行政接待之会议接待

行政会议接待，Rukia's Manual

一、接待准备阶段工作流程

接收接待信息：

1.确保相关责任人知晓嘉宾来访事项。

2.及时落实来访对接联络人及联系方式。

3.确定来访时间。

4.了解来访目的（eg：考察交流）可以询问对方联络人是否有会议资料需要提前拷贝。

注意：a.编写会议议程时，涉及保密内容需要回避。

b.注意措辞：一般上级单位为“指导”，平级单位为“交流”。

5.了解来访人员信息（包含单位/部门、职务、人数等)。确定来访人员的职位，邀请本公司相应职位的领导参与接待。（只多不少）

6.确认是否安排住宿、接送机/站、用餐，至少提前一天确认。

二、确定接待责任部门，明确责任人：

责任人需要全程负责接待任务，一般情况下，来访嘉宾没有离开前，接待人员不宜随意更改。确定访客的各项需求后，向领导（接待责任人）进行请示，并请示领导是否安排会议室、公司参观讲解、欢迎大屏、摄影口、礼品、以及餐叙环节。

三、确定接待方案，根据来访人员级别不同，安排不同标准的接待安排。原则上提前一天落实所有接待事项。

1.住宿、餐饮、接待陪同人员、接待车辆、会场布置、礼品门等都可视具体情况来定。

2.请示领导是否安排欢迎大屏、席卡、公司宣传册、会议签到牌、海报展架等宣传物料。

3.如果我方有会议材料需要提前收集，并在会前提前调试媒体设备!

四、制定接待WBS及日程安排，发送至各责任人。

1.制定WBS将整个接待流程做简单描述，以及涉及相关责任人的工作职责均分配到个人，并交由负责此次接待级别最高的参会人员审批。审批通过后，将该WBS及日程安排发送给相关接待人员及相关部门责任人，以及参与会议的宣传人员及其他工作人员。

2.涉及党政机关接待，WBS中不得出现“宴请”、“晚宴”等字眼，可使用“餐叙”、“工作餐”等话术，用餐地点使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信发送给相关领导。

3.WBS中要明确接待及陪同参观人员摄影人员、陪同就餐人员等相关责任人。其中摄影人员需全程参加，并提神确定合影位置及时间。（涉及团体合影需提前确认站位，根据人数提前摆放站架或椅子。）

4.提醒陪同人员注意着装，佩戴工作牌等。

接待进行阶段工作流程：

五、门厅迎接来访人员：

1.提前预留车位，或者电梯控梯等。在来访嘉宾抵达10分钟前，接待人员在门厅准备迎接。

2.接待人员在陪同高层领导见嘉宾之前，提前告知高层领导来访人员的级别及相关工作性质。

3.在嘉宾抵达时，接待人员主动引导我方高层领导与重要嘉宾寒暄。

六、座谈交流：

1.如安排公司参观，则先进行讲解参观。

2.涉及党政重要机关来访，利用重要嘉宾参观期间，可请对方联络人（如办公室主任、秘书长等）到会议室再次确认会场、就餐包间布置（特别注意席卡坐次），涉及临时增加人员，利用此时间加席卡。

3.根据参观时间做预判，提前5分钟确认是否备好茶水，不建议提前太久（茶水冷掉）或嘉宾就座后倒水（注意开水不要溅到嘉宾）。

4.根据会议接待性质安排会务服务人员，会务秘书需要做好会议记录，录音等事项。涉及机密内容，会务服务人员由内部安排。

5.会议结束前10分钟，安排引导人员就位。如需合影则根据需要提前安排好站架或椅子。接待结束阶段工作流程

七、会后工作：

1.及时整理相关材料，包括会议纪要、接待总结、合影及宣传物料，发送给相关领导。

2.做好会议督办工作，跟踪落实事项。

3.对接宣传人员做好会后报道。

4.如有回函和费用结算等事项也需要尽快完成。

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会议接待要做哪些工作
答：会议接待要做的工作有：1、客户业务办理及提出问题的处理；2、重要客户参观访问的接洽及讲解；3、用商务礼仪的规范和标准，按公司制度要求的接待程序向来访客人提供商务接待服务；4、做好会议室的管理工作，做好会议前的准备工作、会议后的设备复位等相关工作；5、按时登记公司各部门办公设备和用品的申购、...

