交任务，为国家和企业积累了丰富的地质资料资源，为企业创新发展提供了资料保障。综观各石油企业，地质资料的流转形式主要有以下四种：

1.1 逐日接收分发

在石油石化各油气田企业，大多数都建立了自己的地质资料中心或科技资料中心、地质信息中心等，所辖各单位将产生的地质资料逐日地汇集到中心，该中心按照企业地质资料分发方案，做到当天资料当天收发、当天送达、当天归档，平均日收发量在千份左右，年平均收发量达到10万至20万份，甚至更多，较好地满足了油气田科研与生产的需要。

1.2 适时收集归档

为保证地质资料归档的及时、准确、完整，地质资料管理部门统一将企业的勘探开发生产投资计划和科研计划及时挂接到自己的内部网站上，各专业地质资料管理人员对照计划逐一对油气勘探生产、科研项目中地质资料的形成情况进行跟踪监督，及时掌握地质资料归档情况，进行有针对性的收集，做到不漏归、不错归、不迟归。

1.3 定期上交汇交

中石化各油气田企业，均严格按照《中国石油化工股份有限公司地质资料管理办法》、中国石化国家重大专项日常管理办公室《关于上交“十一五”国家科技重大专项成果资料的通知》等规定要求，由本企业勘探开发部门、科技部门、地质资料归口管理部门等部门相互配合，及时督导下属各地质研究、测录井、井下作业、物理勘探等单位做好上交资料的归档工作，确保地质资料应交尽交，并符合资料上交要求，做到纸质资料与电子文件配套归档。

1.4 分散委托管理

自2011年起，国土资源部先后批准一批受托保管油气原始和实物地质资料的单位，代表国土资源部接收、保管应向国家汇交的油气原始和实物地质资料。近年来，各受托保管单位按照国土资源部《油气等原始和实物地质资料委托保管工作规则(试行)》要求，及时将成果地质资料、原始和实物地质资料目录清单汇交给全国地质资料馆，实现了各类地质资料的有序和可控管理。

2 地质资料归档中常见问题

由于地质资料的流转形式不同，归档控制存在一定难度。尽管有各类制度、规范、标准的约束，但是在地质资料归档验收过程中，却仍存在这样或那样的问题，致使地质资料归档质量不高、归档材料不全，严重影响了工作进程、日常利用和上交、汇交工作。

目前，中原油田地质资料的形成单位和接收单位共有32个，保管地质资料的单位主要集中在地质资料归口管理单位——档案管理处中心馆及下属的地质档案室、地质录井档案室、物探档案室、测井档案室、普光综合档案室，各钻井公司档案室存放着各类钻井井史档案，各采油、采气等生产单位所在档案室保管着与本单位有关的地质资料。地质资料中心一般存档3套地质资料，1套封存、1套利用、1套进馆，还有部分地质资料需存档5套，需再上交1套、汇交1套。在预归档的地质资料中，常常发现一些低级错误，应当引起地质资料产生者和管理者的重视。

2.1 纸质报告中常见的错误

一是字迹不清晰，印刷质量不高。如蓝晒图着色深浅不一，有的太深看不清字迹，有的则太浅，影响阅读，甚至出现报告字体重影的现象。

二是纸张不统一，装订质量不高。有时会出现倒页、反页、缺页、掉页等情况，纸张批次、克数不一致，厚薄不均，存在色差。

三是排版错误，校核不严。页码位置不对、表头位置不对，没有居中或左右位置颠倒，横向表格的表头正反页错位，或彩图变成了黑白图。页码出现错误，漏页、错页或倒页；页边距设置错误，没有留装订线的位置，造成压字。

2.2 图幅中出现的错误

一是图中井段标识错误。井深与所标数值不符，或井段小数点位置不对。

二是图名和图的内容不符。文字删减时，插图位置发生变化，没有及时调整，造成甲图非乙图。

三是图样模糊不清。复制图或处理过的照片格式，信息损伤，放大后有些失真。

2.3 电子文档中的错误

一是正文中的文字字体、字号大小不一。各级次标题的格式不统一，字体、字号与级次不匹配，或行间距不一致。

二是正文中的数字上下标错误。如“m²”中的2未作上标设置，或者设置成下标了。

三是图名和图幅分开，表头和表格分家。这主要是换页时，未加入控制符，导致首尾分离。

四是文档排版错误。每一自然段开头时，未空两个字的位置；或每一自然段没有转行，造成分段错误。

3 对地质资料归档的几点建议

3.1 建立地质资料归档验收制度

进一步规范地质资料验收程序，实行形成单位自验、二级单位复验、归口单位主验、上级单位终验的运作机制，设置地质资料专职验收人员，建立各级验收责任人备案制，凡纸质材料或电子文件不合格的均返回形成单位限期整改。要严格按照《石油天然气勘探与开发地质成果报告编制要求》进行编写，待电子文档合格后，再进行印刷，以免造成成本浪费。

