发送邮件时要注意什么 发送电子邮件时需要注意什么

注意以下几点：

1、拥有一个电子邮箱

当然都有电子邮箱，但是用来投递简历，一定要选择个人常用的、稳定性高的邮箱，保证邮箱收发顺利。

2、邮箱取名

邮箱名最好用姓名拼音命名，如果姓名全拼很长，也可选择简拼。不知意义的英文组合、一串数字的邮箱名，既无记忆点，也不易查找。

3、主题有内容有亮点

主题除了能够留下您的个人信息之外，还可以开门见山地告诉hr我要应聘某职位，我很优秀。如果招聘公告有要求格式，切记要跟格式走。

4、正文不空白

邮件正文处空白，会令人感觉敷衍。所以写好正文可以展现您的态度。

5、附件要整理

不论是简历还是作品，亦或是证书，这些附件文件名都要简洁清晰。

6、投递时间

有浏览邮箱的习惯，让自己的邮件出现在"第一页"。争取在工作日前半周投递简历，不要让简历在邮箱里躺一个周末。如果暂时没有收到回复，也不要短时间内多次发送邮件。

7、及时回复

时常查阅自己的邮箱，若收到hr邮件，一定要及时回复。

扩展资料：

高效率写邮件方法

1. 邮件没有主题。很多人发邮件不习惯写主题，但却不知道主题是最吸引收件人的，收件人收到邮件，往往会根据主题来确认重要性和相关性，才会进一步通过邮件获取信息，那些没有主题的邮件往往会被忽略或者作为低优先性的内容来处理。

2. 收件人太多。一些人发邮件，不看具体的内容，会将很多人纳入到收件人列表里面，也许仅仅是偷懒，复制了其它邮件的收件人列表，或者是在其它邮件的基础上全部答复的。

3. 抄送人层级和时机不对。有些发件人喜欢添加太多的抄送人，恨不得将所有的领导都抄送。这样有可能会导致收件人产生发件人告状的想法，或者认为发件人好大喜功。

4. 内容不够简洁。有些邮件写的太啰嗦，或者条理不清楚，让人看了半天不知所云。对于问题处理的邮件，要告知收件人具体问题是什么，影响是怎样的，需要收件人反馈什么内容。

5. 内容过于简单。有些邮件什么都没有写，只是让收件人看附件。这样就降低了收件人打开附件进一步行动的意愿。发件人需要简明扼要地在邮件正文里面将事情讲清楚，附件只是补充或详细地说明。

6. 邮件往来回合太多。有些发件人和收件人在讨论一个问题时兴致很高，邮件来来回回几十封。这样的邮件沟通效率太低，也会影响到邮件列表里的其他人。如果邮件往来超过5次，就需要采用其它的方式来沟通。

7. 邮件没有收尾。有些发件人在发送了邮件过后，就置之不理，这样就在邮件里面留了一个尾巴，没有形成闭环。有可能他私下里面把事情做完了，但邮件相关人却不知道结果。所有，邮件里面提到的任务一旦完成，要将结果及时告知给相关人员，同时可以感谢一下反馈人员。

一、主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短
短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3.. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因
为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但
应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

二、称呼与问候

1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的
，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的
“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名
也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

2． Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼
换行空两格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对
方也能平静的看待

三、正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须
通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要
功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁
还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明
。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，
然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的
语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰
当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别
人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段
落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么
“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打
开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提
示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合
图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
四、 附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，

另外需要注意的地方：
一、语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收
件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4. 选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字
即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又
伤眼睛。

二、结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从
发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传
真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面
，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签
名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般
应选择比正文字体小一些。
最后，不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

随着网络的普及，每个人或多或少都会发 上一两封电子邮件，这里需要注意以下几点。 要小心写在电子邮件里的每一个字，每一句话因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律 据，是合法的。所以发电子邮件时要小心， 如果对公司不利的，千万不要写上。如报价等。 发邮件时一定要慎重。 邮件信息不要太冗长 这样不会引起别人的注意，也不喜欢看下去。不要在邮件末端列出对方的地址因为对方知道自己的地址，不用写，写上感觉不太好。 发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件发第一封你可以先用一般格式发送，然后 在上面写上请问一下如果发送压缩格式或其他 格式能不能阅读。如果可以，你就可以发送压缩格式的了。这样给人感觉你很细心，体贴，而且 让人觉得这个文件很重要的。

