如何优化事业单位人事档案管理制度 如何对事业单位人事工作的管理
一、事业单位人事档案管理的不足
1.档案管理认识不足，人浮于事
人事档案管理是一种默默付出的工作类型，其工作成果不如其他部门显著，甚至没有显赫的工作业绩可以进行汇报，因此工作人员很容易产生思想上的动摇，认为档案管理工作枯燥乏味无意义；轻视工作性质，认为档案管理不重要，只有不丢失即可；看轻工作内容，只要保证档案不出错就行；更容易滋生出敷衍了事的工作态度，工作中抱着“差不多”的信念，只要能够正常进行档案查询、调动，其他问题一概不管，一律不负责。最终导致整个档案管理工作处于边缘化，次重点化的地位，工作进程进展缓慢，管理人员工作涣散，人浮于事。
2.档案管理方式落后，水平较低
部分事业单位甚至还未开展数字化档案管理方式。在基层事业单位，不仅没有专业的辅助系统，甚至管理模式都与数年前一致，没有任何的改善和改进，档案管理仅看重形式不注重内容，没有技术指导，工作效率低下。严重影响了档案的真实性，有效性和时效性。
3.档案管理制度与配套设施不完善
部分制度使得档案管理工作复杂化；部分制度不符合当前实际情况，过于落后而影响了档案管理的工作效率；部分制度所做的规范和要求不全面，导致人事档案信息采集不够全面，如果后期需要相关信息时，需要返工重新采集，在短时间内加大了工作量；部分制度不够灵活，导致出现人事调动时档案无法及时跟进。这些不完善的制度极大的影响了管理工作效率，降低了档案的时效性。部分档案管理室缺乏必要的配套设施，影响了档案管理数字化和信息化的进程。
二、优化事业单位人事档案管理制度的方法
1.提高人事档案管理人员的意识
可以通过定期开展培训，帮助相关工作人员及领导端正工作态度，加强对档案重要性的认识，强化档案管理的责任意识。组织工作人员认真学习国家出台的政策法规，熟悉国家法律法规的要求，按照要求与章程办事。经常性的开展交流活动，把握好工作人员的思想动态，狠抓思想建设不放松，强化管理意识不松懈，不断强化工作人员对于档案及档案管理重要性的认识。
2.培养专业的人事档案管理人才
首先，需要选拔具有良好的作风和极强责任心的员工作为专业的人事档案管理人员。档案管理工作是一项兼具有服务性、政策性和保密性的工作。良好、正派的工作作风能够使得工作人员恪守保密原则和国家出台的相关政策规定，严格把关材料真假虚实，杜绝一切弄虚作假的信息进入个人档案。较强的责任心能够提高工作人员的服务意识。其次，培养人事档案管理工作人员的耐心、细心。档案管理工作不仅仅是档案保管，还包括对档案主人学习经历、工作经历、奖惩信息等事宜的详细记录，使得档案信息更为全面，有价值。第三，加强人事档案管理人员管理能力的培养。随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐步从原来落后的纸笔记录方式过渡到现代信息管理，相关工作人员需要不断参加培训和讲座，学习掌握电脑和管理软件的使用方法，提高工作技术和工作效率。
3.引入信息化的人事档案管理方法
首先，针对可对内公开或半公开的人事信息，可以采用复印、扫描等方式将纸质版信息转变为图片信息并上传至管理系统，工作人员可将剩余信息录入电脑系统，将个人信息转变为电子信息，方便再次查询与补充。其次，注意信息的保密性，机密信息可以不录入系统，或者设置好密码权限，不同等级的工作人员通过登录密码可查询不同全面程度的个人信息。通过这一方式可在提供便利的同时保护好个人信息。第三，针对可以完全对外开放的信息，可将信息录入官方网站，方便他人查询，增加信息的共享程度，为人才交流提供便利。
4.完善档案管理的基础设施