3.2 建立地质资料归档考核机制

进一步完善归档考核制度，每年进行一次归档自查，定期公布地质资料归档、上交、汇交情况，通报归档率、合格率、齐全率，并将地质资料归档质量纳入各单位业绩考核，从根本上杜绝签章不全、纸电不一、归档不全的现象，减少不必要的劳动，提高地质资料的上交、汇交速度和质量。

3.3 建立电子文档与数字化同步制度

要严格按照《地质资料电子文件制作细则》进行组织。应归档地质资料必须是纸质与电子文档双套制，纸质资料与电子文件必须一致，有纸质文件就要有电子文件，有电子文件就要有纸质文件，且二者的版本要相同，均为最终版本。同时，要充分利用系统进行地质资料的网上交接，逐步从源头实现地质资料原始信息数字化，并分期分批地将利用价值高的库藏地质资料进行全文数字化，为建立地质资料大数据库、实现地质资料的远程共享服务奠定基础。

4 小结

做好地质资料的归档与管理工作，不是某一个单位、某一个人的工作，而是一项涉及全员利益、企业利益、国家利益的集体性任务，是一项需要长期坚持的常规性工作，需要各企业、各部门、各单位间的相互理解、相互支持、相互配合，更需要地质资料形成单位与管理部门之间的沟通、交流、协调，各司其职，各负其责，共同促进地质资料的规范化管理，为实现全国地质资源共享作出应有的努力。

