如何做到工作效率最大化 怎样才能在每天有限的工作时间里让工作效率最大化

1、运用1-3-5 待办清单法则。列清单可以让我们明确任务，减少胡思乱想，指引我们专注于任务；同时它也具有提醒作用，督促着我们行动。对于每天的工作、任务，可以用“1-3-5 待办清单法则”来制定。就是给自己每天要做的事情设限，并排出优先顺序：每天安排1件重要任务，3件中等任务，5件小型琐事，避免瞎忙。1对应一件“重要且紧急”的“大型”任务（耗时、耗精力）。3对应三件重要（紧急或不紧急）的中型任务；但如果你还有重要且快要变紧急的事，要优先放入中型任务。5对应五件紧急但不重要的小型任务，或是不紧急也不重要但是你想做的事。

2、番茄工作法。对于番茄工作法，不能只是简单学习它的时间设置，而要掌握番茄工作法的内在逻辑：透过分割时间的练习，学会设定和切割任务，把大任务分割成一个个小任务，每个步骤（任务）控制在十几分钟、二十几分钟内就能完成。这样做的好处是：即便任务中被打断，也可以调整步伐快速继续任务；即便是零碎时间，也能就任务的某一个步骤环节，快速进入专注状态；长此以往，我们会更了解自己完成一个任务所需时间，更好的管理任务和时间。

3、任务切换法。做事的过程中，我们难免会出现做着做着就不想做的情况，以前碰到这种情况，我多半就是勉强自己“耗着”（消耗了时间和精力，却没什么产出），或者停下来去玩乐休息一下（玩着玩着就忘了时间，越玩就越不想工作）。后来，我转换了一下思路，找到了一种更好的方法：不想做这件事，那就去我的“待办任务清单”中挑选一件我有点心情、不那么排斥的一件事情去做！如果在待办任务清单里还是没有找到我想做的事情时（事实上很少出现这种情况），那我就想想：半小时后我可以做什么、晚上可以做什么、明天可以做什么？做个规划、或者列个任务清单。有些人可能会觉得这是在浪费时间，其实不然，这既可以给自己增加动力，同时也是寻找方法的策略。

4、休息和调整。休息是为了更好地完成任务。当你发觉自己累了、注意力不集中了，就起身动一动，比如喝杯水、伸个懒腰、洗把脸等等，这都可以让你注意力再次集中起来。做几分钟的冥想练习也是非常好的，不会做的话，可以搜索看看。或者参考我用过的“精英特速读记忆训练软件”中的“静心调息”，这是一个类似冥想的练习，里面会有声音引导着你放松，调解状态。另外软件中的“舒尔特表、整体感知、点选数字”等基础练习都可以练习集中注意力。我有时候工作学习累了，就会打开练练，调整一下。