逐步完善档案管理的基础设施，除去必要的档案柜和档案架外，需配备相应的灭火器、空调、除湿器和自动化温度记录仪，时刻监控室内温度湿度，注意调节好室内温度，保证管理环境干燥，达到防火防高温的管理要求；配备遮光窗帘、防盗纱窗和防盗门，保证档案管理的安全性；配备必要的电脑，传真机，复印机，打印机，扫描仪等工作设备，为档案管理、查询、借阅等提供方便。除此之外，档案管理室需引入数字化的管理系统，逐步改革管理方式从纸笔记录、半自动化记录转变为全自动化记录的方式，为档案的收集、记录、整理、归档、查询查阅等提供极大的便利。
5.建立健全的档案管理制度，加强监督
优化事业单位人事档案的管理，还需要不断加强制度建设，完善管理和监督。任何工作都离不开规范和制度，人事档案管理人员需要认真和宣传《档案法》的重要内容，在工作中做到有法可依，有法必依，不断促进档案工作照章办事，规范处理，标准运行，健康发展。与此同时，档案管理人员需要在长期的工作中总结工作经验，为已建立的规章制度提意见和建议，逐步修改无法跟上时代脚步的制度，完善制度的不足和漏洞，增强制度的约束力。成立人事档案管理监督小组，经常性的对档案管理工作进行监督，核查，及时发现档案管理中的薄弱之处，并作出及时的指导，针对不同程度的管理问题作出不同的奖励和处罚，通过奖惩机制充分调动起工作人员的积极性与主动性。
综上所述，在事业单位人事档案管理工作中的主要问题包括：管理人对于档案重要性的认识不足，管理水平有待改进，管理方式急需提升，配套建设仍需进一步完善。针对此，事业单位需要不断采取措施，提高工作人员的管理意识和管理水平，采用现代化、数字化的管理方法，建立健全监督管理制度，最终达到优化事业单位人事档案管理制度的目的。
作者简介：李海静，女，本科，档案管理员（中级），研究方向：人事档案管理制度。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
如何做好事业单位人事档案管理~
如何做好事业单位人事档案管理
目前，人事档案管理存在着交接程序不完善、管理手段落后、硬件设施有限、职称评审无纸化与传统人事档案管理方式的冲突、档案材料范围狭窄等问题。随着我国人事制度改革力度的不断加大，应解决人事档案管理存在的诸多问题，从而提高人事档案的利用水平。
一、关于材料的收集与归档
人事档案管理而言，材料的收集是关键，也是做好人事档案管理工作的前提。材料的收集齐全与否，其内容能否反映干部职工全面情况，将直接影响档案的提供利用。因此，人事档案管理人员要在材料的收集上下功夫，尤其要着重收集反映干部德、能、勤、绩方面的材料。
主要应做好以下工作：
1、及时收集归档。档案人员对所收集的材料(如人事任免、调资升级、考核、奖惩等材料)或有关部门转递来的材料(如学籍、学历、技术职称等材料)，要及时登记，归入人事档案卷内相应类别。
2、加强与有关部门的联系。组织人事部门要与形成人事档案材料的部门建立收集、送交档案材料的联系制度，档案人员应根据所掌握的形成人事档案材料的信息，定期向有关部门(各级组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门)收集或催收新形成的人事档案材料。
3、要严把材料“入口关”，做好鉴定工作。人事档案管理工作要求收集材料齐全，但并非所收集的材料都归档。因此，对收集的材料要进行认真鉴定，严格审查。对那些不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续;对不属于人事档案范畴的材料则必须舍弃。
二、关于档案种类和卷内类别的判断。
1、档案种类的判断。在归档之前，档案人员首先要对收集的材料进行判断，看其是否属于人事档案，注意不要把属于文书档案(如干部任免通知、请示报告、来往函件等)、纪检档案(如案件审理过程中的请示报告、调查报告、旁证、检举材料等)、业务档案(如个人的著作、论文、译文、创造发明的总结等)及其他类型档案的材料归入人事档案。
