改善行政沟通的途径主要有哪些 提高沟通有效性的途径有哪些

作者&投稿:邬钱 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
  行政沟通的方式多种多样,可以根据不同的标准划分。根据沟通的组织结构的不同将沟通划分为正式沟通和非正式沟通,根据沟通的方向的不同将沟通划分为向下、向上和水平的沟通;按沟通的路线划分,由单向沟通和双向沟通;根据沟通的传递和接受方式的不同将沟通划分为口头的、书面的和其它的方式。

  (1) 正式沟通与非正式沟通

  正式沟通。它是建立在行政组织基础之上,通过正常的行政手段实现的。如行政机关发布法令、规章、命令、通告、公告、传达文件、召开正式会议、制订正式报告、手册;行政领导与下属人员因公务所进行的正式接触与会谈;下级行政机关对上级行政机关的报告、建议、申请等。

  非正式沟通。它是建立在公务人员社会关系之上,通过公务人员的社会交往实现的。如公务人员间的日常接触、社交;非正式渠道的消息传播等。非正式沟通可以传达行政组织无法或不愿意通过正式手段传达的消息或资料,也可使公务人员藉以发泄不满情绪或缓和紧张情绪。但非正式沟通有时会造成不良后果,如歪曲事实、误传消息,造成不必要的误会与事端;妨碍行政权力的行使;阻碍行政命令的执行等。

  (2)下行沟通、上行沟通与平行沟通

  下行沟通指自上而下的沟通,也就是上级向其下级传递信息,因而又称传递。下行沟通的主要作用是:让下级明确行政目标;下达有关工作方面的指示;提供关于组织程序和行动的情况;提醒有关部门或工作人员对任务及其它关系的了解等等。通过下行沟通,可以使下级了解上级的指示精神、工作意图、行动目标等。

  在下行沟通中,要注意避免专断和高傲,以免脱离群众,得不到广泛响应。同时也应注意下级对沟通信息的理解是否正确,以免导致失真,脱离行动目标。

  上行沟通指自下而上的沟通,也就是下级向上级反映意见和情况,又称为反馈。下行沟通的目的是要将下级对有关情况的看法、意见和建议及时反映上来,以利于上级及时解决下级工作中出现的问题,对下级的工作作进一步的指导,或者是吸收和采纳下级的合理化建议,修改其工作方案,以利于决策目标的实现。

  在上行沟通中,要注意全面、客观地听取下级意见,防止下级投其所好,报喜不报忧。

  平行沟通指横向的沟通,也就是同级部门或同事之间的沟通。由于工作或业务上的关系,不同组织与人员之间或多或少总是存在某种联系,因而便产生了横向沟通。横向沟通可以互通信息,避免相互之间的误解、扯皮以及踢皮球现象,有利于互相信任、互相合作,齐心协力为实现组织的共同目标而奋斗。

  (3)单向沟通与双向沟通。

  单向沟通:指无反馈的沟通。如发布公告、通知、指令、决定和下级的上报材料等;双向沟通:指有反馈的沟通,这是行政组织应重视的沟通方式。

行政沟通是在行政实施的过程中,行政人员之间和行政机构之间所做的信息上的传递交流与联系。行政沟通是行政组织的血液,在行政管理中起着不可低估的作用。

一、行政沟通的必要性及其重要性

行政沟通是指行政体系中各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及行政组织和成员相互间的合作、协调、反馈等的一种行政活动。现代意义上的行政活动实际上是连续的沟通过程,行政沟通贯穿其整个过程。随着信息时代的到来,行政信息沟通已经引起人们越来越多的注意,由于当代行政机构的膨胀,行政机构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致,如果没有一个良好的沟通渠道和沟通环境,就有可能导致行政人员对行政环境的不了解,对社会缺乏认识和了解,甚至对行政机构也是如此,这种情况下的行政工作是不堪设想的;同时,现代行政理论表明,只有让行政人员参与管理,才能调动行政人员的积极性和创造性,从而提高行政活动的效率。但人多便会产生意见的分歧,如果没有行政沟通,就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能;此外,现代行政活动追求的高效只有在统一意志、统一领导和统一步调才有可能实现,这种团结而后统一只有在良好的沟通渠道的前提下才能实现。行政机构实现有效的沟通,为行政人员创造了和谐的工作环境,使他们的意见得到充分的表达,并为领导所重视;行政人员的情感得到交流,使他们增进了了解,增强对组织的认同感,提高他们的责任感。由此可见,在新的世纪即信息时代的到来,行政沟通的重要性是显而易见的:

