基层档案管理如何上水平 浅谈如何做好档案管理工作

烟草在线专稿 烟草的档案是烟草行业改革发展的真实记录，是行业的宝贵财富。档案工作是行业整体工作的基础性工作，搞好新时期的档案工作，对烟草的可持续发展有着十分重要的作用。笔者以一个从事基层档案管理人员的眼光，从提高人员素质和服务意识，档案工作信息化、标准化、规范化的角度，对如何促使烟草档案管理工作上水平作了探讨。 档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、文化、宗教等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。烟草的档案是烟草行业改革发展的真实记录，是行业的宝贵财富。档案工作是行业整体工作的基础性工作，搞好新时期的档案工作，对烟草的可持续发展有着十分重要的作用。档案与管理相辅相成密不可分，档案完善了企业管理的内在质量，是企业基础管理的重要组成部分，档案管理水平高低又是衡量企业管理水平的重要标志。 但就目前笔者所在的县局的档案管理现状来说，还存在不少的问题： 一是人员配备不合理。按档案管理现行办法，每个县局要配备一名专职的档案管理员，但就笔者所了解的几个县局，都是办公室文秘兼职档案管理。办公室文秘本身事务繁多，无法分出更多的精力来对搞好档案管理工作，导致部门立卷、归档不到位。而且大部分县局兼职档案人员由对每年形成的归档材料不是亲自参与整理，而是请外单位档案人员集中整理，这无疑会给档案的保密性和查找带来麻烦，再加上文秘岗位流动性大，也不利于档案管理工作的持续发展。 二是管理员知识结构不合理。县局档案管理员一般为半路出家，鲜有档案管理专业出身的，专业化程度不高，而现行档案管理工作不仅要求管理员懂得一些现代的信息化知识和计算机应用技术，更要熟知档案管理工作的专业知识。但就当前来看，基层县局档案管理人员学历专业不对口现象较为严重，导致档案整理、管理不是很规范，特别是档案的目录索引不全，致使在需要时不能很快的找到相关档案，不能很好地为烟草企业工作服务。 三是现代化管理方式没有普及。县局档案室虽然在硬件上配备了电子消毒柜、温湿度监控器、除湿器等现代档案管理用品，却在档案的收集、整理、编目、检索上却采用手工操作，严重与现代档案管理理念脱节，而且档案室很少用计算机和档案管理系统，导致查找速度慢、使用频率低，统计困难，不利于收集、使用和开发。 四是档案收集不全、服务意识不强。县局档案室目前一般只注重文字档案的收集，却忽视电子、声像、实物档案资料的收集，影响了烟草档案的系统性和完整性，也和现代化档案管理理念不符。并且县局在烟草档案的管理上，重保管轻利用，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为为烟草管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。 在信息化时代，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度的实现信息资源的共享，已成为一种时代趋势。也给烟草档案管理提出了更高的要求，以上几个问题的存在，已严重制约烟草档案管理水平的提升，笔者试从以下几个方面进行探讨： 一是加强培训，提升档案管理工作人员的专业素养。 县局要组织对档案管理人员的专业培训，针对性的对档案管理员进行机关档案管理的有关规定，文书、会计、专卖、基建、声像、实物档案的收集、整理、保管，以及电子文件的归档与整理和档案信息资源的开发与利用等业务知识的培训。通过培训，使他们充分认识到档案在工作中的重要性，增强企业档案管理人员的责任心，进一步提高企业档案管理人员的服务意识、安全意识和创新意识，为规范企业档案管理，提高档案人员业务素质和能力打下坚实的基础。 二是加强档案基础工作，实现档案管理规范化和标准化。 一是做好文书处理工作，文书是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，文秘人员要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的人口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。二是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，没有完成的则不能立卷或归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱。三是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。四是要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住卷宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，使立卷归档后所形成的档案既完整、又不庞杂。 三是加快档案工作信息化进程。 首先是借助计算机和档案管理软件，对现有档案实行整理、著录、入库工作，逐步实现档案文件及目录机检，同时要积极推进那些内容重要、容易受损、利用频率高和珍贵、重要档案的数字化进程，把其转化为电子文档，并做好备份，实现永久保存，提高档案利用率。其次是电子文件归档与电子档案管理。档案管理不再局限于纸质文档，电子文档应当按索引存入计算机硬盘，并刻光盘备份，加快电子文档管理，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，保证归档电子文件完整、有效、真实。从而实现档案信息资源共享，提高档案利用服务水平。 四是强化服务，最大限度发挥档案作用。 首先，档案管理人员要及时准确地掌握利用者的需求情况，由过去“坐等调卷”的被动服务转变为面向全体的主动服务，档案工作人员要充分熟悉室藏档案。熟悉室藏档案，就是要熟悉档案室保存的档案内容、成分、数量以及库房存放位置，熟悉每一种档案的具体整理情况和有机联系，熟悉每一类档案的利用价值。只有这样，档案工作人员才能做到有的放矢、机动灵活地提供准确、系统、完整的档案，满足使用者的需求。其次档案工作人员要灵活机动地拓宽服务范围，积极主动地参与各种重大活动，在准确、及时提供档案利用的同时，积极主动地收集重要的文件材料，使一些重要的档案材料及时归档，让宝贵的历史资料在构建和谐烟草中充分发挥它的重要作用，为烟草行业的持续健康发展提供更优质高效的服务。

