如何有效分类管理文件公司文件 如何合理分类管理企业文件

一、按照部门名称分类
按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关，因此更便于企业管理员来管控文件授权，也更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。
二、按照文件类别分类
文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件，常见的文件类别包括：规章制度(生产管理制度、质量管理制度、行政制度、决定决议、管理条例等)、技术标准(质量标准、工艺规程、操作规程等)、工作标准(部门及人员岗位职责、工作流程、标准作业流程等)、凭证记录(生产管理记录、质量管理记录、销售记录、检验检查记录等)、方案文档(产品方案、技术方案、各类验证方案、各种项目方案)、合同文本(合作合同、销售合同、协议书等)、人员日常办公文件(工作计划、工作总结、报告、统计报表、工作简报等)、公司资料(公司重要活动的照片、视频资料等)。
三、按照业务、产品或服务分类
燕麦云的用户来自于各行各业，不同的行业的业务和产品存在千差万别，需要企业管理员从实际出发，根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类一级目录。举个例子，A公司是从事小学及初中课外辅导的教育培训机构，旗下业务有数学、英语、语文的课外辅导，其一级目录文件夹可以按照业务及课程归类来分类，如新建以下名称的企业文件一级文件夹目录：小学语文、小学数学、小学英文、初中语文、初中数学、初中英语。
四、综合型分类
孙子曰“兵无常势，水无常形”，关于文件的分类方式也并不是一成不变，一种分类执行到底的。以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维，在实际运用中很多企业往往会根据实际业务需要综合运用以上分类，多种分类形式并存。

可以借助文档管理工具来有效便捷管理公司大量文档文件，比如云脉纸质文档管理系统，具备独有的文件夹列表可以对文档进行分门别类的有序管理，独有的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源。同时，该系统还具备关键字检索功能，可以让工作人员通过该功能对系统存储的文档名称，文档全文，文档备注进行检索，快速调取所需的原件扫描件、识别资料。
另外，云脉纸质文档管理系统还可跨空间、时间进行信息共享，通过文档共享功能协助企业内部各个部门建立起必要的信息通道。线上共享，实现一份资料，多方共赏，有助于提升员工的办事效率......

我们以前是按部门、专业职能等方向分，太多太乱了，累还不清晰。之后就一种用了优米云盘，后悔的没有早点知道早点用。

我们公司以前文件很混乱，用邮件发来发去，后来领导要求所有人都用爱米云企业网盘。由专人创建好了分类目录，设置了访问权限，大家按要求上传。共享文件也特别方便，尤其是公共任务，经常在爱米云上多人编辑文档。虽然是免费的软件，大家平时用的都挺顺手的，习惯了文件分门别类，找东西快多。而且文件会自动备份比较安全，适合企业用。

产品经理与设计师沟通需求，通常会用产品文档或 Axure 原型，在一起办公时大家开会讨论，面对相同的屏幕口述，都需要反复沟通才能说清楚。远程办公中，就可以将Word、PDF、Excel、PPT 和任意链接格式的需求文档上传至蓝湖；一键生成邀请链接发送给团队成员，团队成员加入后，大家都可以看到相同的内容，结合视频会议，通过打点标注的形式，即可将产品需求表达得清清楚楚，还能反复查看避免遗漏。

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一般都是存到U盘、各种云盘等，但这种安全性可能低一些，也只能一个版本一个版本的存，然后记录哪个是最新版本，分享起来也比较困难。我们公司现在用一个叫任讯的软件，厂商叫沈阳明致软件有限公司，可以搜一下。还比较方便，可以对企业内部的文档进行集中存储和统一管理。可以按照部门、岗位等创建多级目录，对文档进行分类存储，易于查找。还能设置访问权限，可以精确设置每个目录和文件的详细操作权限，用户的每一项操作都会自动生成相关日志以便事后查证。支持多人协同在线编辑和版本控制，一个文档可以记录多个历史版本，随时可以查看或恢复。重要文档可以加密存储，即使非法拿到也无法查看。支持多种文档备份方式，即使文档损坏或者丢失也不用担心。

