如何解决设计与研发的文档管理问题，保证文件安全？ 企业文档管理需要注意一些什么问题？
随着信息化的发展，越来越多的公司在产品设计与研发过程中需要用到各类电子文档。单纯依靠windows文件服务器等方式来管理公司产品与研发文档已难以解决文档管理的问题。
包括：海量文档存储，管理困难
产品设计和研发部经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。
文档版本管理混乱
由于设计文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理。
文档安全缺乏保障
大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。
知识管理举步维艰
大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量文档资产的流失（人才流失=知识流失）。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。
2、易度产品设计与研发文档管理解决方案
易度产品设计与研发文档管理解决方案可以实现对企业的各类技术文档,如研究报告、设计稿、零件图等多种类型图文档的统一管理。可对存储在不同位置的产品与研发文件根据产品类别/研发对象等进行统一的分类视图、快速查找。同时通过设置文件之间的动态关联管理及消息订阅，有效的解决产品研发的各零件更新后的提示问题。还可扩展应用到工作流程管理，实现对文档生命周期（创建、审核、归档等）全过程的电子化。能够很好地解决企业图文档的安全、备份、查询、共享等问题。
适用于：汽车、造船、航空、通用机械、电子、建筑、设计院等行业的设计研发部门文档存储文件存储越复杂，获取文件依赖的组件越多，导致文件获取失败的风险就越大。易度采用FRS存储文件, 文件系统文件在物理文件系统中的存储结构和通过浏览器所管理的文件结构完全相同。同时，文档的附加的元数据信息也以json文本格式直接存放在文件系统中，易度这种存储方式可保证文档存储的风险最低。
支持集中（分区）存储，对文档进行有效的分类管理。通过提供个人区、公司文档区和网络共享区，分区进行文档分类管理。
权限管理提供委托管理、成组授权、权限继承、负授权、四层6级别查看人等权限管理，保证所有产品设计和研发文档的处理严格按权限进行，根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。
搜索查找用户可按多种方式搜索产品设计和研发文档，支持全文检索、高级检索、标签组搜索、收藏夹搜索等查找手段，确保快速高效地从大量的产品设计和研发文档库中找到想要的产品设计和研发文档。
在线查看支持研究报告、设计稿、零件图等多种类型图文档的在线查看，同时支持音频、视频的在线播放，音频和视频无需插件自动转换为flv和mp3格式，采用flash播放。
版本控制提供获取历史版本功能。帮助用户在文档多版本中查找到历史版本，以免造成知识流失。同时支持版本差异比较、删除历史版本和定版功能。
协作和编写系统支持在线编写和在线编辑文档功能，无需用户上传、下载，直接可在线进行协作编写。
审核发布支持文档审核的一般流程：提交审核—>审核通过—>正式发布，中间可安排众多的审核过程，采用消息通知流程变更。一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。对于发布的文档，可以调整文档的有效期限，包括生效时间和失效时间，还支持文档自动编号和调整文档编号。
产品经理与设计师沟通需求，通常会用产品文档或 Axure 原型，在一起办公时大家开会讨论，面对相同的屏幕口述，都需要反复沟通才能说清楚。远程办公中，就可以将Word、PDF、Excel、PPT 和任意链接格式的需求文档上传至蓝湖；一键生成邀请链接发送给团队成员，团队成员加入后，大家都可以看到相同的内容，结合视频会议，通过打点标注的形式，即可将产品需求表达得清清楚楚，还能反复查看避免遗漏。
如何解决设计与研发的文档管理问题，保证文件安全~
文件管理通常都有文档管理系统来支持。设计与研发文档也同样可以这样管理。
文件安全包含多个方面，一个是文档存储的安全，通常文档管理系统都有冗余存储、备份机制等。
另一方面是文档的防泄漏，一般的方案是文档加密，但是加密有时会导致机器变慢，或者文件损坏。
还有一个是文档的访问控制，比如哪些人能够看，哪些人不能看等等。这个通常都有权限管理，文档级别等等。