档案管理工作做好了
一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据
另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。
档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

如何提高基层单位人事档案管理水平~

如何提高基层单位人事档案管理水平
建立完善的档案管理体制
对于档案管理工作来说，它主要是建立在运行机制的基础之上的。从管理方面来剖析，进行档案管理工作应该根据我国相关的法律法规的规定进行，重视管理的宏观把握，加强档案管理的科学化管理，从而有效的提高工作效率。在此过程中，应该加强各个部门积极配合，将档案管理工作认真落实下去，同时，还要对档案管理工作进行探究，构建健全的管理机制，重视采用工作的责任制，将责任落实到每一个人头上，认真落实专人专岗制度，从而构建一个健全合理的审核制度。通过这样进行档案管理工作能够有效的调动工作人员的工作积极性，鼓舞工作人员的工作士气，从而使档案管理工作变得更加标准化和规范化，避免工作中出现玩忽职守的现象。除此之外，一些上级领导应该重视档案管理工作的重要性，加大对各个部门档案管理工作的管理和监督力度，提高工作审核的质量，从而使档案管理工作顺利的进行，构建一个科学化的管理机制。
加快档案管理信息化建设
所谓的信息化档案管理，就是利用比较现代化的信息技术将一些档案管理资料和信息进行统一化的管理、归类、处理和保存，是国家档案管理总局进行统一制定和规划的一种形式，通过档案管理工作能够实现资源的共享，从而为社会提供更加便捷和优质的信息服务，从而实现科学化的档案管理，实现现代化的档案管理。在档案管理过程中，通过信息化的管理不仅能够有效的提高工作效率，还能够有效的落实科学化的管理工作，使档案管理工作跟上时代的步伐，实现现代化的管理进程以满足现代化社会飞速发展的需要。同时，单位应该加大对档案管理工作的投资，不断增添新的硬件设施，从而拥有现代化多样化的档案载体。除此之外，在管理过程中应该构建一个完善的管理机制，构建一个信息关系网络，建设一个专门的档案管理室，逐渐建立电子档案，并利用现代化的电子通讯技术进行信息之间的交流和传递，从而在构建档案管理工作中进行科学化、自动化的管理。
促进档案管理标准化建设
在档案管理过程中，为了实现科学的档案管理工作，就应该将档案管理资料进行标准化的管理，改善档案管理和保存的环境和条件，加强档案管理设施的保养和维修。在此过程中，单位应该建立一个专门的档案保存室，并招聘专门的保管工作人员将这些档案资料进行妥善的保管，从而有效的提高管理的工作效率。所以，在档案管理中应该摆脱传统管理模式的束缚，改变过去陈旧的管理思想观念，不断提升档案的监督力度，同时，在监督过程中应该在第一时间将档案的开发与管理工作进行有针对性的审核，在保证正确进行档案管理工作的同时努力做到最好。除此之外，档案管理部门还应该相应的构建一个健全的档案评估机制，积极引用比较先进的档案管理硬件设施，采用现代化的管理模式，从而实现档案管理的科学化，保证今后档案管理工作的质量和水平。
提高档案管理人员的综合素质
档案管理工作事实上属于一种持续性非常强的一项工作，这就要求管理工作人员具备较强的专业素质。随着社会的飞速发展，人才市场对人才的要求也越来越高，各个档案管理单位要求人才不仅要具备一般的档案管理基础知识，还应该使上岗人员具备现代化的管理能力，从而为现代化的科学化档案管理奠定基础。在进行科学化的档案管理的时候，就应该要求工作人员具备较强的工作能力和较高的素质，具备现代化的管理思想，这对于档案管理工作的未来发展意义深远。