你可以更聪明地工作，而不是更辛苦的工作方法。这里可以提供很多的建议，以帮助使你的一天更富成效而无需投入额外的时间。五个不需拉长工作时间，却能更有工作成效的方法：
1，限制你的to-dolist，每天最多做三件事
一个违反常理但对我的工作效率有提升的方法是限制我增加到to-dolist的项目数量。
选择1-3个最重要的任务MostImoportantTasks(MITs)。这些任务是你一天工作中必须要做的，比较重要且困难的任务。是那些需要你耗费很多时力，加班来完成的工作。LeoBabaut主张再做其他事情之前先把重要的事情做完：
“早上最先做你的MITs，不论是在家里还是你准备开始工作的时候。如果你将它们放置在后面，你将会变得很忙，并且没有时间来完成它们。如果不先完成它们，你一天的休息就泡汤了!”
你的to-dolist的其余部分可以被你想要去做的事情填满，只要你优先确定了1-3个MITs。确保你在专注于其他事情之前先把重要的事情完成，这样你将会在一天结束时觉得很有效率。
前一天晚上想想你的计划
另一个制定to-dolist的小窍门是在前一天晚上想好你要做的事情可以减少你工作的焦虑。我最后常常躺在床上想我明天需要做的事情并且规划我新的一天，这使我很难入睡。
所以在睡觉之前将我的to-dolist写下来可以帮助我放松并且睡得更香。我不想浪费早上的时间来想我今天应该先做什么，这样以后我可以第二天直接跳到MIT来做。
只关注今天要做的事情
我最近最喜欢做改变就是将我今天需要做的事情从主要清单中分离出来。
某些时候我对所有我需要做的事情感到很焦虑——我必须将它们写来来防止自己忘记。但我不希望它们塞满了我今天的时间，这将会使当下变得更加的忙碌。
我的解决方法是我会列一个关于我要做的事情的综合清单。每天晚上我会挑一两个待办事项到第二天来做(我会用优先级标记在我的综合事件清单上，这样有很高优先级的事情将会被移动到我的“today”清单)。这让我专注于今天要做的事情，这也给了我有时候需要做的一些小事情留了空间。
《与成功有约》作者史蒂芬.柯维(StephenCovey)曾说，传统时间管理思维容易让人陷入与时间赛跑的恶性循环，成为想在最短时间内做最多事的急迫性偏执狂，但如果把时间看成是一个罐子，重要的事看成大石头，想要顺利填满整个罐子，你应该先放入大石头，再依序填入小石头、沙粒和水。
因此，试着把自己的待办事项重新组合，依照重要程度分成高、中、低三种层次，最重要的事今天解决，例如完成企划;次要的事本周完成，例如顾客感谢函;没那么重要的事，有空再做吧，例如上网申请会员注册。
2，衡量你的结果，而不是注重时间
WorkSmarter,NotHarder这一点来源于一个问题：付出和回报不成正比。我希望能在短时间里面获得更多的成效。其中一个方法就是衡量我们的工作效率。
这听上去很像一个玩笑，但这是工作的时候不可忽视的一个问题如果你真的衡量了你所做的事情的效果，而不是你在这件事情上面多花费的时间，你将会发现你工作中的一些不同。
如果你有一个大项目或者任务需要完成，一个良好的开端就是将它们细分成需要完成的部分。一系列的小任务组成一个大项目，你可以检查你每天做了什么，并且可以知道你用了多少天完成这件事。
当你查看你每天所做完的事情的时候，你会很惊喜并且更加激励你投入的工作，完成更多的任务。
以结果为导向衡量工作进度，看工作成果，而非工作时间。
3，建立“准备工作”规则
正如我前面提到的，如果我不知道先做什么工作，我就会变得很拖延并且浪费一上午的时间。你可能因为别的事情造成拖延，但起步往往是最常见的阻碍。我倾向于拖延，浪费时间在早晨。你可能有一个不同的危险时间一拖再拖，但是起步似乎是一个常见的障碍。一种方法可解决这种问题，就是建立一个规则来告诉你的大脑和身体，现在需要开始工作了。
你的规则可以使很简单的事情，比如每天上下班的路上买的一杯咖啡。我通常边喝咖啡边检查我喜欢的网站，看看是否有新的消息。一旦喝完了咖啡，这就是我的分界点，就触发性的告诉我开始工作了。
其他方式进入工作的状态可以是当你坐在办公桌前或者在工作区的时候，关掉你的手机，做一些简单的伸展运动，吃点早餐。你甚至可以设置一个广播来让你进入工作状态，收听广播让它成为你进入状态的一种规则。
Twitter和Square联合创始人杰克.多尔西(JackDorsey)这样设定他的工作规律：星期一管理公司，周二产品，星期三行销、沟通与成长，星期四研发与合作伙伴，星期五公司文化与招聘。如此一来，即使临时有事打扰，他也能立刻回神，专心处理今日要务。
4，追踪你在什么事情上浪费时间
如果你想提高工作效率，当你真正遇到问题的时候最好改变规则并且尝试新的解决方法。我过去肯定会这样做，但发现它并不是一个长期的解决方案。
提高效率的第一步是找出你规律性时间所花在的地方。首先，记录你每天早晨做的准备工作。你会发现你的时间花在像选择衣服这种可以在前一天晚上做的事情上。然后追踪你如何花这些时间的，找出它们的模式——像RescueTime这样的工具可以帮到你。
一旦你知道什么事情占用你的时间，什么事情让你拖延，你可以开始改变这些习惯。
我曾经在早上浪费了大量的时间来检查出我最喜欢的网站的新闻和更新。所以因此我制定了规则：我会边喝咖啡边做这件事情，当咖啡喝完的时候就意味着要开始工作了。这种方法只用于做我自己喜欢做的事情，但不用于我计划内的工作事宜。
5，养成帮助你停下工作的习惯
培养工作规律有助于运用时间，停止工作也是如此。你应该为自己设定停工时间，以免无止尽地继续瞎忙。例如，午餐前必须完成一件最重要的事，或者跟朋友约顿晚餐，强迫自己提高工作效率顺利赴约。这些正向奖励也会使你抱着期待愉快工作。
所以，规定自己准时下班。可以安排跟朋友吃晚餐，强迫自己准时完成。此外，因为是要做自己喜欢的事，会更有动力赶快完成工作。

