求企业采购管理制度
一、目的
规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。
二、适用范围
本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。
三、定义
1．供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
2．合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。
3．购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。
4．供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。
5．供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。
6．终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。
7．抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。
8．货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。
四、采购管理制度
1．严洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；
2．严格遵守采购规范流程，按流程办事；
3．能及时按质按量地采购到所需物品；
4．严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；
5．加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；
6．科学、客观、认真地进行收货质量检查；
7．处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；
8．认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；
9．做好采购相关文档的存档、备份工作；
10．在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；
11．所有采购,必须事前获得批准。
未经计划并报审核和批准,，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；
12．凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；
13．采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；
五、供应商选择标准
1．具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；
2．注册资金达到___万以上的一般纳税人；
3．健全的商务管理流程和制度；
4．良好的财务状况，至少可以给予___天以上帐期；
5．具有优势的产品资源；
6．相对有利于我公司的供配货地理区位；
7．积极的合作态度；
六、供应商选择、评价和终止办法
供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。
对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。具体定类办法参见《供应商考核办法及考核表》。
采购管理制度
第一条 总则
为加强企业规范化管理，确保公司能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。
第二条 目的
选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足公司的规定要求。
第二条 适用范围
本制度适用于公司各项物料采购时，价格之审核、下单、订购、验收等，除另有规定外，悉依本制度处理。
第三条 权责
（1） 由采购部门负责对物料的采购工作。
（2） 设计部负责提供产品相关技术要求、质量保证条件等。
（3） 仓管和采购部负责对采购回的物料进行验收。
第四条 采购计划的制定
（1）采购部根据公司的《月生产计划》及库存情况编制《月采购计划》经总经理批准后实施采购。
（2）采购部还需根据公司业务的淡旺季的需求，核对仓库的库存量，确定物料的品种、规格、数量等方面的实际缺口，编制当月《采购月计划》。
（3）《采购月计划》经总经理核准后，采购部与财务部各持一份，采购部依《采购月计划》进行采购作业。财务部根据《采购月计划》安排采购所需的资金。
第五条 采购的实施
1、选择供应商
1）、供应商的选择需从批准的【合共供应商名单】中选取；
2）、采购部一般应挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据；
3）、采购部主管在审价时，认为需要再进一步议价的，则由采购主管亲自与供应商议价；
4）、总经理在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价；
2、价格调查
1）、已核定之物料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；
2）、本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考；
3）、已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；
4）、采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价；
5）、采购部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场；
3、 询价和比价
1）、根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人元应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；
2）、采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；
3）、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；