第一、从提高行政效率角度来看,随着行政活动的日益复杂和行政信息的日益增加,行政人员尤其是行政领导要想掌握第一手资料,就得调节行政机构的各种人际和组织的关系。这一切只有通过完善的行政沟通机制才能实现;

第二,从提高行政决策水平来看,现代社会问题的日益复杂化,导致了信息量剧增,造成了信息沟通渠道的多元化和网络化,行政组织的决策量随之剧增,要达到决策的科学化和民主化,做好沟通工作是关键;

第三,从改善行政作风来看,官僚主义历来是行政机构和行政活动中存在的一大弊端,如互相推诿、不负责任、好讲空话等等,与缺乏有效的行政沟通机制有关。总之,行政活动是离不开行政沟通的。

二、影响行政沟通效率提高的原因

目前在行政活动中阻碍行政沟通效率提高的要素有很多,但根据他们形成的原因的不同可分为组织因素和个人因素。组织因素如组织结构不合理、沟通环境的影响,;个人因素如无意识的认识偏差和有意识的歪曲造成的信息失真、沟通风格不良等等。这些因素的存在直接影响了行政沟通的时效性和准确性,从而影响行政沟通整体效率的提高。

1、组织结构不合理。组织结构是行政组织的框架,是构成行政沟通的主要渠道。而不合理的组织结构会阻碍行政组织沟通功能的发挥,它会使行政沟通的上行沟通、下行沟通、平行沟通乃至斜向沟通均不能正常进行,结果导致意见分歧,产生冲突与摩擦;使行政人员、部门之间产生思想不一致及行动上的互相推委;它还会减弱行政人员、部门的团体意识、责任心等等。我国目前的行政组织机构膨胀、层次繁多及部门分工不明是其一大弊端,而引起组织结构不合理主要有以下几个方面造成:(1)组织设置没有一个明确的组织目标并且没有围绕组织目标来设计组织结构、配置组织的人员;(2)职责不明、缺乏统一指挥,经常出现多头领导和政出多门;(3)管理幅度和层次不适中,没有根据各个地区、各个部门的具体情况加以综合确定,造成行政组织机构庞大和层次繁多(4)在授权方面的工作不得力,行政领导某些权力该下放的没下放,而且缺乏授权的灵活性,不会根据组织的目标、下级的素质等授权等等都是造成行政机构不合理的因素。在新的世纪里,若要实现行政沟通效率的提高,就需要对行政组织进行必要的改革。

2、沟通环境的影响。组织的沟通环境分为外在环境和内在环境,这两种环境对行政沟通的渠道或产生一定的限制性的影响,或推动行政沟通的良性发展。组织的内部环境是行政沟通的决定性环境,包括物质条件、制度条件和人群关系,这三个方面都与行政沟通活动有着直接或间接的联系,应该说良好的组织内部环境是作好行政沟通的关键。其中人群关系是影响行政沟通的主要因素,如不良的人际关系、非正式群体带来的消极影响及组织磨擦等都会极大的阻碍行政沟通。行政组织的外部环境也有着不可忽视的影响。我国正处于改革开放时期,而在这个特定的历史时期,社会环境必然会对组织目标和价值、结构系统、技术系统、管理系统和社会心理系统产生直接和具体的影响,从而影响组织的内部环境和行政沟通的形式。长期以来,行政沟通被作为迅速解决难题的有效工具之一,一些行政机构和人员便脱离改革开放这个组织外部环境,忽视在价值、理念不断面临挑战的环境中,行政沟通也有了它的新的内容和形式,把它作为灵丹妙药来使用,导致行政沟通效率的低下。