如何提高工作效率使个人价值最大化？~

对时间安排要有清楚的意识做好时间管理的第一步，就是弄清楚自己时间到底用在哪里，明白自己使用时间的习惯，才能做好反思和制定改进的计划。
坐下来，思考一下你每天花去的时间，通常都是如何安排的？这样可以让自己对时间的使用有一个清晰的认识。
记住一个要点：我们的习惯，是导致时间被用在不同地方的重要因素。
很多时候，我们会发现，时间会被我们花费在一些无关紧要的小事上，而重要的事情上却并没有花很多时间。而这些，都是由于我们长期建立的习惯行为模式。
所以，想要最大效能利用好自己的时间，我们就需要改变自己平常的习惯，找到那些浪费你大量时间的点，然后尽量减少这些任务，或者不做。比如，长时间地看电视，刷微信，跟别人聊八卦等等。或因为心情不好，而影响到自己的工作效率，导致时间被浪费等。
当然，对于喜欢的事情，不用太压抑自己，可以每天做一下，但是必须控制好时间，例如玩游戏，只规定每天玩一个小时。

以目标为导向，制定行动计划当你清楚意识到自己的“时间习惯”之后，接下来，想要用好时间，我们就必须为自己的时间做出适当的安排。
而以结果为导向，就能够让我们针对性的用好时间。
好比我们要规划好需要执行的长期目标和短期目标，甚至把年度目标分解到每个月，做好每天的行动计划清单，这样我们才能够利用好每天的时间，为目标进发。
以一个星期为一个大的目标单元是比较合适的，因为我们平时可能会有各种各样的意外，某些时候我们确实可以无法执行目标，所以制定计划时可以有些灵活的空间。
至于如何制定目标，就要符合SMart原则：
1，目标必须明确而清晰；
2，目标必须可以衡量；
3，目标必须契合实际，可以达成；
4，目标要有确定的时间限制；
好比你想提高自己的英语能力，这个目标就比较笼统，无法细化到每天的执行步骤上。
所以，我们就要继续细化这个目标，让其可以衡量，而且能够让自己达成。我们可以指定每天的“执行目标”，就是“每天掌握一个语法知识点”，“或者背诵十个单词”，或者“掌握十个句型”等。
按照这个方法，就能够制定每天的计划和行程，做好每天的行动清单。

对任务的重要程度进行划分我们每天要做的事情可能不止一件，有些事情必须要尽快完成，而有些事情则是自己给自己的任务，要安排特定的时间完成。
为了不让每件事情、每个目标之间产生冲突，我们就需要合理安排好不同目标的执行次序，而这就需要对任务的重要程度进行划分。
根据事情的重要性和紧急性，我们可以把事件分为四种状态:
（1）重要紧急；
（2）重要不紧急；
（3）紧急不重要；
（4）不紧急也不重要；
这是时间管理的四个象限。不同象限的事情区别对待。当有了这个意识之后，就要对要做的事情，进行以下的审视：
1，目标是否明确；
这个目标是否有时间限制？其重要和紧急程度是怎样？
2，如何制定计划；
用什么方式完成这个任务？在家解决，还是需要出外处理？可以交给他人吗？
3，确立要事第一；
把重要紧急的那件事先做，再去做一些对自己重要的事情。
好比在休天，不用上班，那么吃完饭后，先去洗碗就是比较重要而紧急的事情，至于认真学习英文，就是比较重要而不紧急的事情了。
有了这个意识，行动起来就会更有条理了。

执行任务的时间都可以量化所谓“量化时间”，就是让时间有一个清晰的计算单位。如果在你执行任务之前，对时间没有一个量化的考虑，那么可能一个下午就用在这个任务上了。
而有了量化时间，那么当你执行一个任务时，就可以提前设想好，在几点钟之前或者哪个时间段，可以特意留给某个目标。
例如我晚上十点过后，凌晨一点之前的时间，就是专门留给写作的。所以在这段时间内，我可以专心致志去写作。到了时间，我就去睡觉。
所以，给自己每个任务适当的时间期限，这个时间是逼自己避免做事拖拉，提高效率，在限定的时间内完成。
这个时间要灵活，不能说很短，完全完不成，需要根据自己以往的经验来，也不能说很长，这样会让自己产生惰性，拖拉心理。
分析哪些因素是可控的，哪些是不可控的，容忍意外的发生，对于不可控的事件留有一定的浮动时间。
预计需要花费的时间，并在实际的工作当中，不断检查计划是否切合实际，方便后面作出调整。
每天写下要完成的三件事制定计划之后，你已经有了一个清晰的计划。
然后列出清单，通过四象限划分轻、重、缓、急，排好优先顺序，先做最重要的，然后依次做完一件再做下一件。
但不管你如何安排时间，也不管哪些事情比较重要，我们一定花时间想清楚，今天要做的事情有哪些？ 紧急的事情可能有哪些？可以延后的工作有哪些？
在这个基础上，每天列出需要完成的三件重要事情，做好这三件事情，再去考虑其他的事情。哪怕其他的任务没有完成也不要紧，因为你已经把最重要的事情完成了。
记住，高效率的工作方式，就是按照“二八法则”分配时间，
把80%的精力放在最重要的20%的事情上。