桐享文档管理系统支持云存储、支持文档不落地方式、支持文档的访问控制等等，可以值得参考一下。
当前企业文档管理工作中应注意的问题及采取的解决措施
当前，企业文档管理工作正面临着深刻的改革。上述问题的产生，既有历史的原因，也有现实的原因，要解决这些问题，企业管理部门就必须正视现实，调整管理思路，改进管理方法，适应新形势的要求。
（一）、加大宣传力度，提高企业员工文档意识
文档工作是企业全局工作的重要组成部分，企业领导及文档管理部门领导要提高对文档管理工作重要性的认识，进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上筹划文档工作的发展方略，积极寻找文档工作同企业中心工作的结合点，实实在在地解决文档工作中存在的问题和困难，促使企业文档工作快速发展。
（二）、明确责任，强化文档管理工作者的责任意识
坚持推行文书部门或业务部门立卷归档的制度，同时档案部门要积极主动地协助立卷部门做好工作，发挥部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点，提高案卷质量和工作效率，作为一个文书工作人员或档案管理人员，应以高度负责的精神做好自己的本职工作。
（三）、运用“六个特征”，掌握科学立卷的方法
一般情况下文件可以根据六种特征立卷，按问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷，把若干具有相同特征的文件组合在一个案卷内，这就是按文件特征立卷，是一种比较科学的方法，通常是根据文件的实际情况，灵活地结合运用2～3个特征来组立一个案卷，只要掌握基本的方法，再根据本企业的实际情况，灵活抓住文件的主要特征，然后根据文件数量多少，保存价值，文件之间的联系等方面情况，结合其他特征细分，能更好的为企业档案工作服务。
（四）、科学组卷，保证企业文件材料的保存价值
由于严格的组织管理和生产程序是确保产品质量，增加企业生存和竞争力的关键，而严格的组织管理和生产程序主要是由执行组织管理职能和规定生产程序的现行文件来体现，所以提供丰富的价值的借鉴性史料，便于机关日后工作中对有关文件的继续贯彻执行。在文书材料中，有的效用是一次性的或短时期的。实践证明，对这类文书材料保存最好的方法就是及时地装订成卷。按照一定的制度由文书档案室或交档案馆进行科学管理。以备及时地调卷、查考和利用。
（五）、加强观念创新，提高企业文件与档案管理者的素质
为了使这项管理走入良性循环发展轨道，需要不断提高其管理者的素质。具体包括：
1、提高文件与档案管理机构素质人才的构成比例
高素质的文件与档案管理者群体的形成是提高其信息工作整体水平，从而全面、有效地服务于企业各项活动的前提和基础。
2、加强对在职文件与档案管理者的培训
提高企业高素质的文件与档案管理者的构成比例，加强对其在职人员，特别是中青年专业技术骨干的继续教育，是使文件与档案管理者工作适应企业跨世纪可持续发展需要的重要人才保障。
3、加强企业文档管理者的观念创新
文档工作者如果没有创新的认识，文档工作的创新就无从谈起。因此，文档工作者要适应文档工作网络化的要求，在工作中渗透创新思想、开展创新实践。企业领导者应当充分认识企业文档职能型、管理型、知识型、信息型的特点，科学把握企业发展与企业文档管理的内在联系，注重发挥文档的潜在生产力，并对文档工作给予应有的支持。企业文档工作者应当顺应企业文档事业发展趋势，树立“管理型、信息型、服务型”观念，加强自身职业修养，否则就难以提高档案服务水平。
4、提高企业档案管理者学习创新
要做好新时期的文档工作，队伍建设至关重要。一方面，档案人员要树立正确的价值观，要树立学习上不进则退的思想。另一方面，企业管理者要以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才，建立档案人才库，并不断尝试采用新的模式激励档案人员充分发挥其聪明才智，为企业发展提供智力支持。企业文档管理队伍建设应朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯状、性别比例适度、高学历人员所占比例适当的目标努力，只有这样才能实现企业档案工作的持续、长久、高效发展。档案工作者不仅应掌握如何合作计算机网络、如何利用复读机处理信息等技术，还应学会利用网络进行档案信息的应用开发、用计算机网络管理档案，实现档案信息资源共享。
IT项目的开发和运维当中,有许多文档,如何分类和管理,用什么软件?价格如 ...