大型会议接待流程是怎样的
答：公司准备举办大型会议，而作为会议接待工作人员的你是否对开会议的流程接待清楚呢?下面是我为你整理的大型会议接待流程，希望对你有帮助。大型会议接待流程 一、 会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、...

关于会议接待欢迎词范文
答：预祝会议圆满成功! 会议接待欢迎词怎么写 【篇一】 在全市接待系统联谊会上的欢迎词 尊敬的陈忆主任,各位领导、各兄弟区县的同志们: 大家上午好!微雨过,小荷翻,榴花开欲然。今天,我们相聚在东区金沙明珠,非常高兴地迎来了“攀枝花市、区、县接待工作联谊会”。在此,我谨代表东区区委、区政府向莅临我区的各位领...

会议接待之倒水礼仪
答：会议接待之倒水礼仪,都说来者就是客,既然客人上门我们总要热情接待,最起码的应该给客人倒杯水。端茶倒水的学问很深,并且不那么简单,一不小心,可能因为端茶倒水的学问没搞好,反对工作不利,下面是会议接待之倒水礼仪。 会议接待之倒水礼仪1 一、开会前的准备工作 开会前应及时准备好充分好会议所需的开水并在茶杯...

会务接待工作总结
答：大家分工不分家，在做好各自工作的同时，遇到重要任务、技术问题时，大家都是齐心协力，一齐上阵，在公司会议室、接待室、住宿酒店、武侯祠等场所，都留下了行政人事部人员忙碌的身影。应该说，会务组任务的圆满完成，是所有筹备人员共同努力的结果。本次会议接待期间，会务组精心安排，使得会务和休闲两方面...

公务接待的基本原则
答：1、统筹管理的原则：机关的接待工作统一由办公室负责管理，并具体承办接待工作。2、对口接待的原则：联系工作需要接待的，原则上对等、对口接待。3、事前审批的原则：所有接待事项，必须事先按规定的审批程序报批，未经批准的接待费用不得报销。4、勤俭节约的原则：接待工作既要热情周到，礼貌待客，又要...

行政|怎么做商务接待?
答：Step 3:确定接待流程 接机安排:是否接机、做接机牌、欢迎条幅、鲜花等;双方会面:必要的氛围布置往往是必须的;陪同领导:根据来人级别而定,一般对等就好;拍照背景:最好提前选好地方,有背景板最佳;宣传物料:有统一的宣传材料、横幅易拉宝、宣传权频;会议准备:会议材料、桌签、纸笔、茶水、水果、投影仪;参观目的:根据...

如何做好商务会议接待及礼仪细节
答：接待工作是一项热情、周到、细致的工作,必须遵循礼貌、负责、方便、有效的原则，做好接待工作,需要把握以下接待工作中的礼仪。迎接客人 1、确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。　2、...

会务服务的接待的具体要求
答：2) 尊重同事，与同事友好相处，通过友好的态度和举止建立信任和友谊。3) 协调友邻部门，会议接待服务需要各部门的协作。要有全局观念，从整体出发，不能只考虑个人利益，将整体利益放在首位，以协调各方资源，共同完成工作。4) 代表到前台签到时，工作人员要起立，热情接待。与客人交谈时，态度要自然大方...

行政办公室的接待工作内容和特点
答：行政办公室接待工作的细节管理决定了接待工作质量的好坏。接待工作的细节管理主要体现在服务的细节上,如:准时迎接来宾,为来宾安排舒适的客房,针对来宾的需求和个人习惯提供可口的饮食服务。如有会议或集体活动安排,还需做好现场的服务和协调工作,例如文件资料的准备和送达,会议现场的布置,设备的调试,现场茶水服务等。 行...