　　一、增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视
　　无论任何单位的任何一项工作，都必须得到领导的重视，才能使这项工作顺利开展，档案工作也如此。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。然而如何发挥主观能动性，争取领导重视，档案管理人员应当做到如下几点：
　　1、加大档案宣传力度，使领导增强档案管理意识。
　　有的单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作。
　　2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。
　　领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
　　二、拓宽视野，加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理
　　随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。
　　1、增强责任感，提高管理意识。
　　档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
　　2、不断加强学习，掌握管理技能。
　　目前，电子计算机技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
　　3、利用现有资源，整理档案。
　　档案记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。
　　三、加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质
　　档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
　　1、提高认识水平，强化继续教育。
　　发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次，必须真正培养档案管理人才，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。
　　2、加强制度建设，建立健全运行机制。
　　加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。这样，便可以激发档案工作者增强参加教育培训的主动性和积极性。
　　3、加强综合培训，提高业务水平。
　　从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的开展教育培训。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。一是要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。二是要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。三是要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。
　　4、建立奖惩机制，细化考核监管。
　　 进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

怎么提升企业档案管理工作
答：以创新服务水平、更新服务观念、深化服务内容、优化服务方式、服务水平为目标，密切关注重大活动、重大事件，准确把握档案工作的重点、热点，及时、主主动地管理档案，努力实现档案管理在理论上、体制上的创新，从而使档案管理工作及时跟上时代步伐。档案管理工作的目的是为了更好的提供利用，而提供利用则是实现...

如何做好档案管理工作?
答：首先，把自己所有的文件资料全部放到一起，然后按照你们长期使用的类别去分类，不同的公司不同的岗位分类也是不一样的，举例说明：人事肯定是按照人力的六大模块进行分类，如人力资源规划；、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。这是公司级文件分类，人事内部部门会在按照自己负责...

档案管理工作要如何做好
答：1.2管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后 大部分人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。...

如何提高档案管理和服务水平
答：如何提高档案管理和服务水平 （一）注重企业档案管理传统模式与创新思维的结合 在现代企业档案管理模式创新发展过程中，需要将传统档案管理模式与创新思维有效结合。即在企业档案实际管理工作中，需要依据传统档案管理模式进行档案管理，通过对档案进行分门别类管理，并利用企业档案分散重审的优势，明确划分企业...

档案管理的有效措施
答：(一)爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展...

如何提高档案管理水平和档案利用率
答：如何提高档案管理水平和档案利用率 建立完善的档案管理体制 对于档案管理工作来说，它主要是建立在运行机制的基础之上的。从管理方面来剖析，进行档案管理工作应该根据我国相关的法律法规的规定进行，重视管理的宏观把握，加强档案管理的科学化管理，从而有效的提高工作效率。在此过程中，应该加强各个部门积极...

做好档案管理的有效措施
答：1.2 管理层高度重视 档案工作自身具有很强的内务性,虽不引人注意,却必不可少。所以,必须提高对档案管理的重视,深刻认识档案管理在社会发展中的重要意义,提高档案管理工作人员的业务水平和责任度,朝着现代化档案管理模式方向进发。 1.3 大力投入 目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与...

高校如何做好档案管理
答：实现档案的内部共享，档案调用更为灵活，极大地减轻了档案管理人员的负担。学校档案工作是教育事业发展的重要基础性工作之一，是学校管理的重要组成部分，是衡量教学质量和管理水平的重要标志。会博通学校档案管理软件将为学校科学、规范、精细的管理档案持续赋能，使学校档案有效地为学校的教育教学服务。

如何做好档案管理工作?
答：档案管理的工作人员应该将自己的主观能动性充分的发挥出来，奥正档案管理工作更加顺利的进行下去，让领导明确这项工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：1.管理人员应该保持良好工作态度，将自己的本质工作做好，要获得领导对自己工作的 满意，领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案...

如何加强机关事业单位档案管理工作
答：加强机关事业单位档案管理工作 一、创新管理思路，借鉴现代管理理念 事业单位管理与企业管理存在本质的不同，主要表现在工作内容和效果评价层面，但在管理制度上存在较多的共通之处。事业单位档案管理制度存在一定的落后，从根本上来说在于管理理念的落后，主要领导干部的思维不进步，整个单位的管理水平便难以...