发送电子邮件时需要注意哪些细节？~

应认真撰写
向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时，有3点注意事项：其一，主题要明确；其二，语言要通畅；其三，内容要简洁。
应当避免滥用
在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。若无必要，轻易不要向他人乱发电子信件，尤其是不要与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。
应当注意编码
编码的问题，是每一位电子邮件的使用者必须注意的。办公人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的电子邮件。
应当慎选功能
现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择，这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能办公人士是必须慎用的，因为对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感，还有，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能，因此慎选功能是必要的。

电子邮件一般怎么发送

怎样给导师写邮件
答：这样导师一眼看过去就知道这封邮件的意图是什么了，而且上面有你的姓名，一个很重要的信息。2、字数不宜过多。因为导师没这么多的时间去阅读这么多文字，也不宜过少，这样很难完整的把你的个人情况介绍给导师;3、细节很重要。邮件的格式、导师的姓名(千万注意不要写错)、礼貌用语，邮件的用语要反复...

电子邮件的礼仪与禁忌有哪些
答：②在回复对方的邮件的时候，要根据实际的`内容作出相应的调整，比如删除多余的Re：Re：此类的重复标题 工作中电子邮件要注意哪些技巧和礼仪 关于头尾 ①关于称呼：对于收件人的称呼，应该注意拿捏尺度，如果对方有职务，可以称呼对方为“X职务”，如赵总、李部这样，不清楚的可拿捏亲疏男女而称呼。②开篇语...

邮件抄送时,应该遵循什么样的一个顺序和规则?
答：邮件抄送的时候一定要遵循客户第一，相关联系人员为辅，这样的一个主次分明的原则，才可以达到更理想的邮件发送的目的和效果。准确合理的运用词语，对不同事物的具体要点进行详细说明，才可以让大家更好的掌握事情的解决方式。想要准确合理的运用词语，一般需要分析以下几点：1．词义涵盖的范围不同。如:“...

商务信件及电子邮件礼仪
答：【注意事项】 ①因为手写有时难免不好辨认,所以英文书信最好是打印。 ②信封的书写一般是收信人名址写在信封正面的中央而发信人名址可写在正面的左上方或者信封的背面,书写形式应与信内风格一致。 ③书信的折叠也应有讲究。 电子邮件礼仪 Email,或称电子邮件,是21世纪最方便的工具,同时也是最容易给对方带来...

发电子邮件有什么要求吗?
答：5、主题：主题，即信息的目的或主题。保持你的主题简短，使它更容易找到你的电子邮件。如果某件事重要而紧急，“Urgent”这个词通常会加在主题之前。6、附件中有文件，照片等附件的名称需要更改为相应的名称，以便收件人能够阅读。7、电子邮件正文：电子邮件信箱的正文。通常包括：称呼，文本，结尾地址，发...

群发邮件需注意的礼仪
答：群发邮件需注意的礼仪 在日常办公中，我们常常会遇到需要将同一内容的邮件群发给很多收件人的情况，这就需要使用到邮件的群发功能。在邮件发送操作中有下面几个概念：收件人 收件人是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写他的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。收件人可以并列多个，通常...

邮寄信件需要哪些过程
答：问题七：怎么寄机要邮寄？需要哪些资料、证明之类的东西？ 10分 一般个人不能进行机要邮寄，如果确实需要，必须单位开证明才能去邮局邮寄。具体可以咨询当地邮局。机要邮递是由党、政、军、企等机关保密（机要）部门通过机要通信或派专人送取的邮件传输形式之一。作为一种特殊的邮件种类，其有着与普通邮件...

邮件抄送顺序有讲究么?
答：抄送人不可忽视：1、首先明确什么是主送人，什么是抄送人。主送人是受理这封邮件所提出问题的人，需给出反馈；抄送人是只需要知道这回事，没有义务对非要对邮件予以回复，当然如果抄送人有建议，可以回复邮件。2、跨部门及对外的邮件沟通中，一般都要注意抄送，抄送关系如下：1）任何对外邮件需抄送你...

邮件沟通需要注意的技巧
答：邮件沟通实际上是一个看似简单实际上个中门道很多的一个小事儿，看似不起眼但是否能有效，甚至做得漂亮，直接关系到在职场当中的个人形象和专业度问题，简单的来说需要注意的地方有以下几个：1.标题：一句话说清楚邮件目的 例如：工作汇报类：X月X日进化君工作日报/月报【待审核】给客户提交方案：XXX...