三、妨碍行政沟通的因素与劝诫

妨碍行政沟通的各种因素主要有语言障碍、知觉障碍、心理障碍、时空障碍、信息障碍以及足以引起信息传递失真的组织结构障碍等。行政领导在管理过程中应有意识地克服或减少上述障碍的影响,并注意正确运用语言文字,避免沟通各方误解、误传;考虑沟通各方人员在知识、经验、职位、性格、情趣等方面的差异,选择适当的沟通时机、场合、手段等等;发挥非正式沟通对个体与组织之间的桥梁作用;加强对公务人员的培训,掌握正确的沟通方法与技巧;选择合适的传播媒介,增进沟通效果。 行政沟通可以加强行政组织活动的统一性和正确性;改善公务人员的人际关系,避免互相猜疑,堵塞非正式渠道流传的消息,防止意见不一、各行其事;可使行政组织有效地应付突发事件,免遭意外损失;克服行政组织中的官僚主义,提高行政效率。

为改善行政沟通的效果,应该从发讯者和收讯者两方面入手来解决问题。美国管理协会曾经提出的“良好沟通的十诫”,具体内容如下: (1)沟通前应把所要传递的思想搞清楚; (2)要认真考虑沟通的真正目的; (3)当进行沟通时,要全面考虑自然的和人的环境,这对沟通的成败有很大的影响; (4)在筹划沟通内容时,要尽可能地同别人商量; (5)信息沟通过程中,既要注意信息的基本内容方面,同时也要注意语气、语调等方面;(6)要善于利用机会来传递对听者有益或有价值的东西; (7)跟踪检查你的沟通; (8)沟通时不仅应着眼于现在,也应着眼于未来; (9)一定要使你的实际行动维护你所沟通的信息; (10)在沟通中,每个人不仅应使别人听懂你的意思,而且还要弄清别人的意思。

论述提高行政效率的途径有哪些~

举例论述提高行政效率的途径。
论:行政效率是指行政机关和行政人员从事行政管理活动所得到的劳动成果、社会效益同所消耗的人力、物力、财力、时间的比率关系,是对国家行政机关和行政人员从事刑侦工作的质量和评价。
管理的基本目的是提高行政效率。行政效率既是行政管理工作的出发点,又是管理的目标。
行政管理中若干因素的综合反映,影响行政效率的因素很多,就我国目前情况来看,主要有观念因素、体制因素、人员因素、决策质量因素、法制建设滞后因素和方法等。
要提高行政效率,也是有很多途径可以走的: 珠海市政府主动“减肥”,到105个工作日,比原来减少113个工作日;非政府工程项目报建阶段审批时间缩减为97个工作日。审批过程当中的审查以及修改意见要“一次性讲清”,并以书面形式告知报批人,克服修改意见的随意性和重复性。这就显示了各方还在为提高效率做不懈的努力。政府主动“减肥”,是提高效率的表现。如何提高效率,马克思曾经有过生动论述,总结起来就是在单位时间内做了更多的事情,或者同样一件事情用了更少的时间。当然各种组织提高效率的方法并不相同,尽管可以有借鉴之处,但还是需要对症下药,才能根除效率低下的毛病。
(1)提高人员工作积极性。无论是一个机关,还是一个企业部门。要提高行政效率,核心问题在于激励企业员工的积极性和创造性。珠海市缩减政府工程项目报建阶段审批时间 ,表面是在“偷懒”,其实这才是大家要求的效率。这样不仅方便了来办理业务的部门,同时也减少了部门的工作量。自然为所有人接受,从而激发员工积极性,提高行政效率。
(2)避免出现“多头共管,谁也不管”的局面。中间环节越多,行政效率就越难以提高。所以重要的是缩减环节,在现实中应裁减冗员以及行政部门,就像珠海市的“减肥”行动一样,减少中间环节。明确分工,每个部门各司其职。就能有效、合理的开展工作。从而提高行政效率。
(3)加强时间观念。就像珠海市缩短工作日一样,对时间进行事前“预算”、时候“决算”,准确掌握工作进程,提高时间利用率。在工作中,先重后轻,先急后缓,先主后次,抓住有利时机多办事,把本地区、本部门、本单位的工作与客观外界联系起来,善于横向比较,建立新的工作程序,既是修正和调节原计划。
(4)要充分调动工作人员的主动性。有的行政机构改革提出很长一段时间了,改革的效果却不明显,重要的原因就是没有落到实处,而其中没有产生对工作人员的激励恐怕是主要原因。不管是政府部门还是企业,其实真正核心的问题依然是解决工作人员的积极性和创造性问题。在报建审批这种程序性问题上,尤其要调动工作人员的主动性。
(5)采用科学的管理手段和有效的工作方法。现代行政办公需要越来越多、越来越准确的大量信息,并且需要迅速处理地加以准确的处理,所以行政办公自动化、现代化是必不可少的。在工作过程中,应抓好关键工作以带动其他工作,建立工作卡片,讲究操作方法,简化工作的程序,实行工作标准化,同时,要学会应用快捷方便的现代技术装备。
(6)善于经常地总结经验教训。决策时比较空洞的,所以有很多的问题会在实际的工作中才会体现出来。每办完一件事,及时认真地总结经验教训,进一步认识行政工作的规律性,稳妥的处理各种问题,就能有效的提高工作效率,从而达到提高行政效率的目的。 其实,归纳起来就是一下几点:1、 增强现代效率观念。如资源价值观念、效益观念、服务观念和责任观念。
总的来说,当前提高行政效率的途径可以总体概括为:首先,必须对原有的行政管理体制进行“大刀阔斧”地改革,加快建立适应社会主义市场经济要求的行政管理体制。