锁定目标，专注执行有了计划和执行步骤后，接下来的事情，当然就是专注目标，认真行动了。
当我们开始工作时，为了避免拖延，我们就会排除各种干扰源。把手机放在一个远一点的地方，尽量不要被杂音影响到自己等。
这样可以让自己更好地把注意力投放在手头上的任务当中。
而在一件事情没有做完之间前，或者没有取得一定的成果之前，千万不要去想别的事情。一次性把一件事情做完，不然到时候又要重新开始，花费很多的时间在转换不同的事情上面。
记住，做完一件事情再做另外一件事情。即便是想拿起手机看一下朋友圈，也要尽量避免。
想要做到这点，每次行动，可以运用番茄工作法集中精力25分钟，不要让自己受到干扰，每25分钟，休息5分钟，这25分钟就专注做一件事情，
其他的事情什么都不要去想，也尽量不要让外部的环境来打断你。集中注意力，把手头上这件事做完再算。
当你养成这个习惯，你做事的效率才会得到大大的提升。

构建可持续行动方案有时候，我们可能会因为一些意外的因素，某一天确实完成不了既定的目标。没关系，我们要懂得正确去调整。
一个防止目标被中断的方法是:
前一天没完成的任务减半处理，分别放到第二天和第三天，这样也不至于第二天一下子任量过大而完不成，或者索性产生放弃的心理。
完成目标的核心，不在于你突然激情爆发连续好几天做很多事情，而在于持久稳定地做好每天的事务，哪怕你每一天做的事情都很微小，但等你过完一个月以后，回过头就会发现，你积累下来其实是做了很多事情了。
不管是学习的上面，生活的上面，工作的上面，看着这个月完成的这么多事情，你也会感觉自己的幸福感得到了提高，工作效率也提高了。
对结果进行反馈，调整计划，改善不足不管我们制定的行动计划多么完美，或者我们如何要求自己按照计划去行动，我们总会有做得不到位，或者做到还不够好的地方。
所以，当你坚持一段时间之后，如果你意识到有这些问题的出现，最后就是去检验行动的结果，以及期间出现的各种问题。
建议每周都要留给自己反思和总结的时间，查找不足，改善问问，然后完善整个时间管理计划。
每天晚上也要反思当天的工作，如：
当天的目标完成了多少？跟原来的计划相比相差多少？是什么原因导致没有完成？如何防止问题和进行改进？对于经常操作的任务做好流程化处理，整理成行动清单，第一步做什么，第二步做什么，这样就不用每次工作都调用大脑思考，减轻负担，每次只要根据核对经验积累的行动清单来快速执行。
当形成固定的行为模式之后，我们做起来就会容易很多了，毕竟我们应该不会对自己每天刷牙、洗澡这些行为，觉得是一种苦差吧？

制定奖励，正向反馈机制，培养成就感千万不要忽略对自己的奖励。
这是让大脑产生多巴胺，让我们更容易和愿意坚持投入工作的重要反馈机制。
比如每天完成任务后，让自己有一个完成的“仪式感”，无论是在计划表上打勾勾，还是进行签到打卡的方式，甚至是给自己贴上一个"mission complete”的印章，都没问题。
这些仪式感可以不断培养我们的成就感和自信心。我们需要让自己身体，和心理上获得一定的成就感，从而持续而高效地去做一件事情。
有了一个正向循环，这样我们对于时间的运用，就会更加科学和合理了。
最终，我们的工作效率和个人能力，也会得到最大化提升。

工作之前做好计划
工作之中全力以赴
工作之后认真总结
这样日积月累，工作能力会极大提升，工作效率就会最大化了。

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