江汉油田地质资料归档管理的现状和思考~

刘彦 石庆文
(中国石油化工股份有限公司江汉油田分公司勘探开发研究院)
摘要 本文针对江汉油田地质资料归档管理现状，分析了归档管理中存在的问题，探讨了归档管理中的影响因素，提出了规范归档管理的有效途径，以期能对油气地质资料归档的规范化管理起到积极作用。
关键词 江汉油田 地质资料 归档管理
0 引言
地质资料属于档案的范畴，通常也被称为“石油天然气勘探与开发地质资料”、“勘探与开发地质档案”、“地质档案”[1]，是指在油气田勘探开发过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。油气地质资料是油田企业各项油气科研、生产工作的起点和结点，循环往复。它既是对各项油气科研和生产活动历史的真实记录，也是对地下油气逐步认识直至取得油气勘探开发成果的积累，更是后续各项油气科研和生产活动科学、有序开展的重要依据。归档管理是地质资料管理工作的基础和前提，加强油气地质资料归档的规范化管理，确保地质资料归档的及时、准确、完整和系统是为科研、生产提供更加有效和可靠服务的保障，具有重大现实意义。
1 地质资料归档管理现状
江汉油田地质资料中心于2004年2月成立，2013年5月通过国土资源部组织的委托保管单位验收并挂牌于勘探开发研究院。油田地质资料中心(油田一级馆藏机构)一方面承担勘探开发研究院地质资料室的职责，另一方面也承担着油田地质资料中心的职责，负责接收油田各二级单位下属地质资料室(馆)(油田二级馆藏机构)上交的地质资料，并完成地质资料的上(汇)交工作。
从油田地质资料中心的角度来讲，油田各二级单位在地质资料归档上存在的问题主要表现在如下方面。
1)归档内容上。油田地质资料中心仍处于你来交我就接收、你交什么我就接收什么的状态，对各职能部门设置的科研、生产课题或项目不掌握，也无从掌握，归档率计算的基数是不确定的，没有严格意义上的归档计划。
2)归档时间上。尽管中石化和江汉油田在地质资料管理办法中均明确规定了各类地质资料上交的时间，实际操作中，这对规定资料产生单位将地质资料上交到各二级单位地质资料室(馆)较为可行。而油田二级馆藏机构在向油田一级馆藏机构上交的过程中，受资料的多少、光盘容量、地域的远近等因素影响，归档时间不尽相同，有半年交一次的，有一年交一次的，油田地质资料中心也无法完全约束和掌握。
3)归档质量上。自2003年开始上(汇)交工作起，历经10余年的宣传和努力，归档质量已经大大提高，基本都能严格执行中石化的有关企业标准，但仍有少数装订、扉页未加盖单位公章等不规范的现象。
2 做好地质资料归档管理涉及的因素
油气勘探开发是项复杂的系统工程，在不同的勘探开发阶段，不同的专业人员需要采取不同的技术手段和方法或者以其组合来解决油气发现和生产过程中的主要问题，这就决定了油气地质资料的庞杂和多样性。从现行的油田企业管理来看，要把这些庞杂的地质资料齐全、准确、完整、规范地收集起来，使地质资料归档管理科学有序地进行需要多部门齐心协力，这些相关部门包括：
2.1 地质资料管理机构
江汉油田设置两级地质资料管理机构，分公司相关业务处室(勘探处(负责单位)、开发处、天然气勘探开发处等)是分公司的一级地质资料管理机构，分公司从事石油天然气勘探开发生产和科研的二级单位的相关业务科室是分公司的二级地质资料管理机构。
他们应依据科研、生产任务设置情况给地质资料馆藏机构下达明确的地质资料归档计划，这是归档率统计的基础，馆藏机构在归档管理上才能做到有的放矢、心中有数。
2.2 设置科研、生产项目的职能部门
江汉油田科技处、勘探处、开发处、天然气勘探开发处等处室每年都会设置石油天然气勘探开发生产的科研、生产和先导项目，项目合同中应约定地质资料归档事宜，应依据中国石油化工集团公司企业标准Q/SH 0167—2008《石油天然气勘探与开发地质资料立卷归档规则》的附录A《石油天然气勘探与开发地质资料归档类目表》对项目应归档地质资料进行尽可能的细化和明确，同时依地质资料归档情况来约定经费给付比例。
2.3 地质资料馆藏机构
江汉油田现有的两级地质资料馆藏机构肩负着宣传、贯彻、执行国家地质资料管理的法律、法规、各项方针政策，组织实施上级的地质资料管理规范、技术标准及规章制度，对馆藏机构和项目承担方进行技术标准的宣传贯彻和地质资料生成过程的技术指导。
2.4 科研、生产项目承担方
在学习、贯彻执行地质资料管理技术标准上，科研、生产项目承担方和地质资料馆藏机构同等重要，掌握和严格执行技术标准是生成合格地质资料产品的基础和保障，也是及时、准确、完整、规范地做好地质资料归档工作的前提。
