如何做 会议笔记?

作者&投稿:姬光 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
一天下来,大大小小的会议可能让你精疲力尽,今天的会议笔记我们换个“姿势”来做:

第一,开会前要在笔记本上面写上今天的日期

具体时间,比如上午10点,然后参会人员都有谁?会议的主题是什么?以便日后检索翻阅看看上一次会议什么时候举行的?这个很有意思,像晨间日记一样,看看过去的一天,你曾思考着什么问题?

第二,在开会的过程中记录,把你想到点子,写下来。千万记得在别人讲的时候,不要打断。

你只有专心地倾听,才能接受尽可能多的信息。在别人没有表述前,你可能会理解错他人的意思。你先记好,重新结构化地组织接收到的信息,例如用 5W2H 来组织发现问题,然后等别人讲完,等到你发言的时候再把你准备好的想法说出来。

第三,开会结束之前,把结论梳理好,跟大家再三复述 。这个复述确认的部分就可以变成会后的待办事项,会后去执行。有的人认为做笔记等于工作认真,每次开会的时候,无论谁的发言或者ppt上的文字,都写到笔记本上,其实这样记录的信息对工作的推进没有任何实质性的作用。

每次开会基本会有一个主题。那么你在开会前最好先想清楚。通过这个会议,你要解决哪些问题,达到什么目的?
比如你要参加一个方案可行性的会议分析讨论。那你可以提前借用一个自上而下的框架自己先来分析,接着在会上倾听大家发散思维讨论出的要点,用演绎和归纳连接归类要点,自下而上的形成框架,可与先前借用的框架对比,发现那些要点遗漏,那些应该是重点要讨论的,接下来方案要如何调整,这样你就不会像搬运工一样,在会上什么都着急记。因为清楚地知道什么信息,可以给你解决什么相关问题,千万别让战术的勤奋掩盖战略上的懒惰。

会前2-5分钟的小思考很重要,上会讨论的时候,言之有物。不浪费自己和他人的时间和注意力。

会中要做到一点就是一定要区分事实和看法。很多人对开会延长时间的行为很郁闷。

为什么原计划40分钟的会议老是拖到两个小时才结束?

会议本来是用来陈述基于事实总结得出观点的场所。但是会议总有不少人,没有任何事实依据,凭空发言。

太多的凭空发言,把整个思路打乱了。最后“事实”和“看法”傻傻分不清楚。比如有人说,“我总觉得你说的有问题”,或者有人说,“我总觉得方案有问题,需要再调整。”或者有人说,“每个人都(应当)有自己的看法,不是吗?”

这个时候,如果你仅仅是记录下来,他对工作推进基本上没有意义。那怎么做呢?

在听每个人发言的时候,我们要能够区分出“事实”和“看法”。比如说后台数据,这就是亲眼所见的。是事实。

像比如说“我建议”,“我觉得”基本可以归为意见。如果只是单纯的提出意见,可以在后面补充问一句。“方便,说一下,你这个意见的理由吗?”或者“请问你是基于什么事实提出来的?”

很多人在解释原因的时候,可能就会发觉自己的看法。毫无事实依据,只是个人喜好而已。

那么接着这个时候我们可以努力将很虚的方向性意见,拆分成可执行的落地性意见。比如某个同事说的这个方案有问题,你可以在后续的对话中逐步缩小对话范围,比如接着问:“你说的问题。具体是指活动内容活动主题还是方向错了?”

如果对方说是活动内容,那你就不用管其他的了。集中在活动内容这部分继续往下问。慢慢你会发现,会议结束,你就知道该怎么行动了。

记工作笔记绝对不是一件机械的、盲目的重复劳动。而是一个思考的过程。特别在会议和工作中。记笔记的目的是帮助你判断,最终得出结论。

会议结束的时候,请再一次复述内容,确认结论。因为有很多人,特别是负责人经常会忘记开会中说过的话。所以,在会议结束前,要习惯快速的回顾本次会议笔记,查看需要确认的事项是否都有了明确的答案。注意是明确的,可执行的答案,如下面这样说:

我想耽误各位一分钟,刚刚我们讨论的结果,大伙都在确认一下:
第一点是什么?
第二点是什么?
第三点是什么? 如果没问题,我们就招这样执行了。

大家会看到,“讲三点” 这不仅是帮助自己再次理清思路。更重要的是向大家再次强调,以确认的事项。

会议中还有一个需要注意的是,随时记录灵感!
你想到了什么你听到了什么,也可以马上把它写下来。

我们的灵感,有时会放在一些很微妙的场合,比如说洗澡的时候。比如说上卫生间的时候,因为这个时候是人特别放松的时候,很容易出灵感。这个时候,如果灵感来了,怎么办呢?立即记下来

你可以在你的卫生间放一些便利贴,手机App EverMemo,自动保存在印象笔记
因为灵感很容易就忘了,就再也找不到了,仿佛掉进了大海。

随时记录工作中的灵感,不要穷忙瞎忙,记录,整理,行动!

内容参考笔记侠柯洲《柯洲教你做笔记》中会议笔记。

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