企业应如何管理员工档案？ 公司人员档案存放管理方法

员工档案管理是企业人力资源管理中的一项重要内容。每个员工都有一份完善的人事档案，通过查阅档案，可以对员工的一些个人信息有比较清楚的了解。但是，随着市场经济的不断发展，员工放弃档案，或者单位对“弃档”、“死档”不闻不问，以及企业人力资源部门不重视档案管理，劳动合同解除后用人单位扣留劳动者档案，已成为目前比较普遍的现象。企业应当不断完善员工档案管理制度，在管理过程中应当遵守法律规定。 企业档案管理应遵循的原则 现行的人事档案管理政策是由中共中央组织部、国家人事部发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》 (以下简称《规定》)。根据该《规定》，企业在员工档案管理工作中应遵循以下原则： 集中统一、归口管理的原则。《规定》第三条规定：“流动人员人事档案管理遵循‘集中统一、归口管理’的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。”同时，《规定》明确：“流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。”之所以要坚持这个原则，因为：第一。统一管理档案有利于国家统一掌握各类人才的总量、专业结构、分布情况，从而制定科学的培养、吸引、使用、规划人才的宏观调控政策。第二，只有坚持统一管理，才能维护人事档案的真实性、严肃性，在单位用人时能起到依据作用。 安全、保密的原则。人事档案工作既是一项服务性工作，又是一项机要性工作。人事档案要为人才的求职择业、享受有关待遇、参与社会活动等提供服务，要为用人单位选人用人提供服务，如果没有服务性，人事档案工作就毫无意义。但人事档案工作不同于一般的服务工作，它是一项保密性工作，人事档案工作机构属于机要部门，人事档案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分强调安全。 公共服务的原则。在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。为了方便工作，经批准，一些干部人事机构健全的大型国有企事业单位可以管理属于本单位管理的人员的档案，一定层次领导人员的档案仍然要由党委组织部门或政府人事部门管理。 出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变人事档案管理的公共服务性质。 非公企业应当增强人事档案管理的意识 企业人事档案是企业历史地、全面地考察、了解、管理、使用员工的一个重要依据。近几年来，随着我国现代企业制度的逐步建立，非公有企业迅速发展。由于企业性质、管理模式的不同，非公有企业人事档案管理中的矛盾和问题也越来越突出，表现在： 企业管理者档案意识薄弱。由于企业与员工是“雇用”关系，员工的人事档案管理在企业管理中不受重视，往往是人员不到位、硬件设施不到位、管理制度不到位。企业管理者只重视人才的接纳，而忽视档案的接收，造成“有人无档”的现象。 档案管理面临责任落实难、材料收集难、管理规范难的情况。具体表现在非公有企业在劳动用工上，无暇顾及档案工作，缺乏一套适应非公有企业自身发展的人事档案管理制度。 事实上，非公有企业已经成为我国经济发展的重要组成部分，其人事档案管理工作理应和其他工作一样得到企业的重视和加强，为此，建议非公有企业应注重以下几个方面： 深化认识，企业的人力资源部门应切实把企业人事档案管理工作摆上重要位置。企业人事档案管理工作，随着企业的发展，将越来越显示出它的重要地位和作用。在市场经济条件下，企业的竞争，最终还是人才的竞争。企业管理者，应自觉提高对人事档案的认识，增强依法管档意识，把人事档案管理工作作为企业重要的基础工作，规范管理。 根据企业实际情况，建立健全制度，加强人事档案管理的规范性。针对非公有企业人事档案管理的特点，建立健全企业人事档案管理制度，确保档案材料信息的真实性、准确性。使人事档案不仅反映一个人的历史和过去，而且更应客观、及时地反映现实情况，配合企业的“识人”、“用人”。 一个企业在日趋激烈的市场竞争中，能否构建人事档案信息网络，有效地开发利用信息资源，从一定程度上讲，决定着其竞争的成败。人才乃企业竞争之本。因此，要重视运用现代设备手段，对人事档案进行筛选、整理、加工，形成人事档案的信息精品，从而为企业决策者提供必要的、充分的、准确的个人信息资料，确保企业更合理地开发使用人才，最大限度地发挥人才的潜能。

之前在 上啥班 视频招聘APP上面见过类似的问题，简单总结一下：
1、以人立卷，所有员工从进入本公司之日起，即为其建立员工档案。管理层人员的档案做好一人一档。

2、档案应该根据员工实际情况设立、保管，并且及时更新员工的资料。

3、员工档案的案卷要装订成册，案卷首页为目录，目录记载档案内材料的主要内容、形成时间、排列顺序等。

4、档案的存放地点和存放器具应当满足防潮、防霉、防蛀、防失密等档案安全要求。

5、公司人力资源部以外的工作人员，借阅员工档案要经过批准，并办理借阅手续。

6、员工离开公司后，作业层员工档案继续保留一年，管理层员工档案继续保留两年，有特殊情况的继续保留更长时间。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