4）、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认；
5）、专业材料或用品，采购部应会同使用部门共同询价与议价；
6）、在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。
4、 订购作业
1）、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购订单，订单需要列明至少下列条款：
a、 供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；
b、 采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；
c、 订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；
d、 价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款
e、 交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。
f、 付款方式
g、 标识：物料本身或包装上的文字标记（订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量/重量、批号）。
h、 所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。
i、 质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
j、 装箱清单（送货单）和销售发票的要求。
2）、采购订单经物控部负责人审核后，加盖公司合同公章生效。采购单一式二份，双放各保存一份。采购部负责采购订单的存档。
3）、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。
第六条 验收与付款
1、 依相关检验与入库规定进行验收工作。
2、 依财务管理规定，办理供应商付款工作。
第七条 本制度经公司最高主管总经理审核通过后公布实施，修正时亦同。
酒店常规采购管理细则
【名词解释】
常规采购：包括为保障公司各类生产、经营及管理所需物资的采购为常规采购范围，
常规采购分为需要经过每月招商流程的原材料采购和不需要经过招商流程日常的零星低值易耗品采购两类。
总 则
1、 为了保障公司各类生产、经营、管理所需物资的供给，规范采购流程化管理，以加强全公司的成本控制，特制订本制度。
2、 本制度对公司所有部门、分店、员工都具有约束力，公司所有员工都必须遵照执行。
3、 公司禁止一切私自采买行为。
4、 本制度与《 酒店固定资产管理制度》及《特殊采购管理细则》《验货管理制度》配合使用。
常规询价小组机构设置图
注：常规询价小组中谈判专员在必要时方配置以配合采购工作。
一、常规采购
【统一招商并配送主料】
即必须由公司统一招商采买并配送的物资如下（包括但不限于）燃料、油脂、小菜、火腿、牛肉类、羊肉类、红烧类、鸡类、鸭类、八宝饭、各种椒盐、各种辣椒面、药酒、散装白酒、酱（杂酱、全羊酱、 饵块酱）、部分招牌菜原料、部分物料用品（快餐盒、纸杯、擦手纸、盒抽纸）。
（1） 总经办及采购部共同负责常规主料的招商工作，两部门应保证招商消息的公开发布，以保证供应货源的充足，避免垄断因素及营私舞弊。
（2） 常规主料供应商根据我公司采购标准进行报价，原则上每个供应商只有一次报价机会， 及营运部应结合每月分店管理人员的两次市场调查报告选择价格合理的供应商（每类品种至少三名供应商）。
【调 料 类】
（1） 分店所需常规调料先由厨政部确定货品供货标准，此标准包括调料品名、产地、重量规格，并根据不同级别的分店设置相应档次的调料。
（2） 新增调料：每月由厨政部调查市场进行补充及调整。
【物料用品】
分店上报所需物料用品的大致品种及采购标准，由总经办审核通过后，转采购部进入采购招商流程。
【酒水饮料】
进场需先由总经理或总经理授权人员签署购销合同，并由总经理办公室发出《酒水饮料进场通知》，各分店收到该通知，并确定供应商已交纳各项费用后，酒水方能进场。
二、每月常规采购时间表
1、 除特殊及临时订餐之急需用料、用品外，各店均须按规定时间及时报货，其余时间原则上不受理。计划外急购并无部门经理签字者可在购置完成后，由责任人或组自行支付此次采购的￥50元的车马费.
2、 所报物品必须写清规格、型号、大小尺寸、颜色，圆口形物品则报直径尺寸。
3、 厅面用货、厨房用品用料请提前做好所需货物调查，经厨师长、厅面经理审核签字后字迹工整地报于仓库管理员处，由仓库管理员统一报采购部。凡总额在300元以上资产须部门总监审批后才能报购。
4、 各店须按需备足货品，保证经营。
5、 部门经理须定期组织相关人员进行本规定的学习，按时传达到位，否则，每次处以过失。平时部门经理亦应抽时间检查备货情况，掌控成本。
三、采购部的工作细则
（一）常规采购计划
1、 采购部必须于每年12月26日以前向总经理提交本年的采购工作总结以及下一年度的采购计划，重点为季节性调价的物料及可大宗自原产地采购的物料；
2、 采购部每月28日须将所有物料用品的进货价格浮动清单、进货价格浮动说明以及下月采购计划交总经理审核。
3、 月采购计划经总经理审核后，下传到各分店，各分店相关要货人员须根据月采购计划的相关调整规定将每日相应所需材料物品列出标准清单准时报到采购部；（附：物料申购清单标准格式。）
4、 所报材料物品清单如涉及固定资产的，需要附有总经理审批的《固定资产购置申请单》；
（二）常规采购方式
1、 对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供货商送货的方式。
2、 对于使用频率低，不容易集中采购的货物则由采购人员集中采购。
3、 对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。
（三）供货商的确定
1、 【初选供货商】采购部要深入细致的进行市场考察，针对每一大类品种要从所有相关市场找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量及其目前的供货状况。