一、按照部门名称分类
按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关，因此更便于企业管理员来管控文件授权，也更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。
二、按照文件类别分类
文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件，常见的文件类别包括：规章制度(生产管理制度、质量管理制度、行政制度、决定决议、管理条例等)、技术标准(质量标准、工艺规程、操作规程等)、工作标准(部门及人员岗位职责、工作流程、标准作业流程等)、凭证记录(生产管理记录、质量管理记录、销售记录、检验检查记录等)、方案文档(产品方案、技术方案、各类验证方案、各种项目方案)、合同文本(合作合同、销售合同、协议书等)、人员日常办公文件(工作计划、工作总结、报告、统计报表、工作简报等)、公司资料(公司重要活动的照片、视频资料等)。
三、按照业务、产品或服务分类
不同的行业的业务和产品存在千差万别，需要企业管理员从实际出发，根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类一级目录。
四、综合型分类
孙子曰“兵无常势，水无常形”，关于文件的分类方式也并不是一成不变，一种分类执行到底的。以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维，在实际运用中很多企业往往会根据实际业务需要综合运用以上分类，多种分类形式并存。

单位文件用哪种方法分类好
答：wangcaihong[回复淡如水]:我们企业的分类原来是按照《工业企业档案分类试行规则》来进行的,但是这种分类已经远远不适应现在工作的实际。目前,我们就碰到了这样的问题:一是,原来的档案管理系统中有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”,但是文书档案改革后,已经全部归入文书档案,新的档案系统中只用文书档案,...

公司文件分类管理怎么做
答：会博通综合文档管理系统，在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在世界领先水平。集中统一管理企业内部不同层级、类型的文档资料 文档协同化管理，应用到具体业务中，不再成为“额外工作量”不限单一地域、单一时间，全面实现移动化应用（多终端、协作、互助）...

项目里的文档资料好多,该怎么管理?
答：建立文档管理策略： 制定明确的文档管理策略和标准，确定文档的存储位置、命名规则、版本控制等，以确保文档的一致性和易于查找。分类归档： 对项目文件进行分类，例如按照项目阶段、类型、部门等分类，使文件有序排列，易于查找和管理。访问权限控制： 对于敏感或机密的项目文件，设置适当的访问权限，确保只有...

公司的文档如何管理?
答：公司的文档管理方式如下：1.文件的跟踪管理法 公文在运转使用中，为利于查找和保密，要准确掌握其流向。主要措施就是搞好登记，登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。“日记实”，是对办公室文件在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查找、调阅文件时的得力工具。一般用...

如何将电脑中的文件进行分类管理,如何分类?
答：1、首先将需要分类管理的文件放入文件夹中，可以新建一个文件夹进行存放。2、然后右键点击文件夹的空白位置，在打开的选项菜单中选择“分组依据”。3、在打开的“分组依据”选项菜单中根据实际需要点击对应的分类项目，例如选择“类型”，也可以点击“更多”自定义分类项目。4、即可将放入文件夹中的所有文件...

如何进行企业档案文件归类管理
答：以“案卷”为单位整理,按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系,科学组卷,通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。三、定期检查、做好保管定期检查档案情况,发现档案破损或字迹变化,及时修补复制,确保档案的安全完整,定期开展档案数据管理和馆库设施...

工作文件夹怎么分类 带你了解存放原则和方法
答：1、分类存放原则 MECE分析法，全称Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互独立，完全穷尽”。也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类。使用MECE分析法作为文件的分类存放原则，可使文件不重叠、不遗漏的分类存放起来，也便于使用人及时准确地找到。2、分类存放方法 原则...

办公室文件如何分类
答：1、首先按文件来源分类：公司外部文件、公司内部文件 2、再按文件性质分类：管理文件、业务文件 3、公司内部文件再按公司所设部门分类 4、管理文件再分为：公司资质文件 、公司制度文本、公司考核方案、办公室常用表格等 5、业务文件再分为：行业法律法规、工程合同类、合作协议等；或者分为：已建工程、...

公司文件怎么分类呀?如:人事资料、生产管理文件、合同文件等,因为我...
答：文件分类又叫档案分类。有6种分类形式：①根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。每类社会组织档案中，又分为具体社会组织档案。每个独立的社会组织档案是划分全宗的依据，每类社会组 档案分类图 织档案是划分全宗群的依据 根据档案内容性质分 ②根据...

公司文件很杂乱,怎样分类最合适?
答：文件分为2种，一种电子档的，一种纸质的；个人习惯不一，分类视个人工作决定，下面几点仅供参考：行政、后勤、管理类：1、电子档：按时间顺序建立文件夹，标明月份，一个月一份；里面分处理完成的，正在处理的，未处理的，结合事情的紧急重要的顺序放置，并在每天下班前整理3个文件，注意及时更新；2、...