1、以“诚”相待。要有与人为善,与人为友的胸怀和心态。
2、民主作风。主管能虚心倾听下属意见,特别是能听与自己不同的意见,而且还能创造一个让大家发表不同意见的气氛。如果做不到这点,你很难和组织成员进行真正的沟通。(有的员工说,有的干部听不得相反的意见;有的说,你如果提了意见就影响工资和奖金,理由是你不能正确处理上下级关系,所以不敢给领导提意见。)能否正确对待下属的不同意见,并积极创导畅所欲言的气氛,是一个职业化管理者的重要标志之一。
3、保持平等地位。避免居高临下,不要以教训人的口气,不要一句话就将人家“噎”住。
4、要换位思考。设身处地为对方着想(并不是以牺牲集体利益来满足个人的要求)。 5、要信任对方。即使你对对方有不太好的印象和意见,也不能戴着有色眼镜去与下属进行沟通。
6、要了解对方。沟通前要尽可能地了解对方的情况:性格(内向、外向、偏执狂)、心 理状态、态度、需求的价值取向(如金钱可以激励某些人更努力地工作,但对于另外一些人, 金钱可能没那么大的作用),对安排工作风险的取向(中性,风险偏好,风险厌恶)等信息。 对专题沟通或比较重要内容的沟通,最好事先应有个分析和认识,要做到有准备地进行沟通,临时发挥有时效果不好。 7、营造良好的沟通气氛。通常,一开始
不要直奔主题,以免把气氛弄僵,而出现“话不投机半句多”的尴尬局面。要根据当时下属的表情、情绪反应及其它有关信息先把气氛调动起来后,然后由外围逐渐引向主题,由远到近,由小到大慢慢展开。整个沟通要体现人性化。(有些沟通一开始不一定要暴露意图和目的)

行政指导有哪些具体措施
答:一般项目是指各部门在日常巡查等工作中实施的食品安全台帐、营业执照悬挂不规范等等不具有重大影响的具体行政指导。各部门经调查了解,认为需要实施行政指导的,应当告知行政相对人有关行政指导的目的、内容、理由、依据、实施者等事项,与有关行政相对人进行商谈、协商或其他方式的交流,以取得理解和配合。对于需要行政相对人...