2、 【试用供货商】对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、售后服务三方面来进行比较尝试。原则上先让此两家供货商分类供货一个月，然后再交换品种，对于不能马上分辨质量好坏的商品，采购部每月因该及时跟踪。各分店，各部门必须密切配合，由部门总监、厅面经理、厨师长、仓库管理员组成四人审核小组，每月两次将本月新购各类产品的使用情况以书面形式反馈到采购部。
3、 【确定供货商】在一段时间使用稳定的基础上，采购部须综合厨师长、厅面经理及各部门负责人的意见，最终由采购部经理审核通过。对于审核通过的供货商，可暂时确定为长期供应商，并与其签订保障协议。采购部必须每个月对其进行综合考察，一旦发现其不符合要求马上更换；
4、 【签定供货合同】确定供货商后，可与供货商签定供货合同，合同应该明确保障双方的利益，合同的期限不得超过一年。在合同期满前，将对其综合考察后决定是否更换、续约。
（四）市 场 调 查
1、 厅面经理、采购部经理、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后于每月26日前交总经理审核；
2、 调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场的调查以供货商所在的市场为准。
3、 调查的方法和程序。调查组应遵循全面细致的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价。
4、 除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视、等手段所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。
5、 网络采集数据也是常规采购途径，通过图片上发到网络采购；
6、 餐具采购每个月于固定时间上报采购具体型号规格，异类餐具可通过网络采购。一般情况提前20天申报。
（五）备 注
1、对于经常性项目的采购，经采配总监审批后，交由采购经理办理，由采购部经理将任务分别交于一组或二组。
2、 采购组应先根据分店及所报货品清单进行估价，以确定所要暂支货款的金额。金额超过3000元的必须由总经理亲自审批；
3、 采购付款后，采购员必须向供货商索要相关发票、收据或付款证明单，并需该供货商签字盖章认可，并留下该供货商的联系电话及地址，以便查证；
4、 原则上接近三个月到期的产品不能购进。
物料申购清单标准格式
日期： 分店/部门：
品 名 数量/规格 备 注 品 名 数量/规格 备 注
负责人： 经手人： 申购人：
公司采购部规章制度~
一 、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
二 、目的作用
1、可作为供应部开展工作的规范依据。
2、可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。
3、可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。
二 、采购部人员职责及管理制度
1、热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
2、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
3、编制采购计划。负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。
5、负责公司生产所需材料的采购工作。负责原辅材料、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。
6、负责供应商的开发、管理及维护工作。
7、坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
8、大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。
9、积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
10、及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
11、加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。
12、做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
13、完成领导交办的其他工作。
扩展资料
建立企业采购管理制度，可以明确各岗位、各环节的责、权及相互关系；明确采购人员的业务操作要求，从而有利于加强考核；有利于在采购部门贯彻按劳分配制度，有利于激发职工的责任感与事业心。
值得提出的是，采购管理制度作用的发挥是建立在采购制度本身科学性的基础上的，为此，企业采购管理制度应体现以下几个方面的特点：
1、文字化
任何制度都是以文字的形式表示出来的，采购制度也不例外。制度不是上级的口头命令或要求，口说无凭，应以文字的形式固定下来，作为大家共同的行动纲领，对任何人、任何采购活动均起规范作用。
文字化的采购制度可以张贴起来，也可以打印成册，分发给每一个采购人员，要求大家领会其内容，自觉地按采购制度要求自己。
2、可行性
任何企业的采购制度都应在充分考虑企业内外部条件、企业发展目标、行业特点以及采购人员本身实际情况的基础上制定，应切实可行。
不同类型企业的采购制度可以有差异，即使是同一个企业在不同时期也应有不同的采购制度，我们反对照搬照抄和一成不变的采购制度，强调采购制度在实施贯彻中的切实可行性，而不是僵化的教条与清规戒律。
3、严肃性
采购管理制度一旦确定，采购人员应不折不扣地执行，只制定制度而不加强执行与实施的监督，这样的规定、制度是毫无价值的。在实际运作中，对违反制度的采购人员应有相应的制裁措施，应提倡采购制度的严肃性。
4、协调性
采购管理制度要注重各部门、各岗位之间的协调，把上下级工作、前后环节工作有机地协调与联系起来，以体现集体利益。
5、相对稳定性
采购制度已确定，一般地，短期内不要变动，通常一两年、甚至更长时间应保持稳定，便于大家执行。如果经常变动，采购人员刚刚领会了老制度，又出现了新制度，这样就会难以适应，容易造成采购工作的混乱。
当然，采购制度并不是长期固定不变的，随着外部环境的变化，企业内部条件的改进，采购制度也可以适当进行调整。
参考资料：百度百科-采购管理制度
公司采购管理制度及流程
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