2、卷内类别的判断。人事档案卷内材料的分类，一般情况下按材料的名称“对号入座”，归入相应类别即可。但也有例外。有些材料的名称与内容并不相符，若按名称归类则有可能给以后的利用带来不便。因此，在分类时必须做到既要看名称，也要看内容；对包括多方面内容的，还要看以哪一方面的内容为主，力求分类准确。
三、关于档案的保管方式
人事档案管理方式较常见的有两种，即袋装法和装订法。两种方式各有利弊。袋装法由于材料不装订直接装袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“装订整齐”的要求且易造成材料的丢失。装订法是将材料分类后按序装订在一起，装入档案盒入柜存放。其优点是装订整齐、外表美观，但存取材料不便，且由于反复拆订易对纸张造成损坏。
人事档案是人才信息的重要载体，它能充分反映出个人经历、德才能绩工作表现，奖惩情况、行为轨迹，历史背景及其经历，是知人善任，选贤举能的重要工具。做好人事档案管理工作对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，企事业单位人事档案管理显得更为重要。
1.完善事业单位人事劳资制度
首先，事业单位人事劳资管理部门要高度重视考核制度，在考核过层中，结合职工工作积极性以及对单位带来的贡献等进行职工工资的制定。其次，针对本单位实际情况，为职工制定一套相对完整的人事劳资规章制度。相关管理人员结合相应奖罚制度，对岗位上的职工实施相应的奖罚。为了调动广大职工的工作积极性、创新性和主动性等，还应当为其建立其一个有效的用工机制，从而提升工作效率。最后，按照规定进行员工福利的发放，一般情况下，有些事业单位在节假日为员工发放礼品等，在进行礼品发放之前，事业单位要向上级申请并报告，申请成功之后，按照规定向职工发放礼品。
2.加强事业单位职工培训
建立一个人才教育培训机制，这一机制使相关领导负总责，此后各个部门的负责人担任第一负责人，进而形成一个一级抓一级的工作模式。为了使职工的工作技能有所提升，事业单位可以为其开展相应的服务窗口，借助培训以及专项培训相互结合的方式，将实践培训和理论培训相结合。
在培训过程中，将集中培训和个人自学两种方式相互结合，全面展开干部教育培训工作，各个部门不但要抓好日常工作，同时为干部职工创建相应的学习条件，保障职工能够有足够的学习时间。
对干部职工进行考核，建立相应档案，培训和工作实际相互结合，对干部职工进行相对全面的培训，将考核内容当做干部职工的重要依据。
3.营造良好的劳资管理工作环境
事业单位用人过程中，应当予以一定的权利，赋予这些职工相应的职责。这样，职工工作积极性会有所提高。此外，事业单位要对优秀职工的才能给予肯定，让职工产生一定的成就感，进而使职工工作更加积极。
此外，事业单位为职工建立起一个沟通的平台，宣传单位的相关理念，并让职工了解到单位运行过程中遇到的问题。针对事业单位的重大决策，可以引导职工积极参与，针对这一决策，提出自己的意见，从而体现职工的核心价值，促使职工工作积极性得以提升。针对一些科研制度而言，需要引进一批专业人才，让一些具有独到见解的人才参与到这一项目当中，通过这种管理方式，让职工感受到自身的价值，同时产生一种使命感。这样更容易促使其潜能得到充分发挥。
4.利用人事劳资管理软件
借助差异化事业单位薪资管理需求，可以对职工工资进行自定义，对相应资金进行临时调整，进行个税的临时调整，最终完成相对复杂的薪资公式的设计。利用相应管理软件，对职工考勤以及请销假等进行统一管理，将这一考核结果直接从工资上进行体现。此外，借助管理人间实施职工的考勤管理，将职工的考勤情况和其工资结合在一起，并且将职工的考勤情况与其考核结果相结合。利用软件进行职工合同的编辑和修订，设置合同到期提醒等功能。劳资管理软件还可以对员工培训情况进行管理，借助其进行培训记录、考试记录和取证情况等，并且对职工培训的整个过程进行管理。
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