2.5 合同管理和执行部门
合同管理和执行部门通常是项目验收(即任务下达)和财务部门，前述已提及，只有这些部门才有权利和手段来控制项目地质资料归档情况，在这点上地质资料馆藏机构是无能为力的。
3 做好地质资料归档管理的有效途径
长期以来油田地质资料管理系统在油田企业都属于后勤系统，这是有失偏颇的。它不属于科研、生产一线，但因其管理着科研、生产的工作成果并肩负着通过努力使这些资料在后续的科研、生产中发挥着最大效用，严格来说应归属于科研、生产辅助和保障系统。另外，从管理体系上来说，中国石化和江汉油田的地质资料管理机构分别是油田事业部和勘探处，这表示没有把地质资料管理作为后勤来看。而实际操作过程中各级领导和各二级单位都存在看轻地质资料管理工作和地质资料管理人员的情况，这对做好地质资料管理工作极其不利。实际上，一个科研或者生产项目的完成不应该以项目验收为结束，准确的是应该以验收后完成整改并最终归档地质资料和成果为结束，也就是说项目地质资料和成果的归档是科研和生产项目完成的一个过程和环节。项目管理应过程和结果并重，这也就决定了做好地质资料归档管理工作需要前述相关方面的部门在各自的环节中做到有机协调、积极配合方可实现。
3.1 加强组织领导，提高认识是做好地质资料归档管理的前提
随着2002年7月国务院令第349号《地质资料管理条例》和2003年3月国土资源部《地质资料管理条例实施办法》的颁布和实施，地质资料管理逐步由行政管理向依法管理转变。2010年国土资源部开展地质资料委托保管单位的检查验收和挂牌，促进了各单位地质资料管理在库存条件、办公条件等硬件基础方面有了很大的改进与提高。但受传统观念的影响，地质资料管理工作并没有得到实质上的足够重视，在归档管理上的表现就是归档体系不够完善，因为归档涉及的部门多，所以这不是地质资料馆藏机构可以解决的问题。
管理机构是地质资料管理工作的推动者，各级领导和管理机构在思想上应充分认识地质资料管理的重要性和现实意义，在实际工作中加强组织领导、理顺工作关系。油田一级地质资料管理机构做好组织协调工作，项目设置和下达单位做好本部门下达项目的归档计划，交分公司地质资料中心掌握，便于对二级馆藏机构的监督、执行。油田二级地质资料管理机构如同做好科研、生产计划一样做好地质资料归档计划，将各部门下达的由本单位承担的项目的归档计划交二级馆藏机构掌握、落实、执行，完成上交任务。
3.2 提高执行力是做好地质资料归档管理的保证
近年来，中国石化和江汉油田都制定下发了地质资料管理办法，在“归档管理“中对应在油田地质资料中心归档的情况有详细的规定，包括应归档的地质资料范围、归档时间、归档份数、质量要求等，“未归档成果不具备分公司级以上各类科技成果奖项的参评资格”，这些规定的执行都需要多部门配合执行，仅靠地质资料馆藏机构是无法做到的。况且有些项目的承担人也许不是以成果评奖为目的的。
3.3 地质资料馆藏机构改进工作方式是做好地质资料归档管理的重要一环
馆藏机构是地质资料管理工作向前推进的执行者，应大力宣传国家和上级的地质资料管理法律、法规和规章制度，做好技术标准的宣传贯彻，不仅要组织馆藏机构的技术标准学习和培训，还要在管理机构的组织下对项目承担单位和项目承担人员进行技术标准的学习和培训。馆藏机构在接到管理机构归档计划时，应将工作重点前移，深入科研生产一线，在项目实施过程中即对地质资料的产生过程进行技术指导，把重点环节由归档验收改进为对地质资料形成过程的质量控制。
3.4 项目承担单位和人员对归档技术标准的学习是做好地质资料归档管理的关键
项目承担单位和人员学习和掌握地质资料编制的技术标准即可以在项目执行的过程中对生成的地质资料进行及时、规范的整理，也方便后续馆藏机构的检查验收，由此可大大节省地质资料归档的时间和人力成本。
3.5 项目验收和经费的合理拨付是做好地质资料归档管理的最终控制手段
既然地质资料和成果的归档是科研和生产项目完成的一个过程和环节，这个环节没有进行也就是项目没有完成，是不能通过最终验收，不能拨付项目尾款和抵押金的。作为地质资料馆藏机构一方面他没有手段来控制归档，另一方面他也没有这方面的积极性。
4 结束语
地质资料归档是地质资料管理的前提和基础，也是科研和生产项目完成的最后一环。在现有的体制下对归档管理的控制是馆藏机构无力完成的，如同油气的勘探开发一样，需要多部门协同完成。各级领导和部门应提高认识，积极努力，理顺工作关系，把国家投资产生的宝贵的地质资料这类无形资产及时、完整、准确、齐全的收集好，并努力使之在后续的科研、生产中发挥更大的效益。

