办公室新兵—文件夹分类

作者&投稿:嵇艳 (若有异议请与网页底部的电邮联系)
你的电脑桌面是不是也是这样?

眼花缭乱的图标让你每次找个文件找到眼瞎,领导让你打开一个文件,脑袋冒汗也找不出来。即使建了文件夹也是一个套一个,打开一个word像是打开一个俄罗斯套娃,文件乱放的结果让我们每次找东西都要依靠搜索,找到一个算一个,下次依旧是毫无头绪。

如果你也是这样那就要花点时间去整理一下你的文件夹了。文件夹分类是一个很好的花小时间省大时间的好习惯,办公室人员接触的材料、文件多,而且写材料回头翻历史记录更是经常的操作,好的文件夹分类方法可以说是办公室人员的必备技能。介绍几个我在用的分类方法。

1. 时间分类

时间加名称的分类是最简单、最直观的方法了,每次任务完成后给文件夹套一个时间的头,即使不完全按时间分也可以放做后缀,一目了然的看到建立或修改时间,方便查询、修改。

2. 工作类型分类

每个人手里都有几个常规工作,比如月度例会、合同、法律、正常学习等等,这些日常工作要经常做、经常更新的,一套标准的分类也算是建立一个工作档案了。

3. 公私分开分类

个人荣誉、信息、报销等等只涉及到个人的文件单独分区设立文件夹,潜意识里就要有公私分明的意识。

4. 中转站桌面

桌面是处理文件最多的页面了,这里最好仅仅作为一个文件处理平台而不做储存,做好的任务尽早归位磁盘,未做完的放在桌面也是一个提醒。

5. 文件属性分类

这个主要用在一些有价值的视频、照片和音频文件中,这些自带属性的文件是我们写宣传报道或者做画册、PPT的原始积累。

文件夹分类的过程也是对所负责工作逻辑思考的过程,工作不会独立存在,文件夹分类也不会只用一种方法就理的清,要综合使用各种方法,建立起自己容易找到、容易记录的方式,与此同时对于工作中的联系也会有新的认识。同时分好类的文件还要做好备份,这就是另外一个事情了。

还有一种方法是利用一些桌面整理的软件辅助整理分类,但是终究要学习、适应他的风格、方式,还是自己来的好。

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