行政管理需要沟通,可以自由选择沟通渠道,具有感情交流特点的沟通是...
答:【答案】:B 【答案】B。解析:非正式沟通渠道指的是正式沟通渠道以外的信息交流和传递,它不受组织监督,自由选择沟通渠道。例如团体成员私下交换看法,朋友聚会,传播谣言和小道消息等都属于非正式沟通。非正式沟通具有感情交流的特点。故本题答案选B。

按照行政组织的系统,行政沟通可分为( )。A.单向沟通B.双向沟通C.正式沟...
答:【答案】:ABCD 行政沟通的分类有以下几种:(1)按沟通的确定性划分,有正式沟通和非正式沟通两种。(2)按沟通的线路划分,有单向沟通和双向沟通两种。(3)按信息流向划分,有下行沟通、上行沟通和平行沟通三种。(4)按沟通工具划分,有口头沟通、书面沟通和网上沟通三种。

电大 农业推广 提高沟通有效性的途径有哪些
答:(一) 影响行政效率的因素行政管理中若干因素的综合反映,影响行政效率的因素很多,就我国目前情况来看,主要有观念因素、体制因素、人员因素、决策质量因素、法制建设滞后因素和方法等。(二) 提高行政效率的途径1、 增强现代效率观念。如资源价值观念、效益观念、服务观念和责任观念。2、完善行政管理体制。

行政伦理行为的实现途径有哪些
答:行政伦理的实施途径包括多个方面:1. 加强行政伦理的理论研究:- 设立专门的行政伦理研究与管理机构。- 遵循科学路径探索行政伦理,促进学术交流和沟通。2. 加强行政伦理的制度建设:- 构建服务行政的管理模式,提升行政效率和公信力。- 加快行政伦理立法,为公务员的行为提供明确的伦理准则。- 完善公务员...

行政基本方法包括哪些?试举一例,说明其意义。
答:政府全面质量管理的标准包括:可靠性、回应性、服务能力、服务渠道、服务礼貌、沟通、诚信、安全感、善解人意、有形性。推行政府全面质量管理的步骤:政府高层领导者的领导与支持;策略性规划;以顾客为导向;考评与分析;训练与奖惩;赋予组织成员活力与团队合作;质量保证.行政方法的有效性主要取决于管理者...

行政沟通在公共行政管理过程中的重要作用主要体现在哪些
答:1、信息交流是行政决策的先决条件。2、行政传递是行政指挥的必经之路,是行政实施的信号灯。3、信息联系是协调好行政组织内部、外部,以至各个部门、各个人的重要工具。4、信息反馈又是检查实施情况、评价政策后果的主要依据。此外,行政沟通也是行政人员参加行政的重要手段。所以,通过有效的行政沟通可以保证在...

行政沟通在公共行政管理过程中的重要作用主要体现在哪些方面
答:(2)行政沟通是行政执行各环节顺利进行的重要基础;(3)行政沟通是行政检查和监督的重要依据;(4)行政沟通是所有行政人员参与管理的重要手段。行政沟通的基本定义的扩展:行政沟通是行政组织之间、行政组织与公务人员之间,以及公务人员之间,为实现共同的行政目标,用语言、文字、图片、动作等形式交换有关问题...

行政伦理行为的途径有哪些?
答:法律分析:(一)加强行政伦理的理论研究 1、设立行政伦理的研究与管理机构 2、遵循科学的研究路径进行行政伦理探索 3、加强行政伦理研究的学术交流和沟通 (二)加强行政伦理的制度建设 1、构建服务行政的管理模式 2、加快行政伦理的立法步伐 3、完善公务员行政伦理的监督机制 4、完善公务员行政伦理的评价...

行政沟通的作用
答:行政沟通的作用表现为:(1)是实现行政决策科学化、民主化的重要基础,是提高政府工作透明度,推动社会主义民主建设的有效途径。(2)是行政执行各环节顺进行的重要基础,是提高行政管理效率的保证。(3)是行政检查和监督的重要依据。(4)是所有行政人员参与管理,是改善人际关系,鼓舞士气,增强组织凝聚力...