答：建立文档管理策略： 制定明确的文档管理策略和标准，确定文档的存储位置、命名规则、版本控制等，以确保文档的一致性和易于查找。分类归档： 对项目文件进行分类，例如按照项目阶段、类型、部门等分类，使文件有序排列，易于查找和管理。访问权限控制： 对于敏感或机密的项目文件，设置适当的访问权限，确保只有...
如何解决设计与研发的文档管理问题,保证文件安全
答：文件管理通常都有文档管理系统来支持。设计与研发文档也同样可以这样管理。文件安全包含多个方面，一个是文档存储的安全，通常文档管理系统都有冗余存储、备份机制等。另一方面是文档的防泄漏，一般的方案是文档加密，但是加密有时会导致机器变慢，或者文件损坏。还有一个是文档的访问控制，比如哪些人能够看，...
怎样做好研发部的文档管理的工作
答：1 需要先把文档分门归类 2 需要把文档集中存储起来 3 需要制定适合研发部的权限级别 4 需要有相应的制度来配合管理工作 5 需要一个文档管理软件配合使用，可以快速地实现文档管理的工作。推荐一下易度，因为它比较简单易用。 6 需要研发部人员把相关重要的核心的资料，都存储到服务器中。 7 做好安全...
企业的文档管理如何得到高效的解决方案?
答：第一步；查看私密房间，对于敏感或机密文件，可以使用私密房间，您输入的每个符号都有端到端的加密保护。第二步；查看房间内部，在房间里可以邀请用户，也可以创建或上传文件，而且为了安全对于不同目的和用途，可对房间进行自定义，设置不同的共享权限：仅查看、申请审阅或评论等。第三步；查看协作空间的...
设计师如何管理自己的文档
答：更重要的是能快速显著地提升自己的工作效率。作为工程管理的一部分，PS的文档管理也具有以下特征：编码规范：命名规范。架构设计：组织结构合理。版本管理：不对原始素材形成不可逆的破坏，可进行版本追溯。协作机制：元素和样式便于复用和调用。资源管理：通过定义预设配置库或资源库来提高效率。
广告公司的设计文档如何管理?
答：广告公司有大量的设计文件需要存储，这些文件经常要改来改去，一个文件多个版本，不易查找而且还容易混淆。本文来教您广告公司的文档如何管理。文件存储。登录塔迈电脑端，打开网盘，建立文件夹。可以按照部门、岗位创建多级目录，对文档进行分类存储，查找方便，易于分享。设置权限。可以根据部门、人员 、群组...
当多个产品或项目互相关联的时候该怎么管理项目文档?
答：最简单的解决处理方法就是通过项目文档管理软件来进行管理，例如google docs 就是很多产品人使用的产品文档管理软件，这类软件能够有效的对项目文档的编辑和管理进行超强的辅助，来完成公司内部的项目文档管理，功能之间的穿插，很多都是GOOGLE公司自己的一些研发过程中产生的经验进行设计，功能方面相对较为完善...
制造业文档如何保证安全和高效管理?
答：天锐绿盾绿盘云文档安全管理系统，作为文档管理系统研发的领导者，对制造企业的文档安和管理问题做深入研究，同时提出了有效的文档安全的解决方案。集中存储，为解决企业文档管理分散的问题，系统采用集中存储的模式，将分散存储在各部门、各分公司用户计算机上的重要数据集中存储到统一平台上，实现对企业文档的...
寻找适合小企业文档管理的软件,解决方案
答：对用户而言，可将它摆放在办公室甚至办公桌的任意角落，插入网线即可接入公司网络。如果摆放的位置不适合接入网线，DocCare Mini主机自带了WiFi适配器，可以方便地通过无线加入公司网络。DocCare在线企业文档管理软件致力于解决企业用户在生产经营中遇到的文档和知识经验管理问题。DocCare专门针对企业应用，遵循简单...
项目文档管理的如何建立项目文档管理规定
答：对于比较复杂的应用开发项目，应将这两种设计说明文档分目录管理。问题3：在项目测试验收中，项目组没有要求将测试计划文档和测试结果报告进行规档，而只重视了测试过程中的问题文档，因此无法掌控测试进度与质量。问题4：EDW项目组的工作分为模型设计、ETL、集市应用3个工作小组，...
