地质档案资料归档的前端控制 数据的登记

李素清

（中国石化中原油田档案管理处）

摘 要 在实际工作中，地质档案资料在归档（电子文件）中发现存在着一些新问题。本文对如何做好地质档案资料归档的前端控制进行了探索，提出了切实可行的办法。

关键词 地质档案资料 归档 前端控制

近几年，中原油田随着科研与生产的发展，所形成的地质档案资料也较以往日益增多。在实际工作中，我们发现，各单位需要归档的地质档案资料无论是电子的还是纸质，都存在一些新的问题：编制标准不统一；电子与纸质不对应；资料印刷不规范；工作人员不够认真等。针对这些新问题，我们档案室在对地质档案资料归档控制的过程中，积极探索，大胆实践，通过与勘探开发研究院、各采油厂及各行业公司等单位的密切配合，实行了“两控制一提高一考核”的地质档案资料归档前端控制体制。即：源头控制、接收控制，档案意识的提高，把归档工作纳入目标考核体系。

1 地质档案资料归档前端实行“两控制”

1.1 源头控制

归档时发现勘探开发研究院各科室归档用的印制标准不统一：既有旧的（如 2002 年），也有新的（如2008 年）；既有国土资源部的（如储量报告），也有中原油田分公司的（如生产项目）等。针对这一情况，我们的具体措施有：

一是统一标准，把中石化集团公司企业标准 2008 年 4 月 1 日起实施的《石油天然气勘探与开发地质成果报告编制要求》、《油气成果地质资料计算机著录细则》、《石油天然气勘探与开发地质资料立卷归档规则》等项具体标准，发布在勘探开发研究院的网站首页的醒目位置上，便于大家看到并按要求及时归档。

二是积极与勘探开发研究院科研管理部门领导协商，加强其对地质档案核心档案归档的重视，并对各科室制定相应的归档考核奖惩制度。努力提高油田核心档案整理编目的标准化、规范化水平，确保油田核心档案资源在载体和门类上的齐全完整。

1.2 接收控制

1.2.1 纸质印制把关

归档时发现个别的地质档案资料印制不规范，如有的报告封面用的是铜版纸，有的插图插表版式不对等，这给我们盖章、编号等工作造成极大不便，所以要对纸介质严格认真地把关。具体做到如下要求：①封面用 150g 以上皮纹纸印制。②文字报告、附件采用 70g 以上的 A4 幅面纸印制，双面正规胶版印刷或激光打印机打印。③彩色文字、图件必须彩色印刷，制印清晰，着墨牢固。④用线装订。⑤装订顺序为：封面、扉页、目次页和主体部分。⑥多张软质图件尽量采用同种规格幅面，折叠成 270mm×190mm 大小的手风琴状，图面折在里，图右下角责任表（图签）露在外；不易折叠的硬质图件，应加图袋（筒）包装。

1.2.2 电子格式把关

归档时发现有的电子文件与纸质的不是一一对应的关系，如纸质的有附图，可电子的没有或者缺少一张等现象。所以要对其进行严格的把关。

一是载体把关：

（1）验收内容。包括电子文档的格式、组织方式、信息的完整性、载体的安全性、可读性及载体信息与纸质资料内容的一致性。

（2）验收方法。①载体的验收。电子文档的载体不能有擦痕、矫变、斑点、霉变、损伤等痕迹，载体表面清洁。电子文档载体能在通用的读取设备上被正确读取，不携带病毒且能进行正常的复制。电子文档载体的外标签应正确无误。②电子文档登记表的验收。电子文档登记表的填写应规范、正确。③电子文档的完整性验收。对照电子文档登记表、相应纸介质资料和“Readme”等文件，仔细查验交来的电子文档的完整性。④查验。浏览每一个电子文档内容是否清晰、齐全；电子文档格式及组织方式是否正确；存档电子文件、源电子文件和附加电子文件是否齐全。

二是制作把关。编辑格式统一按中石化企业归档标准等有关规定执行，封皮按照字号一般不小于 3号字，行距不得低于单倍行距。页面的尺寸以A4为宜。带有页码，页码位于页面的低端，“居中”或“外侧”。审批文件的排列顺序符合要求，专家签名、公章等信息无遗漏。所有插图、插表、图版应直接插入文字的相应位置，无遗漏，边界完整，所有图片、表格、图版等的显示方向应向上，插图名称置于图的正下方，插表名称置于表的正上方。

2 地质档案资料归档强化 “一提高”

“一提高”—“档案意识”的提高。归档时发现资料移交人员的“档案意识”不够，如字迹模糊，他们就觉得能猜出是什么字就行了；更有甚者，两盒光盘一盘刻录一盘竟是空的等。为了提高资料移交人员的档案意识，具体应做到三个方面：①验收此项工作的档案管理人员要有强烈的档案意识，必须要严格认真，要有对历史负责、为利用者考虑的长远目标来要求。②地质档案资料移交人员要有档案意识，按档案的要求或标准执行，要让他们有从资料到档案的思想转变。③给每位科研人员宣传档案意识，结合实际进行宣传，并及时举办地质档案资料编制整理培训班，提高有关人员特别是科研人员的档案意识和编制整理水平，大力提升档案的规范化管理水平和服务能力。

3 地质档案资料归档纳入“一考核”

“一考核”—将地质档案资料归档工作纳入目标考核。由于地质档案资料直接关系到油田的科研生产，对其进行有效的监督约束管理，意义重大。具体措施有：把各科室归档工作纳入所辖二级单位的各项目标考核范围，特别与绩效考核挂钩，对那些自己为了使用方便不愿将有价值的资料交出来归档的单位和个人，并造成人为的油田核心档案收集不齐全、不完整的，进行实质性的惩罚。对做得好的，要及时进行表扬和奖励。其次，纳入局有关单位的各项目标考核当中。做到既重业务活动，又重法制建设；既重档案实体管理，又重行政监督指导。

对于文档的管理，首先要明确档案分类，档案界一般把档案划分为：
文书档案、科技档案、专门档案和音像档案（或特殊档案）四个种类
而档案分类是一项重要基础性工作，如果文件分类不清、组织体系混乱、材料没有“各归其位”
整理编目杂乱无序，整理者空耗精力，使用者“怨声载道”
科学分类
按照国家标准，如《机关档案管理规定》、《归档文件整理规则》、《科技类档案案卷构成一般规则》、《纸质档案数字化规范》等，进行科学分类、整理，便于查询、利用。
定责
有些单位，没有专人管理档案，可以考虑指定某一人，在一定时期内兼管档案，保证档案管理的流畅。
对于不再兼管时，详细填写交接清单，保证接替者，能快速上手适应，减少管理的真空期。

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