李素清
（中国石化中原油田档案管理处）
摘 要 在实际工作中，地质档案资料在归档（电子文件）中发现存在着一些新问题。本文对如何做好地质档案资料归档的前端控制进行了探索，提出了切实可行的办法。
关键词 地质档案资料 归档 前端控制
近几年，中原油田随着科研与生产的发展，所形成的地质档案资料也较以往日益增多。在实际工作中，我们发现，各单位需要归档的地质档案资料无论是电子的还是纸质，都存在一些新的问题：编制标准不统一；电子与纸质不对应；资料印刷不规范；工作人员不够认真等。针对这些新问题，我们档案室在对地质档案资料归档控制的过程中，积极探索，大胆实践，通过与勘探开发研究院、各采油厂及各行业公司等单位的密切配合，实行了“两控制一提高一考核”的地质档案资料归档前端控制体制。即：源头控制、接收控制，档案意识的提高，把归档工作纳入目标考核体系。
1 地质档案资料归档前端实行“两控制”
1.1 源头控制
归档时发现勘探开发研究院各科室归档用的印制标准不统一：既有旧的（如 2002 年），也有新的（如2008 年）；既有国土资源部的（如储量报告），也有中原油田分公司的（如生产项目）等。针对这一情况，我们的具体措施有：
一是统一标准，把中石化集团公司企业标准 2008 年 4 月 1 日起实施的《石油天然气勘探与开发地质成果报告编制要求》、《油气成果地质资料计算机著录细则》、《石油天然气勘探与开发地质资料立卷归档规则》等项具体标准，发布在勘探开发研究院的网站首页的醒目位置上，便于大家看到并按要求及时归档。
二是积极与勘探开发研究院科研管理部门领导协商，加强其对地质档案核心档案归档的重视，并对各科室制定相应的归档考核奖惩制度。努力提高油田核心档案整理编目的标准化、规范化水平，确保油田核心档案资源在载体和门类上的齐全完整。
1.2 接收控制
1.2.1 纸质印制把关
归档时发现个别的地质档案资料印制不规范，如有的报告封面用的是铜版纸，有的插图插表版式不对等，这给我们盖章、编号等工作造成极大不便，所以要对纸介质严格认真地把关。具体做到如下要求：①封面用 150g 以上皮纹纸印制。②文字报告、附件采用 70g 以上的 A4 幅面纸印制，双面正规胶版印刷或激光打印机打印。③彩色文字、图件必须彩色印刷，制印清晰，着墨牢固。④用线装订。⑤装订顺序为：封面、扉页、目次页和主体部分。⑥多张软质图件尽量采用同种规格幅面，折叠成 270mm×190mm 大小的手风琴状，图面折在里，图右下角责任表（图签）露在外；不易折叠的硬质图件，应加图袋（筒）包装。
1.2.2 电子格式把关
归档时发现有的电子文件与纸质的不是一一对应的关系，如纸质的有附图，可电子的没有或者缺少一张等现象。所以要对其进行严格的把关。
一是载体把关：
（1）验收内容。包括电子文档的格式、组织方式、信息的完整性、载体的安全性、可读性及载体信息与纸质资料内容的一致性。
（2）验收方法。①载体的验收。电子文档的载体不能有擦痕、矫变、斑点、霉变、损伤等痕迹，载体表面清洁。电子文档载体能在通用的读取设备上被正确读取，不携带病毒且能进行正常的复制。电子文档载体的外标签应正确无误。②电子文档登记表的验收。电子文档登记表的填写应规范、正确。③电子文档的完整性验收。对照电子文档登记表、相应纸介质资料和“Readme”等文件，仔细查验交来的电子文档的完整性。④查验。浏览每一个电子文档内容是否清晰、齐全；电子文档格式及组织方式是否正确；存档电子文件、源电子文件和附加电子文件是否齐全。
二是制作把关。编辑格式统一按中石化企业归档标准等有关规定执行，封皮按照字号一般不小于 3号字，行距不得低于单倍行距。页面的尺寸以A4为宜。带有页码，页码位于页面的低端，“居中”或“外侧”。审批文件的排列顺序符合要求，专家签名、公章等信息无遗漏。所有插图、插表、图版应直接插入文字的相应位置，无遗漏，边界完整，所有图片、表格、图版等的显示方向应向上，插图名称置于图的正下方，插表名称置于表的正上方。
2 地质档案资料归档强化 “一提高”
“一提高”—“档案意识”的提高。归档时发现资料移交人员的“档案意识”不够，如字迹模糊，他们就觉得能猜出是什么字就行了；更有甚者，两盒光盘一盘刻录一盘竟是空的等。为了提高资料移交人员的档案意识，具体应做到三个方面：①验收此项工作的档案管理人员要有强烈的档案意识，必须要严格认真，要有对历史负责、为利用者考虑的长远目标来要求。②地质档案资料移交人员要有档案意识，按档案的要求或标准执行，要让他们有从资料到档案的思想转变。③给每位科研人员宣传档案意识，结合实际进行宣传，并及时举办地质档案资料编制整理培训班，提高有关人员特别是科研人员的档案意识和编制整理水平，大力提升档案的规范化管理水平和服务能力。
3 地质档案资料归档纳入“一考核”
“一考核”—将地质档案资料归档工作纳入目标考核。由于地质档案资料直接关系到油田的科研生产，对其进行有效的监督约束管理，意义重大。具体措施有：把各科室归档工作纳入所辖二级单位的各项目标考核范围，特别与绩效考核挂钩，对那些自己为了使用方便不愿将有价值的资料交出来归档的单位和个人，并造成人为的油田核心档案收集不齐全、不完整的，进行实质性的惩罚。对做得好的，要及时进行表扬和奖励。其次，纳入局有关单位的各项目标考核当中。做到既重业务活动，又重法制建设；既重档案实体管理，又重行政监督指导。

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