我之前的公司使用的也是一本纸质版的个人档案，所以上面的回答对于之前我的工作是很有用的。不过现在的公司用的是一款叫亿方云的云存储企业网盘，所有的员工档案管理都在这个平台上进行，省去了很多繁琐的工作，省下了很多整理员工资料的时间，比较中意他们移动这一块的功能，搜索、预览、分享等这些功能做的都比较强大，老板如果需要谁谁的资料／简历，及时分享过去也是挺简单的，

可以使用启明星员工档案系统

企业如何管理员工违规？~

转载以下资料供参考

公司档案管理制度

第一条 管理部门
1、公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。
2、文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

第二条 文件点收
文件结案移送归档时，依如下原则点收：
1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
2、文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。
3、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

第三条 文件整理
点收文件后，应依下列方式整理：
1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第四条 档案分类
1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2
为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。


第五条 档案名称及编号
1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审
慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第六条 档号编定
1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。
4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订
者则填写于右上角。

第七条 归档与档案清理
1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条 保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存：结案后无长期保存必要者。
5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第九条 档卷清理
1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联
上注明部分销毁之日期。

如何做好档案管理工作
答：档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面...

如何做好企业档案管理工作
答：档案管理工作做好了,一方面可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据;另一方面有利于社会各方面了解和准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行合作奠定坚实的基础。企业要在竞争中立于不败之地,除做好人才的培养引进、注重发挥人的主观能动性外,还要不断提高管理水平、整合资源...

如何做好档案管理工作?
答：如何做好档案管理工作 一、提高综合工作素质 要想将综合档案的管理工作更好的实施下去，那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视，这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同，才可以使档案工作人员具备良好的工作态度 提高综合档案管理工作的质量。档案管理的工作人员应该将自己的...

在企业里人事档案如何管理呢具体的操作是怎么样的?请高手指教!
答：一、 人事档案资料收集要健全 人事档案管理系统，对人事资料的收集和整理要健全，基础资料收集是很基础但又不能轻视的工作，它是员工在企业中能否获得发展的重要依据。能否做好员工档案的管理，也是检验一名HR的基本功是否扎实的重要指标。一般情况下，这些资料应该包括：基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄...

如何做好物业管理档案
答：其组织机构、经营管理人员、经营范围不断变化，有的物业管理企业已发展成了跨行业、跨地区的多种成份的经济组织，企业之间在生产、经营过程中经济活动呈现多元化和复杂化并不断产生债权、债务，如何保护好企业的即得利益和合法权益，解决好债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷等问题...

怎么做好企业档案管理
答：因此，要建立健全档案管理制度，如档案员岗位责任制、档案借阅制度、利用保管制度、档案销毁制度、档案保密制度等来加强档案管理。同时制订科学的检索体系，可以加快档案的查找速度和准确度，为企业利用提供快速、准确的服务。我们要下工夫编制完备适用、配套的检索工具，为档案的开发利用提供必要的条件。第五，...

怎样做好企业员工信息管理?
答：如何做好员工信息管理？企业要对员工信息档案进行妥善保管，维护纸质档案信息的完整，防止材料损坏，便于高效、有序地利用员工信息。归档范围有以下内容：员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案劳动工资档案/决定/委托书、其他合同及协议、通知等与个人相关的具有参考价值的文件资料。如果你...

新时期怎样做好档案管理
答：新时期怎样做好档案管理 一、档案管理在单位管理过程中的重要作用 (一)组织文化方面作用 人事档案与组织文化紧密相连，档案是单位发展的真实记录和见证，档案也是组织文化的重要组成部分。单位档案是企事业单位的“成长记录”，记载着企事业单位成立时的情况、历任法定代表人的变更、办公地点的...

如何才能做好档案的管理
答：如何才能做好档案管理 篇1 一、规范公文处理,把好公文形成关 档案就是完成了书面工作处理程序,将接收的信息和所记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的公文的准备工作是档案工作的第一步,要规范的处理公文,细致的审查公文,公文形成的过程要严格把关,这是把档案管理工作做好所需的基础。 公文的草案拟制...

中小型企业如何做好档案管理工作?
答：相关的档案部门也应当积极地参与进来，实时采取各种各样的档案管理方式，比如会议形式，抓住时机，切实做好基础的档案管理工作，并与企业日常管理工作进行有效结合，如各种周期性的会议和专题等，都可以开展档案管理工作。对于现代化的企业而言，领导层是员工档案参与意识的关键，只有在领导层的影响下，员工才能...