浅谈如何做好电子文件归档与电子档案的管理工作 浅谈如何做好电子文件的归档工作

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电子文件归档和电子档案的管理工作
1、保证电子文件格式的统一性。
文本文件：通用格式为：XML、RTF、TXT，并注明文字处理工具，如WORD等。
扫描型电子文件：通用格式为：JPEG、TIFF，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为：MPEG、AVI，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。
音频文件：通用格式为：WAV、MP3，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
2、保证电子文件真实性。
一是从电子文件生成时就开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录。
二是建立真实性的认定方法和手续。明确检验要素，主要是：电子文件生成过程的不同版本；各位责任者的签署手续；操作处理的权限核对；交接程序审核等。
三是建立鉴定规则和程序。
四是明确执行部门和责任者。
3、保证电子文件完整性。
一是建立电子文件的归集、积累制度。
二是在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。
三是对电子文件的背景信息作出规范化的要求，并随时进行登记。
四是制定电子文件无数据管理规范。
4、保证电子文件收集及时性。
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要分阶段收集。

电子文件归档案与电子档案的管理工作
电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。而电子文件则是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。民营企业在生产经营和管理中产生的以下几方面的电子文件属收集范围：
（1）企业用电子计算机制发的电子公文和用电子计算机编制的各类报表的备份盘等；
（2）电子计算机等技术含量较高的设备的随机电子文件，如载有存储设备驱动程序、应用软件、使用说明书等的磁盘、光盘；
（3）企业开发或购买的电子计算机各种软件等电子文件；
（4）企业OA系统中形成的电子文件和本单位收发的E-mail；
（5）企业ERP、CAD和CAM以及其它业务系统中形成的电子文件。
（6）电子设备采集形成的图像、音频、视频等电子文件。

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应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、相关部门职能交融集成，建立电子文件归档制度。 电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。
三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。
鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。
目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。

如何做好电子文件归档与电子档案管理工作~

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电子文件归档对计算机系统的依赖,使不熟悉计算机操作技术的立卷人容易产生畏难情绪。推动电子文件归档工作要立足实际,从办公自动化与信息管理工作的大局出发,建立相应归档制度。一、电子文件的立卷归档(一)归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节,同时也是文件与档案相互衔接的关键。在文件材料收集整理时,要转变传统观念,在办公自动条件下,对公文实行电子信息处理,随着每年数据的更新,过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求,进行鉴定,编目整理,移交给档案部门保存,定期归档。(二)要对收集到的电子文件进行分类编目。按照门类划分的要求,结合单位实际和电子文件内容制定分类编号方案,按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的号码,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。(三)要将分类编目完毕的电子文件固定排列入柜保存。档案人员将应归档并经过整理的电子文件存入磁盘或光盘,并采用数据压缩工具对应归档电子文件进行压缩。然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作,这样可以大大提高安全性和可行性。

电子文件归档是将具有
答：当电子文件的形成系统没有在线归档功能,或者当电子文件形成机构与电子文件归档管理机构不同时,较多地采用离线归档的方式。 3.电子文件归档范围 (1)在行使本机构职能活动(包括专门职能和通用职能)过程中形成的、有纸质对应...

电子文件管理应遵循什么原则
答：2、文档版本控制：管理好文件的版本控制，确保能够追踪文件的修改和更新历史。使用适当的命名约定，例如在文件名中添加版本编号或日期，以便维护文档的正确和有序。3、数据安全和访问权限：确保电子文件的安全性，使用强密码保护...

电子文件归档与管理规范的交接保管
答：9.1 移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将起如期移交至档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。9.2...

登记电子版的档案资料时,怎么做才能科学合理,而且便于查询呢?_百度...
答：每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。（1）说明文件。文件名：README。文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档...

电子文件的归档从技术上分为
答：外来文件还要具有系统兼容性归档电子文件必须经过演示和检测及一定的整理和编辑，划分保管期限，保证其内容与文件正本相一致和利用的方便禁止重复归档，杜绝信息垃圾，保障系统自动管理的实现，而且对归档的电子文件做出备份。一分...

电子档案是什么?怎么做啊?
答：2、减少重复劳动，降低数据处理成本 建立电子文件档案数据中心后，各机关单位把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档到电子文件档案数据中心，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低...

税务局电子公文系统文件怎么预归档
答：电子公文系统、归档接口和电子档案管理系统三者配合实现。电子公文归档与管理要基于电子公文系统、归档接口和电子档案管理系统实现，即由电子公文系统对电子公文进行收集和整理，通过归档接口将数据移交给电子档案管理系统，再由电子...

电子档案是什么?怎么做啊?
答：这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。2、减少重复劳动，降低数据处理成本建立电子文件档案数据中心后，各机关单位把办公和业务管理...

如何推进企业电子档案管理
答：建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的...

电子档案是什么?怎么做啊?
答：这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。2、减少重复劳动，降低数据处理成本建立电子文件档案数据中心后，各机关单位把办公和业务管理...